DATAGROUP Ulm GmbH / factor:plus

Ein Lieferantenportal zum digitalen Austausch von Bestellungen und anderen Einkaufsdokumenten mit den Lieferanten auf Basis der Digitalisierungsplattform factor:plus führte die IT-Informatik bei der Erwin Hymer Group ein. Die Erwin Hymer Group mit Hauptsitz in Bad Waldsee vereint Europas führende Caravan- und Reisemobilhersteller unter einem Dach.

Hymer hat an diversen Produktionsstandorten zahlreiche Lieferanten, die größtenteils just-in-time die Komponenten für die Fahrzeuge direkt ans Band liefern. Lieferanten mit einer großen Anzahl von Bestell- und Liefer-Positionen werden bevorzugt vollautomatisch an das Hymer ERP Backend angebunden. Da Hymer jedoch zahlreiche Lieferanten hat, bei denen aufgrund eines geringeren Bestellvolumens oder mangelnder IT-Ressourcen lieferantenseitig eine EDI-Verbindung nicht sinnvoll ist, suchten die Oberschwaben eine einfache, intuitiv bedienbare Portallösung für die Kommunikation mit diesen Lieferanten.

Dabei werden die Lieferanten per E-Mail über neue Forecasts, Bestellungen oder Bestelländerungen im factor:plus Lieferantenportal informiert. Der Lieferant erstellt dann im Portal anhand der wichtigsten Bestelldaten auf Knopfdruck ein Lieferavis. Dieses Lieferavis wird dann vom Portal automatisch ins ERP von Hymer eingespielt. Des Weiteren vereinfachen Lieferavise den Wareneingang für Hymer signifikant, da bei umfangreichen Lieferungen lediglich die etwaigen Lieferabweichungen manuell erfasst werden müssen. Alles andere erfolgt über einen Barcode-Scan mit dem MDE-Gerät automatisch.

Das factor:plus Lieferantenportal wurde von Hymer mit den ersten Lieferanten im Mai 2017 nach einer Projektlaufzeit von nur sechs Monaten in Betrieb genommen. Das Portal wird im hochverfügbaren Rechenzentrum der IT-Informatik betrieben. Das Portal wird nun sukzessive um weitere Lieferanten, Standorte und Einkaufsdokumente ausgebaut.

E-Procurement Beschaffungsplattform für Etimex;
mehrere Standorte, mehrere SAP-Mandanten angebunden.

„Hörbar gut“: Die FAIST ChemTec GmbH ist Hersteller von akustisch wirksamen Produkten für die Industrie. FAIST liefert Produkte zur Reduzierung von Körperschall für die Automobilindustrie und die Hersteller von Haushaltsgeräten. FAIST ist Partner der Bauindustrie, für die Produkte zur Abdichtung geliefert werden.
Mit über 700 Mitarbeitern ist FAIST weltweit an sieben Standorten vertreten und bietet seinen Kunden Service und Produktexzellenz vor Ort. Von der Konzeptidee über die Anfertigung und Erprobung erster Prototypen bis zur Serienlieferung und Auslaufsteuerung steht FAIST seinen Kunden mit einem Team aus erfahrenen Ingenieuren und Technikern zur Verfügung.
Mit der Gründung im Jahre 1904 blickt die FAIST auf eine lange Erfahrung in der Entwicklung und Fertigung von akustischen Produkten zurück – immer im Bestreben, Menschen und Umwelt durch technologischen Fortschritt zu schützen.

Neben seiner SAP ERP-Basis setzt FAIST bereits seit 2010 auf Produkte aus der factor:plus Lösungssuite. An den beiden deutschen Standorten Worms und Frankfurt bestellen derzeit mehrere hundert Benutzer im factor:plus E-Procurement C-Artikel im Bereich Verbrauchs- und Büromaterialien sowie Bauteile und Rohstoffe für Entwicklungsserien. Hierfür sind diverse Lieferanten angebunden. Des Weiteren können die Bedarfsträger bei FAIST über die factor:plus Freitextbestellung Bedarfsanforderungen jeglicher Art an den Einkauf geben.
Für die sukzessive Ausweitung dieses in Deutschland bestens etablierten Ablaufs auf seine internationalen Standorte hat FAIST factor:plus nun den Auftrag erteilt. Derzeit ermöglicht das Team von factor:plus die Übersetzung der E-Procurement Anwendung ins interne Firmenjargon. Pilot für die internationalisierte Anwendung wird der FAIST Standort in den USA sein, danach folgen Spanien und Polen.

In einem bereits in 2012 erfolgten Ausbauschritt hat FAIST den im E-Procurement bestens etablierten Genehmigungs-Workflow für einen weiteren Anwendungsbereich herangezogen: Die workflowgelenkte Erstellung eines Stammdatenblatts, die als Grundlage zur Erstellung des SAP-Materialstamms dient.

In einem aktuellen Ausbauschritt, der im Juni 2014 bei FAIST produktiv ging, werden die in den Workflows des E-Procurements und des Artikelstammblatts erledigten Aufgaben in eine Projektmanagementfunktion rückgemeldet und mit den Soll-Terminen verglichen. Neuanläufe von mehreren Bauteilen einer neuen Baureihe im Automobilsektor, die mehrere Beschaffungsvorgänge und Stammdatenneuanlagen beinhalten, können somit überwacht und gesteuert werden.

Der im Mai 2014 beauftragte Ausbauschritt stellt eine Erweiterung des Stammdaten-Workflows dar. Hierbei wird das bisher manuell erstellte Stammdatenblatt durch einen Master Data Management-Workflow (MDM) ersetzt. Die im Workflow hinterlegten Felder mit Logiken und Default-Werten entsprechen in abgespeckter Form dem SAP-Materialstamm und stellen eine deutliche Vereinfachung der Materialstammanlage dar. Somit können User, die heute nicht unmittelbar mit dem SAP-System arbeiten, in den Workflow der Stammdatenanlage eingebunden werden und der Abarbeitungsstand der Anlage kann überwacht werden. Zudem ist mit dem Workflow eine Datenvorhaltung realisiert, die SAP im Standard nicht kennt. Der im SAP vorgegebene Ablauf, der dem organisatorischen Ablauf der FAIST ChemTec nicht entspricht, wird ebenso über den neuen Workflow organisationsgerecht angepasst. Nach erfolgreichem Ablauf des Workflows werden die Daten automatisch im SAP-ERP angelegt. Auch eine entsprechende Änderungsfunktion wird über den neuen Workflow realisiert.

In der Optimierung der klassischen Einkaufsprozesse,
insbesondere bei C-Artikeln, liegt
ein erhebliches Rationalisierungspotenzial.
Die zentrale Beschaffungsplattform factor:plus
E-Procurement vereinheitlicht Bestellwege,
unterstützt die Konzentration auf ein Kernsortiment
und erschließt die Möglichkeit, alle
Beschaffungsvorgänge in einem System
abzuwickeln. Sie hilft, Bestelldurchlaufzeiten
zu verkürzen und entlastet den zentralen
Einkauf. Der Flughafen Stuttgart und die
Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm sind zwei Unternehmen,
welche die Lösung der IT-Informatik
schon seit vielen Jahren einsetzen.
Das Produkt wird kontinuierlich ausgebaut
und auch bei diesen Anwendern kommen
seit einiger Zeit Weiterentwicklungen wie
die Dokumentenverwaltung oder das neue
Dashboard als Ergänzung des bisherigen
Reportings zum Einsatz. Hinsichtlich Datenanzeige
und Auswertung setzt das Dashboard
für den Nutzer neue Maßstäbe. Kundenindividuelle
Key Performance Indikatoren (KPIs)
errechnet das E-Procurement on the fly und
zeigt sie im Dashboard berechtigten Benutzern
auf den Punkt gebracht an, ohne dass der
Anwender mühsam manuell Reports auswerten
muss. Es generiert die KPIs automatisch
und visualisiert die Informationen entsprechend.
Zum Beispiel die Durchlaufzeit einer
Bestellung bis zur Genehmigung oder bis
zum Wareneingang in Tagen, die Top 10 der
bestellten Artikel der letzten sechs Monate
oder – besonders beliebt – die Termintreue
von Lieferungen des aktuellen Jahres. Sie
dient als wertvolle Basis für Gespräche mit
dem Lieferanten.

Diverse Digitalisierungsprojekte als Add-Ons zum bei columbus existierenden Infor XPERT ERP-System:
Maschinenverwaltung, APP mit Fehlerfindungs-Assistent, CRM, PIM und WebShop.

Die GVS Group als Zusammenschluss von 18 deutschlandweit agierenden Partnern, welche im Großhandel für Reinigungs- und Pflegeartikel national die Nummer zwei sind, hat ihre bewährte Beschaffungsplattform OrderManager auf factor:plus mobil gemacht. Der GVS-OrderManager ist eine sehr leistungsfähige B2B-Shop-Plattform. Neben Funktionen zur klassischen Beschaffung wie Schnellerfassung, Bestellvorlagen, kundenindividuelle Konditionen und Sortimente bietet der OrderManager weitreichende zusätzliche Services. Zu nennen sind hierbei eine kundenbezogene Kostenstellen- und Budgetverwaltung, Daueraufträge, Konfiguratoren zur Bedarfsermittlung, eine Asset-Verwaltung und vieles mehr.

Die wichtigsten dieser Funktionen stehen den Kunden der GVS nun auch als App zur Verfügung. Mehr noch – zusätzlich können Benutzer nun auch den Warenkorb bequem per EAN-Scan über die Kamera des Smartphones füllen. Auch an den Umstand, dass in Lagern und Kellern zeitweise keine Internetverbindungen vorhanden sind, wurde gedacht. Die GVS-App ist offline-fähig. Das heißt, Warenkörbe können in der App ohne Verbindung zur Außenwelt erfasst werden. Sobald wieder ein Netz verfügbar ist, werden die Warenkörbe an die GVS Group übermittelt und damit bestellt.

Die GVS Group baut ihr Angebot an digitalen Vertriebskanälen mit diesem Schritt konsequent aus. Sie stärkt damit zusätzlich ihre Rolle als Multi-Channel-Player in der Branche. Belohnt wird die GVS Group durch eine noch höhere Kundenbindung und einen besseren Servicegrad. Zudem schlagen erhebliche Einsparungen für die GVS Group auf der Prozessseite zu buche. Durch die Erhöhung der digitalen Quote konnten die internen Bestellprozesse erheblich beschleunigt werden und das bei geringerem Personaleinsatz und geringerer Fehlerquote.

Die GVS Group setzt beim Thema Digitalisierung konsequent auf factor:plus. Neben der B2B-Shop-Plattform und der mobilen App auf Kundenseite kommen auch die factor:plus-Module PIM, EDI und das Lieferantenportal auf der Beschaffungsseite zum Einsatz. Denn erst das abgestimmte Zusammenspiel aller digitalen Kanäle garantiert den Erfolg. Darüber hinaus betreibt die IT-Informatik die komplette factor:plus-Suite für die GVS im abgesicherten Rechenzentrum im 24x7-Betrieb.

Einführung eines webbasierten PIM-Systems, das mit dem SAP-Backend von Hirschmann integriert ist. Eine Besonderheit stellt die Integration zur Klassifizierung innerhalb des SAP dar. Dadurch müssen Produktmerkmale nur einmalig im SAP klassifiziert werden und stehen dann zur Produktrecherche im PIM zur Verfügung.

Weitere Highlights:

+ Produktdatenblätter on demand
+ Wettbewerbsvergleiche

Internationales B2B-Händlerportal;
mehrsprachig;
angebunden an das Infor LN ERP System von Liebherr.

Die Okle GmbH, Großhandelszentrale und Nahversorger aus Leidenschaft, mit Sitz in Singen am Bodensee ist ein mittelständisches Unternehmen der Lebensmittel-Branche, das als Vollsortimenter in der Lebensmittel-Nahversorgung im süddeutschen Raum für den selbständigen Lebensmittel-Einzel- und Fachhandel tätig ist. Die rund 250 belieferten Lebensmittelmärkte werden unter den Dienstleistungsnamen Landmarkt, Markant Nah&Frisch, Ihre Kette und IK - Ihr Kaufmann geführt.

In der Okle Nahversorger-Zentrale werden täglich über 400 Aufträge zusammengestellt. Für die tägliche Auslieferung sind ausschließlich LKWs im Einsatz, die mit eigenen Kühlaggregaten ausgestattet sind.

Um ihre angeschlossenen Einzelhändler mit den richtigen Artikelinformationen und Ordersätzen zu versorgen, druckte der Lebensmittel-Großhändler Okle aus Singen jedes Jahr über drei Millionen Seiten Papier.
Gemeinsam mit den E-Commerce Spezialisten von factor:plus wurde ein Informationsportal für Okle aufgesetzt ("Landmarkt-Informationssystem"). Basierend auf dem Produkt-Informations-Management und dem Online-Shop von factor:plus haben nun die angebundenen Händler über das Portal alle Informationen zu Produkten, Sortimenten und Werbemaßnahmen im Zugriff und können zusätzlich ihre Bestellungen schnell und effizient bearbeiten. Dies ist insbesondere für die Okle Kunden im Ausland (Spanien, Schweiz) eine enorme Prozesserleichterung.

Im Vergleich zu den alten Ordersätzen wurde sowohl die Quantität als auch die Qualität der Produkt-Informationen gesteigert. Durch die Anbindung des zentralen Artikelstamms und der Bilddatenbank von Markant werden wesentlich mehr Informationen zu den einzelnen Produkten zur Verfügung gestellt. Und spezielle Mechanismen verbessern kontinuierlich die Qualität der Inhalte und führen so zu hochwertigem Content, der nicht nur beim Bestellvorgang des Einzelhändlers, sondern auch bei der Information des Endkonsumenten hilfreich ist.

Sortimentsänderungen, die bisher mit der Lieferung der Ware an jeden einzelnen Geschäftskunden versandt wurden, sind nun über das Portal abrufbar. Ein- und Auslistungen, Informationen über Nachfolgeartikel und Preisänderungen sind sofort im Zugriff. Die wöchentlichen Aktionen, die von Okle mit Beilagen in der Tagespresse beworben werden, können ebenfalls über das Portal abgerufen werden. Und das mit entsprechendem Vorlauf, damit die Bevorratung für die einzelne Aktion reibungslos erfolgt.

Im Informationsportal ist aber noch wesentlich mehr abgebildet als die Artikel- und Sortimentsinformation. So kann die komplette Bestellung des Einzelhändlers über das Portal abgewickelt werden. Auch eine Leergutabwicklung ist vorhanden. Durch Statusinformationen sind die Geschäftspartner von Okle stets über den Stand Ihrer Bestellung und über ihre Bestellhistorie informiert. Reklamationen können durch einen digitalen Prozess direkt an die Zentrale gemeldet werden. Keine Mitteilung geht verloren, keine nötige Information wird vergessen.

Bei Okle wurden die Module PIM und das Online-Portal von factor:plus zur Umsetzung eingesetzt. Neben der Anforderung eines vollständig mandantenfähigen Systems wurden hohe Anforderungen an die Integration in die bestehende Systemlandschaft (WWS, Lagerverwaltungssystem) gestellt, was mit der Integrationsplattform von factor:plus realisiert wurde.

Die Firma Okle hat sich für factor:plus entschieden, weil factor:plus neben profundem Handels-Know-How auch eine umfassende, modulare Lösungs-Suite auf einer durchgängigen Plattform anbietet und den Betrieb in einem hochverfügbaren Rechenzentrum sicherstellt. Damit hat Okle eine zukunftssichere Lösung implementiert und die Möglichkeit, diese sukzessive auszubauen.

Katalog- und B2B Shop-System, inzwischen in 35 Länder ausgerollt;
integriert mit dem dahinterliegenden SAP-Backend.

Die Stadt Konstanz feiert momentan das 600. Jubiläum des Konzils. Von 1414 bis 1418 kam die gespaltene Christenheit in der Bodenseemetropole zusammen, um das Schisma der drei parallel amtierenden Päpste zu lösen. Die jahrelange Versorgung der zahlreichen Konzilbesucher und Gesandten gilt heute noch als logistische Meisterleistung.

Unweit des historischen Konzilgebäudes wird im nicht minder historischen Konstanzer Rathaus seit Anfang Mai 2015 die factor:plus Beschaffungsplattform zur Abwicklung der logistischen Abläufe eingesetzt. Die Stadtverwaltung Konstanz wickelt mit factor:plus die Beschaffungsvorgänge der im Stadtgebiet verteilten Dienststellen ab, bei denen vor allem Verbrauchsmaterialien bestellt werden. Diese Güter werden über von den Lieferanten gelieferte Kataloge oder über einen durch die Stadtverwaltung selbst pflegbaren lieferantenübergreifenden Katalog abgewickelt. Abgerundet wird das Ganze durch die Abbildung von Freitextbedarfen, die nicht an Katalogwaren gebunden sind. Damit schafft factor:plus Transparenz über die getätigten Beschaffungen und liefert Kennzahlen als Grundlage für zukünftige Gespräche mit den Lieferanten.

Die IT-Informatik betreibt diese Beschaffungsplattform für die Stadt Konstanz in ihrem abgesicherten Rechenzentrum.

Die Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm nutzt neben
dem Dashboard die neue Dokumentenverwaltung
in factor:plus E-Procurement. Sie
ermöglicht den Zugriff auf vom Administrator
freigegebene Dokumente für den normalen
Anwender (z. B. für Tutorials, FAQ etc.).
Erleichtert wird damit der Prozess, neue
Benutzer in die Plattform aufzunehmen.
Der Administrator kann automatisch eine E-Mail
an neu angelegte Benutzer auslösen, dieser
vergibt sich dann selbst seine Zugangsdaten.
Dabei können auch besonders gekennzeichnete
Dokumente aus der Dokumentenverwaltung
automatisch an die E-Mail angehängt werden,
z. B. ein Einführungsleitfaden.

2015 Projektbeginn
E-Procurement mit ca. 30 Katalogen sowie Freitextbestellungen
EDI-Übertragung Bestellungen an diverse Lieferanten
volle Integration der Prozesse ins SAP-Backend
2019 Erweiterung um das Ausschreibungs-Modul
Hosting im Rechenzentrum der DATAGROUP Ulm

22 Buchungskreise mit ca. 900 E-Procurement Usern
ca. 350 Einrichtungen (Altenheime, Wohngruppen ...) in 110 Standortkommunen (D-A-CH)
ca. 7.500 Mitarbeiter, ca. 395 Mio. EUR Umsatz (2019)

Die VARTA Storage GmbH, Hersteller stationärer Energiespeicheranlagen für heimisch erzeugten Solarstrom, erhielt im Juni 2017 einen Preis für die intuitive Bedienung seiner Storage App, entwickelt von der IT-Informatik. Eine App, die jeder aus dem Google-Playstore oder bei iTunes kostenlos herunterladen kann, ist dafür das geeignete Tool. Denn genau diesen Mehrwert erwarten Konsumenten von ihren Dienstleistern.

Auf der Messe Intersolar Anfang Juni in München nahm VARTA den von einer renommierten Fachzeitschrift gestifteten Preis entgegen. Die App hat den zweiten Platz bei der Leserumfrage zum Produkt des Jahres 2017 gewonnen.

Nachdem zu den derzeit vorwiegend deutschen Nutzern seit Juli 2017 nun auch Kunden in Österreich, der Schweiz, Italien, UK und Australien hinzukommen, rechnet VARTA zukünftig mit einer Nutzerquote von 80 Prozent.