Die Österreich Werbung (ÖW) ist Österreichs nationale Tourismusorganisation. Sie wird vom Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend und der Wirtschaftskammer Österreich getragen. Zu ihren Kernaufgaben zählt neben der Markenführung und innovativem Marketing auf den international erfolgversprechendsten Märkten, die Weitergabe des Wissens über Gäste und Märkte an die heimische Tourismusbranche.
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Die Herausforderung
Im Laufe der stetigen Expansion des Unternehmens wurde neben der Ausweitung der Büro- und Lagerkapazitäten auch eine neue Auftragsabwicklung und Koordination der Logistik notwendig. Das starke Distributionsnetzwerk erforderte, neue Unternehmensprozesse einzuführen. Ziel war es auch, die bis dato unabhängigen Auslandsniederlassungen an die Zentrale in Markt Allhau anzuschließen und lokale Insellösungen aufzulösen, um grenzüberschreitend auf einem einheitlichen System zusammenzuarbeiten. Dadurch sollten die MitarbeiterInnen entlastet, die Abwicklungswege verkürzt und mehr Transparenz geschaffen werden. Dafür war eine Umstellung der bisher verwendeten ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf Microsoft Dynamics AX 2012 notwendig, um den Anforderungen von POLYchem gerecht werden zu können.
Die Lösung
Im Vorfeld des Projektes hat eine umfassende Beratung von NAVAX stattgefunden, um die Anforderungen von POLYchem genau zu kennen und gemeinsam neue Prozesse zu definieren.Das Hauptaugenmerk lag auf der Umstellung von der bestehenden ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf AX 2012, um die internationalen Tochtergesellschaften an die Zentrale anzubinden, eine zentrale Auswertung der Daten zu ermöglichen und die Logistik, die Personalverwaltung und das Finanzmanagement zu vereinfachen. Dadurch werden die Anforderungen unterschiedlicher Landesgesetzgebungen erfüllt und die Geschäftsprozesse der einzelnen Standorte harmonisiert und standardisiert.Die Intercompany-Funktionalität wurde für POLYchem individuell angepasst und optimiert. Dadurch ist das Bestellsystem aller Nieder- lassungen, das früher sehr aufwendig war, wesentlich vereinfacht und automatisiert worden. Die Fehleranfälligkeit konnte dadurch massiv reduziert werden. Die benutzerfreundliche Lösung ermöglicht produktives Arbeiten durch eine Oberfläche, die sich funktional als auch layouttechnisch an Microsoft Office-Produkten orientiert.
Besonders wichtig für POLYchem war, dass es nur noch einen globalen Artikelstamm gibt, der für alle Länder gilt, damit dadurch das länderübergreifende Arbeiten vereinfacht wird. Zusätzlich zu den Standardfunktionen wurde von NAVAX eigens für das Handelsunternehmen die Kopierfunktion von Artikeln entwickelt, die das Anlegen von neuen Artikeln immens beschleunigt, da pro Woche zirka 50 Artikel neu angelegt werden.
Weiters wurde auch eine Umsatzsteuer-Matrix mit sieben Parametern von NAVAX gemeinsam mit POLYchem entwickelt, um alle Geschäfte steuerrechtlich einwandfrei abzuwickeln und abzudecken.
Die Buchhaltung wird jetzt komplett für alle Länder in einem System abgebildet. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Steuerberater und Lohnverrechnung, funktioniert einwandfrei, da auf demselben System gearbeitet wird. Dadurch wird das Reporting vereinheitlicht und wesentlich vereinfacht. Durchgängige Prozesse machen das möglich.
All diese Anforderungen hat Microsoft Dynamics AX 2012 erfüllt und auch die Kombination mit dem Business Intelligence Tool QlikView funktioniert optimal. Jeder Mandant, der neu dazu kommt, ist einfach zu erstellen und die verschiedensten Werte haben dieselbe Basis und werden dadurch vergleichbar. Erkannt wird beispielsweise auch, welcher Kunde schon länger nicht gekauft hat und darauf kann prompt reagiert werden.
Bedingt durch den globalen Artikelstamm werden nun alle Informationen zu beispielsweise den Chargen automatisch mitübergeben – auf Knopfdruck mit Lieferschein. Dadurch ist es möglich, immer die älteste Charge zuerst zu reservieren und zu liefern, um zu vermeiden, dass Haltbarkeitsdaten ablaufen. Die Abläufe wurden dadurch wesentlich verbessert, durchgängiger und nachvollziehbarer. Auswertungen sind auf Knopfdruck möglich.
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