Übersicht ausgewählter Referenzen |
| Anwender: |
August Storck KG |
| Branche: |
- Ernährungsgewerbe & Tabakverarbeitung
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| Ort / Land: |
Halle / D |
| Bericht: |
SBP_Storck_ECM071015c.pdf
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| Beschreibung: |
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Über 20 Jahre SER- Lösungen bei der AUGUST STORCK KG:
Mitte der 1990er Jahre: zentrales SER-Archiv für Finanzbuchhaltung mit R/2-Anbindung
1996-1997: Rollout in Einkauf und Technik, sukzessive Anbindung der Auslandstöchter
ab 1999: umfassender Einsatz von ArchiveLink zur SAP R/3-Anbindung
ab 2001: Eingangsverarbeitung zunächst für alle Buchhaltungsbelege wie z.B.
Eingangsrechnungen, Ausfuhrbescheinigungen, Reklamationen, Zahlungsavise etc.
2010: E- Mail-Archivierung für Microsoft Exchange/Outlook inkl. Journaling
2011: HistoryCenter für historische Dokumente
2012: elektronische Personalakte ( integriert mit SAP HCM)
2014: Gelangensbestätigung, elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD
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| Anwender: |
Bernard Krone Holding SE & Co. KG |
| Branchen: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
- Maschinenbau & Anlagenbau
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| Ort / Land: |
Spelle / D |
| Bericht: |
SBP_Krone101016a.pdf
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| Beschreibung: |
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Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Integration, workflowgesteuerte Rechnungsprüfung (Web und SAP), eAkten, Kundenakte, Auftragsakte, Lieferantenakte, Vertragsakte, Maschinenakte/Fahrzeugakte, Personalakte), SAP-Datenarchivierung
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| Anwender: |
bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG |
| Branchen: |
- Einzelhandel
- Ernährungsgewerbe & Tabakverarbeitung
- Großhandel
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| Ort / Land: |
Straelen / D |
| Bericht: |
SBP_bofrost071016web.pdf
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| Beschreibung: |
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Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit SAP-Integration
Workflow-gesteuerter Freigabeprozess für ordnungsgemäß geprüfte Rechnungen (4-Augen-Prinzip)
Automatische Bearbeiterfindung für Rechnungsprüfung
Zahlungsregulierungsliste
Automatische Übernahme von E-Mail-Rechnungen
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| Anwender: |
Commerzbank AG |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Frankfurt/M / D |
| Bericht: |
anwb_commerzbank112009.pdf
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| Beschreibung: |
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Ende der 1990er Jahre, als an den Begriff Enterprise Content Management (ECM) noch niemand gedacht hat, entwickelte die Commerzbank bereits ihr erstes Konzept für unternehmensweit verteilte und miteinander vernetzte elektronische Archivsysteme. In einem umfangreichen Ausschreibungs- und Auswahlprozess setzte sich SER gegen neun weitere Archivhersteller durch und ist heute mit einer Unternehmenslizenz als strategischer Archivpartner im Bankenkonzern verankert. Aus dem ursprünglichen Zahlungsverkehrsarchiv ist über die Jahre eine umfassende Archivlösung entstanden, die als zentrales Content Repository die verschiedensten Dokumentarten und elektronischen Akten aufbewahrt und für den Zugriff der Sachbearbeiter zur Verfügung stellt. ECM hat sich innerhalb der Commerzbank zu einem strategischen IT-Thema entwickelt, das von einer eigenen Abteilung im Servicebereich Information Technology Applications weiter vorangetrieben wird.
Im Lauf der Jahre blieb die dezentrale Archivstruktur der Commerzbank mit ihren sechs Back Office Centern (BOC) zwar erhalten, die SER-Lösung wurde jedoch stetig erweitert, um weitere Dokumentarten aufnehmen zu können, wie z.B. im Jahr 2003 bei der Einführung der elektronischen Personalakte.
Nach der Einführung der elektronischen Personalakten kamen bald weitere Anforderungen für den Einsatz elektronischer Akten in den verschiedensten Bereichen des Finanzinstitutes. Die neuen Projekte brachten einen weiteren Zustrom für die SER-Archive, z.B. Kreditakten und digitale Kontoakten. Die Verwaltung hat ebenfalls die Vorteile des elektronischen Aktenmanagements erkannt und plant die Umstellung ihrer Bauakten, Lieferanten- und Grundbesitzakten auf digitale Akten.
In 2005 legte die ECM-Abteilung den Grundstein für eine neue Konzeption der Commerzbank-Archivlandschaft. Zusätzlich zu den Archiven in den dezentralen Back Office Centern wurde mit dem Aufbau eines neuen Zentralarchivs auf Basis der SER-Software am Standort Frankfurt/M begonnen. Zahlungsverkehrsbelege, Personalakten und elektronische Rechnungen bleiben vorerst in den BOCs. Im Zentralarchiv werden aber heute schon die digitalen Kontoakten sowie die Kreditakten aus dem Privat- und Firmenkundengeschäft archiviert. Mit der Übernahme der Eurohypo wurde das SER-Kreditaktenarchiv mit den Workflow-Komponenten des SAP-Mark-Workflows verknüpft. Der Zugriff erfolgt über SAP-Clients.
Im Frühjahr 2007 umfassten die eDokumenten-Archive in den BOCs ein Gesamtvolumen von ca. 21,7 Terabyte. Zu den dezentral archivierten Dokumentarten gehören Zahlungsverkehrsbelege wie Überweisungen, Lastschriften und Scheckformulare, Dokumente der Effektenkasse wie Kontroll- und Quittungsbelege, Fondsprospekte, elektronische Rechnungsbelege inklusive Mahnungen und Lieferscheine, Kundenbriefe aus dem Host und SAP R/3 HR sowie die Personalakten inklusive Replikation. Auch das Volumen der im Zentralarchiv abgelegten Kreditakten nimmt rasant zu.
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| Anwender: |
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH |
| Branche: |
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Berlin / D |
| Bericht: |
deges_AnwB052014c.pdf
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| Beschreibung: |
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Doxis4 iECM-Suite, u.a. mit Archiv, DMS, elektronischen Akten (u.a. Vertragsakten), integriertem Bildarchiv, Dokumentenaustausch über Projekträume, Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, Rechnungsverarbeitung mit SAP- und Akten-Integration sowie Workflows
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| Anwender: |
DER Touristik |
| Branche: |
- Verkehr & Nachrichtenübermittlung
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| Ort / Land: |
Frankfurt am Main / D |
| Bericht: |
SBP_DER061014a.pdf
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| Beschreibung: |
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Einführung der automatischen Rechnungsverarbeitung 2005 für Gemeinkostenrechnungen (FI)und 2006 für touristische Rechnungen von Dertour, Meiers Weltreisen und ADAC Reisen.
2010 InvoiceMaster-Upgrade und Integration elektronischer Rechnungseingang (ca. 135.000/Jahr).
Die Rechnungen werden am zentralen Posteingang in Frankfurt/Main gescannt, die Rechnungs- und Reisereservierungsdaten automatisch extrahiert und mit SAP abgeglichen. Bei Übereinstimmung mit der Bestellung und der Reservierung erfolgt automatisch die Buchung (Dunkelbuchung).
Für Rechnungen ohne Bestellbezug (Gemeinkostenrechnungen) wird ein Genehmigungs- oder
Klärungsworkflow, z.B. bei touristischen Rechnungen mit Bestellbezug, angestoßen.
Abgeschlossen werden die Vorgänge mit einer Buchung in SAP.
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| Anwender: |
Deutsche Bahn AG |
| Branche: |
- Verkehr & Nachrichtenübermittlung
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| Ort / Land: |
Frankfurt / D |
| Beschreibung: |
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Vier Jahre nach Abschluss eines Rahmenvertrages zur Einführung einer konzernweit nutzbaren Bahn-Content-Management-Plattform (BCM) ziehen DB Systel, der IT-Dienstleister der Deutschen Bahn, und der Enterprise Content Management (ECM)-Spezialist SER eine positive Zwischenbilanz: Die BCM-Plattform steht und wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC testiert, ein Master-Template als Basis für den schnellen Roll-out im Konzern wurde entwickelt. 18 Konzernbereiche der Deutschen Bahn mit rund 9.000 Usern nutzen bereits die BCM-Plattform für ihre Archiv-, DMS-, Akten- und Workflow-Projekte. In der Endausbaustufe sollen bis zu 70.000 Anwender im Bahn-Konzern an den BCM-Lösungen partizipieren.
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| Anwender: |
DOGEWO Dortmunder Gesellschaft für Wohnen mbH |
| Branche: |
- Grundstücks- & Wohnungswesen
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| Ort / Land: |
Dortmund / D |
| Bericht: |
SBP_DOGEWO21_40.009a.pdf
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| Beschreibung: |
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SER-Archivkunde seit 2002
2005 Einführung von Doxis Records Management und Implementierung eines Ad-hoc-Workflows als Postkorblösung zur schnelleren Verteilung von Eingangsdokumenten
In den Folgejahren Realisierung weiterer eAkten wie z.B. Mieteinheitsakten, Wohneinheitsakten, Interessentenakten
Workflowgesteuerte Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP-Integration.
2014 Migration der SER-Lösung auf neueste Produktgeneration Doxis4
Einführung weiterer Workflows, z.B. Inventarisierungsworkflow (Freigabe-Workflow bei der Anschaffung von Objekten)
Doxis4-Anbindung an eine App zur Wohnungsübergabe
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| Anwender: |
Drägerwerk AG & Co. KGaA (früher: Dräger Safety AG & Co. KGaA) |
| Branchen: |
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
- Herstellung von Möbeln, Schmuck, Musikinstrumenten, Sportgeräten, Spielwaren & sonstigen Erzeugnissen
- Maschinenbau & Anlagenbau
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| Ort / Land: |
Lübeck / D |
| Bericht: |
SER_Best Practice_Draeger Safety.pdf
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| Beschreibung: |
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Prozessoptimierung in der Finanzbuchhaltung ist das Ziel der Dräger Safety. Das Unternehmen für Sicherheitstechnik ist in mehr als 40 Ländern mit eigenen Gesellschaften vertreten und plant die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung an allen Standorten des Konzerns, die SAP R/3 im Einsatz haben. Die Lösung ihrer Wahl: DOXiS InvoiceMaster von SER zur Bearbeitung von Kreditorenrechnungen.
Aktuell:
In der Firmenzentrale in Lübeck werden bei der Rechnungslesung pro Jahr ca. 1,3 Mio Seiten mit dem DOXiS InvoiceMaster automatisch erfasst und automatisch an die Vorerfassung im führenden ERP System von SAP übergeben. An den Rechnungsprüfungsprozess sind bis zu 750 User per DOXiS Workflow ange-schlossen, um alle Rechnungen gemäß der Unterschriftenregelung zu prüfen.
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| Anwender: |
Dürr Dental AG - Medizintechnik |
| Branchen: |
- Großhandel
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
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| Ort / Land: |
Bietigheim-Bissingen / D |
| Bericht: |
SBP_DuerrDental_2014.pdf
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| Beschreibung: |
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Dürr Dental ist einer der führenden Hersteller im Bereich Medizintechnik angefangen bei Kompressor über Absaugung, Röntgengeräte, Zahnerhaltung …..
Doxis4-System:
Automatisiertes Invoice Management mit Doxis4 InvoiceMaster
Automatisierte Rechnungslesung und Datenübergabe an Infor ERP/IFS Applications
Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung
Anbindung des Doxis4 InvoiceMaster an das vorhandene Archiv
Automatisierte Rechnungsprüfung bzgl. §14 Abs.4 UStG
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Elektronische Objektakten / elektronische Immobilienakten
E-Mail-Archivierung für IBM Notes
Archivierung von MS Office-Dokumenten
Mobiler Zugriff via Web-Client
Einführung der elektronischen Objektakte mit Registern wie Schriftverkehr, Verträge, Handelsregisterauszüge, Wartungsverträge etc. Migration der Aktendokumente. Remote-Zugriff auf die Akten via Internet. Wie geplant, erfolgte das Mitnehmen von einzelnen Akten in den Außendienst zunächst per Check-out/Check- in-Funktion. Später wurde das Verfahren auf einen Remote-Zugriff über das Internet
umgestellt. Jeder Objektverwalter hat daher heute ein Notebook mit einem UMTS-Stick, mit dem er sich über einen gesicherten Zugang in die Firmenzentrale in Neumünster einwählen kann.
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| Anwender: |
Eissmann Group Automotive |
| Branchen: |
- Fahrzeugbau & Zulieferindustrie
- Kraftfahrzeughandel
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| Ort / Land: |
Bad Urach / D |
| Bericht: |
Eissmann_AnwB092014e_NEU.pdf
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| Beschreibung: |
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Doxis4 InvoiceMaster Read für die automatisierte Rechnungserfassung und InvoiceMaster Control for SAP für die Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung
Komplettes SER-Portfolio: Doxis4 als zentrales Content Repository und Fundament des Eissmann-ECM als Basis für elektronische Akten, SAP-Daten und -Dokumente, EDI-Archivierung
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| Anwender: |
Evangelischer Oberkirchenrat |
| Branche: |
- Gesundheits-, Veterinär- & Sozialwesen
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| Ort / Land: |
Stuttgrat / D |
| Beschreibung: |
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Der Oberkirchenrat (OKR) sah es aufgrund der vorhandenen Ablagestruktur als notwendig an, ein zentrales, integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufzubauen. Der OKR plante eine Vereinheitlichung der Informationslandschaft zur Verbesserung der Informationsverfügbarkeit. Insbesondere soll das DMS die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern, etwa bei der organisationsinternen Zusammenarbeit.
Viele wichtige Daten wurden bisher im Verwaltungsmanagement „Regisafe“ gespeichert. Im Zuge der DMS-Einführung erweist es sich als sinnvoll, diesen Datenbestand in das DMS zu übernehmen.
Projektziele -halite:
Ablösung des existierenden Registratur-Systems „RegiSafe“
Einführung eines neuen Aktenplanes
Migration der Aktenbestände aus dem derzeitigen Registratur-Systems
Anbindung div. Drittkomponenten
Einführung von digitalen Workflowprozessen
Ablösung aller elektronischen Ablagen (z.B. Windows Netzlaufwerke)
Alle Mitarbeiter des OKRs arbeiten mit dem System
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| Anwender: |
FCA Bank Deutschland GmbH |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Heilbronn / D |
| Bericht: |
fca_bank_AnwB072015f_final.pdf
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| Beschreibung: |
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Doxis4 iECM-Module, u.a. für Archiv, DMS, eAkten
Die beiden wichtigsten Kundengruppen der FCA Bank sind private Autokäufer sowie Autohändler der Marken Alfa Romeo, Fiat, Lancia, Jeep®, Fiat Professional, Abarth, Ferrari, Maserati, Jaguar, Land Rover sowie Caravan- und Reisemobilhändler der Marken Bürstner, Carado, Dethleffs, Hymer, Laika, LMC, Niesmann+Bischoff und Sunlight sowie 3DOG. Spezialisierte Abteilungen betreuen sie. Die Mitarbeiter in der Händlerfinanzierung waren bis 2014 noch in der „Papierwelt“ unterwegs. Mit der Einführung der elektronischen Händlerakte begann für sie quasi ein neues Zeitalter. Heute werden die Händlerverträge über die Händlerakte vollständig elektronisch bearbeitet.
Die Mitarbeiter in der Endkundenbetreuung arbeiten bereits seit 1996 mit dem elektronischen Archiv und DMS von SER. 2014 stand für sie der Wechsel zur neuesten Produktgeneration Doxis4 an. Der Umstieg erfolgte im laufenden Betrieb. Die Mitarbeiter profitieren von den modernen Oberflächen der SER-Software und dem erweiterten Funktionsumfang.
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Der Projektsteckbrief kann dem beiliegenden Anwenderbericht entnommen werden.
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| Anwender: |
Gebühreneinzugszentrale der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten in der Bundesrepublik Deutschland |
| Branche: |
- Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
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| Ort / Land: |
Köln / D |
| Bericht: |
short-best-practice-gez.pdf
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| Beschreibung: |
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Die Gebühreneinzugszentrale der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten in der Bundesrepublik Deutschland (GEZ) hat sich erneut für SER entschieden. Als Generalunternehmer für DMS und elektronische Archivierung erhielt die SER einen Auftrag in Millionenhöhe, um das vorhandene SER-Archiv mit hochmoderner Speichertechnologie aufzurüsten. Damit Kundenanfragen in Zukunft noch effizienter bearbeitet werden können, wird ein Archivdatenbestand von über fünf TeraByte auf das neue SER System migriert und den Mitarbeitern für den direkten Zugriff zur Verfügung gestellt.
Die GEZ verwaltete im vergangenen Jahr einen Bestand von 39,4 Mio Teilnehmerkonten, bearbeitete 15.400.000 Briefanfragen, 215.000 E-Mails und nahm 2,4 Mio Telefonanrufe entgegen. Fünf TeraBytes an Altdaten haben sich bisher durch die Verwaltung der Rundfunkteilnehmerkonten im SER-Archiv angesammelt; hinzu kommen an jedem Arbeitstag noch einmal 160.000 Dokumentseiten. Seit 5 Jahren verlässt sich die Gebühreneinzugszentrale bereits auf ein redundant ausgelegtes elektronisches Archiv sowie Speichertechnologie von SER.
Zum Zeitpunkt der Umstellung muss das zu migrierende Datenvolumen von ca. 5,2TB für die 800 User im Call-Center, an den Telearbeitsplätzen und an den Sachbearbeiterplätzen online verfügbar sein. Ca. 150.000 bis 200.000 Recherche-Anforderungen pro Tag erfordern eine hohe Performance des Systems. Die sensiblen Daten der GEZ müssen revisionssicher und hochverfügbar bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden. Daher beschloss die GEZ, die vorhandene Storage-Infrastruktur komplett durch hochmoderne RAID-Systeme für das Produktivsystem und drei AIT-Tape-Libraries von SER als Backup-System für die Langzeitarchivierung auszutauschen.
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| Anwender: |
GEFA BANK GmbH |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Wuppertal / D |
| Bericht: |
SBP_GEFA_Bank_40.007a.pdf
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| Beschreibung: |
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SER-Kunde seit 2006, seither kontinuierlicher Ausbau mit jeweils aktueller Produktversion
Erste Projekte: Ablösung der Altarchive (elektronisch und Papier), Migration der Altdaten
Auswertbares Archiv für steuerrelevante Daten und Dokumente (GDPdU)
2007: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP- Integration
Ab 2008: Einführung elektronischer Geschäftspartner- und Vertragsakten
2012: Umstieg auf neueste Produktgeneration Doxis4
Roll- out in sämtliche Vertriebsbereiche, voraussichtlich Ende 2017 abgeschlossen
Umstellung vom späten zum frühen Scannen: vollständig elektronische, workflow-gesteuerte Vorgangsbearbeitung vom Vertragsabschluss an
Nächste Projekte: E- Mail-Archivierung (MS Outlook); Geschäftspartnerakte via Web- Client
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| Anwender: |
Helvetia Versicherungen |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Basel / CH |
| Bericht: |
anwb_helvetia12-2009b.pdf
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| Beschreibung: |
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1.000 User mit 10 Mio. Akten im System.
Mehrwert schaffen für ihre Kunden das ist der Leitgedanke der Helvetia Versicherungen. Vereint unter einer einheitlichen Marke will die Schweizer Versicherungsgruppe ihre hervorragende Marktposition weiter ausbauen und strebt dabei auch operative Performanceverbesserungen an. Zur Optimierung ihrer administrativen Geschäftsprozesse setzt die Helvetia auf das ECM-Portfolio von SER. Schwerpunkt ist das elektronische Aktenmanagement, das mittlerweile einen Bestand von zirka 15 Millionen digitalen Akten umfasst, auf die rund 1.000 Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zugreifen können. Konsequent in der Umsetzung ihrer ECM-Strategie, konsolidierte
die Helvetia außerdem ihre vorhandenen Altarchive und migrierte den Altbestand an Daten und Dokumenten in ein zentrales SER-Archiv.
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| Anwender: |
Karl Leibinger Medizintechnik |
| Branche: |
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
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| Ort / Land: |
Mühlheim / D |
| Beschreibung: |
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Karl Leibinger Medizintechnik GmbH & Co. KG:
Fertigung chirurgischer Instrumente.
Operationsbeleuchtungen und Instrumenten für die Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie. 800 Mitarbeiter (2014) und 170 Mio. Euro Umsatz (2007) (75% davon werden im Ausland erzielt)
Die Gruppe ist mit eigenen Tochter- und Partnerunternehmen in den USA, Russland, China, Japan, Dubai/VAE, Italien, Frankreich und den Niederlanden vertreten. Weltweit werden Fachhandelspartner in mehr als 140 Ländern vom Tuttlinger Warenbereitstellungszentrum beliefert. Das Logistikzentrum in Zahlen: 50.000 Lagerplätze, über 2.000 Auftragspositionen pro Tag, 95 Prozent Lieferbereitschaft. Das Sortiment enthält mehr als 16.000 Instrumente und Geräte sowie umfassende Dienstleistungen. Vier Produktionsstandorte in Deutschland.
Das Qualitätsmanagementsystem entspricht den internationalen Normen DIN EN ISO 13485, DIN EN ISO 9001 sowie der europäischen Medizinproduktegesetzgebung. Nationale Richtlinien wie die der amerikanischen Food and Drug Administration FDA oder der kanadischen Gesetzgebung sind voll integriert.
SAP-Einführung in 2015.
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| Anwender: |
Knauf Information Services GmbH |
| Branche: |
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Iphofen / D |
| Beschreibung: |
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Der Baustoffhersteller Knauf hat sich auf Baustoffe für den Trockenbau, Knauf Platten, Mineralfaser-Akustikplatten, Gipsfaserplatten, Trockenmörtel mit Gips für Innenputz und Außenputz auf Zementbasis sowie Dämmstoffe auf der Basis von Glas- und Steinwolle spezialisiert. Die Knauf Information Services GmbH hat als IT-Dienstleister der Knauf-Gruppe und auf der Basis der SER-Lösungen die SAP-Archivierung, ein unternehmensweites, standortübergreifendes DMS, automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung und Scananwendungen in verschiedenen Fachbereichen realisiert.
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| Anwender: |
KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG |
| Branche: |
- Metallerzeugung & -bearbeitung, Herstellung von Metallerzeugnissen
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| Ort / Land: |
Wuppertal / D |
| Bericht: |
SBP_knipex101015a.pdf
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| Beschreibung: |
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Mehrstufiges Einführungskonzept:
Archivierung der SAP-Altbelege
Archivierung der E- Mails
Kunden-/und Lieferantenakten mit automatischer Archivierung der SAP-Ausgangsbelege
Vertragsakten
Elektronischer Rechnungseingang
Gelangensbestätigung
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| Anwender: |
Kommunaler Schadenausgleich der Länder Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen |
| Branchen: |
- Erbringung von sonstigen öffentlichen Dienstleistungen (z.B. None-Profit-Organisationen)
- Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
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| Ort / Land: |
Berlin / D |
| Bericht: |
short-best-practice-ksa.pdf
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| Beschreibung: |
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Der Kommunale Schadenausgleich (KSA) der Länder Brandenburg,
Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und
Thüringen ist ein nicht rechtsfähiger Zusammenschluss von
Gemeinden und Gemeindeverbänden. Er agiert für seine Mitglieder
als zentrale Regulierungsstelle für die Schadenabwicklung
der Bereiche Haftpflicht-, Kraftfahrt- und Unfallschäden.
Mitglieder des KSA sind u.a. Städte und Gemeinden, Landkreise,
Sparkassen, Versorgungsbetriebe, Zweckverbände sowie
Wasser- und Bodenverbände.
Bei dem KSA hat SER eine ganzheitliche, integrierte
Lösung geschaffen, die den gesamten Prozess vom Posteingang
bis zur Druckausgabe der Ausgangspost umfasst.
Die Lösung integriert die SER Module zur Dokumentenerfassung,
Posteingangsbearbeitung, Archivierung und
Vorgangsbearbeitung mit verschiedenen KSA-Systemen
wie die Diktiersoftware und die KSA-Datenbank zur Schadenbearbeitung.
Über den iQURE Outlook Client erreichen
die Sachbearbeiter alle benötigten Funktionen.
Durch die Einführung des Workflows kann der KSA die
Telearbeit (Homeworking) ausweiten, was weitere
Bürofläche einspart und somit einem Anstieg der
Verwaltungskosten entgegenwirkt. Die Mitarbeiter wiederum
können noch flexibler mit ihrer Zeit umgehen.
Vordergründig ist jedoch die Verbesserung der
Schadenbearbeitung in qualitativer und quantitativer
Hinsicht, die bessere Betreuung der Mitglieder, die sich
in der Endausbaustufe ihre Akten sogar im Online-
Mitgliederservice ansehen können. Dies erhöht auch
die Wettbewerbsfähigkeit des KSA.
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| Anwender: |
Landschaftsverband Rheinland InfoKom |
| Branchen: |
- Erziehung & Unterricht
- Gesundheits-, Veterinär- & Sozialwesen
- Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
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| Ort / Land: |
Köln / D |
| Bericht: |
KundenP_LVR_Sozialakte.pdf
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| Beschreibung: |
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LVR-InfoKom ist das Systemhaus für den Landschaftsverband Rheinland (LVR). Als eigenständiger Betrieb versorgt LVR-InfoKom den gesamten Verband sowie weitere Kunden mit modernen IT-Serviceleistungen von der Beratung über die Implementierung bis zum Betrieb.
Folgende Abteilungen bzw. Einrichtungen des Landschaftsverbandes Rheinlandes nutzen bereits unsere SER-Lösungen:
- Entgeltservice/Familienkasse
- Zentrales Rechnungswesen
- Amt für Soziales
- Klinik Bonn
- Rheinischen Versorgungskassen
LVR: Prozessoptimierung bei Kommunalverband
Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) ist ins Enterprise Content Management (ECM) eingestiegen. Im Fokus standen dabei vor allem die elektronische Akte, der Workflow und das elektronische Archiv. Ziel war die Einführung einer möglichst hoch integrierten Lösung, die die verschiedenen Teilbereiche des ECM mit einer Produkt-Suite abdecken kann. Nach einer ersten, gescheiterten Testphase mit einem anderen Produkt entschied sich der LVR für die iECM-Suite von SER.
Kurzbeschreibung des eingesetzten SER-Systems:
Eingehende Dokumente werden zentral eingescannt, dabei werden mittels OCR/ICR Aktenzeichen, Datum und Art des Dokumentes automatisch ermittelt, anschließend erfolgt die Zuordnung der Dokumente. Archivierung über ArchiveLink/http-Contentserver-Schnittstelle von SAP.
Entgeltservice/Familienkasse
Scannen und Übergabe der Dokumente an SAP, Scanvolumen im Bereich Familienkasse beträgt ca. 200.000 Seiten pro Jahr
Zentrales Rechnungswesen
Zentraler Rechnungseingang mit dem SER InvoiceMaster, Initial 1.000 Rechnungen/Tag, Digitalisierung über Bell&Howell 8090 Scanner, Übergabe an SAP-R/3, AFI-Workflow in SAP R/3
Amt für Soziales
DOXiS Capture mit Barcodelesung, Übergabe der Dokumente an den evITAWorkflow, Nutzung der elektronischen Postkörbe, Nutzung der DOXiS Akte, Schnittstelle zu dem LVR-Inhouse-System Anlei
Rheinische Versorgungskassen
Umstellung der bisher papiergebundene Ablage der Dokumente in Akten komplett auf revisionssichere elektronische Ablage und Bearbeitung, Digitalisierung der Altbestände, 50 User sollen über das ECM-System Zugriff auf die Dokumente in Form von elektronischen Akten haben und dabei vorgangsbezogen arbeiten, DOXiS evITA Client und Web-Zugang, DOXiS evITA Akte (ca. 16.000 Akten je ca. 150 Seiten), Integration des Workflows in MS-Outlook, DOXiS als Batchschnittstelle für eigen erstellte XML-Daten, 2 Scan-Arbeitsplätze) mit OCR/ICR Erkennung (Aktenzeichen, Datum und Art des Dokumentes zur Klassifizierung), Aufgrund der Klassifizierung erfolgt eine Zuordnung der Dokumenten zur Akte bzw. zum Workflow, Scanvolumen beträgt ca. 24.000 Seiten pro Jahr, Integration in SAP HR, Recherche erfolgt über das SAP-System, 50 User im SAP-System, SAP Reorg-Daten Archivierung, SER Jukebox JB 6 mit UDO-Medien.
Klinik Bonn
Anforderungen des Projekts ArchiMed (Elektronische Patientenakte):
- Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf eine Patientenakte
- Vollständige Integration in das KIS Medicare von Nexus
- Integration und Kommunikation mittels HL7-Standard (ADT)
- Permanente Zugriffsmöglichkeit auf alle eingescannten Patientendokumente,
auch bei Ausfall des KIS (Notfallzugriff)
- Zentrale, revisionssichere Archivierung aller eingescannten Patientendokumente in den Kölner Rechenzentren
Die Lösung
Alle Patientenakten sind aus dem KIS-System Medicare der Firma Nexus über das DOXIS4 Archiv von SER aufrufbar. Die Anbindung erfolgt standardisiert via HL7 mit ADT. Aus dem KIS erfolgt der Absprung aus dem Patienten bzw. dem Fall in die SER-Patientenakte. Die elektronische Patientenakte bietet vielfältige, komfortable Möglichkeiten der Strukturierung und Anzeige, z.B. Dokumente eines Registers.
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| Anwender: |
Landschaftsverband Westfalen-Lippe |
| Branchen: |
- Erziehung & Unterricht
- Gesundheits-, Veterinär- & Sozialwesen
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Münster / D |
| Bericht: |
LWL_AnwB012014f_NEU.pdf
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| Beschreibung: |
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ECM beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), das ist kein Nebeneinander von Einzelprojekten - hier ein elektronisches Archiv, hier eine eAkte, hier ein Workflow. Enterprise Content Management (ECM) bei LWL folgt einem detaillierten Plan. Ursprünglich enthielt er vier Realisierungsphasen. Die Umsetzung begann 2009 und war auf mehrere Jahre angelegt. Inzwischen wurde der Plan fortgeschrieben. Immer neue Aufgaben sollen durch ECM-Lösungen unterstützt werden. Effizientere Prozesse, sichere Dokumentation und Abbau von Papierarchiven sowie die Einbindung elektronischer Akten in die Fachverfahren zur Unterstützung der Sachbearbeitung waren die wichtigsten Ziele der LWL-ECM-Strategie. Erreicht wurde diese Verwaltungsmodernisierung durch den umfassenden Einsatz von SER-Lösungen aus der Doxis4 iECM-Suite sowohl im Bereich der LWL-Kliniken als auch in der Verwaltung.
Auswahl bisher realisierter Projekte:
Elektronische Prüf- und Dauerakten im LWL-Rechnungsprüfungsamt
Elektronische KTQ-Handbücher zur Qualitätssicherung in LWL-Kliniken
Elektronische Langzeitarchivierung im LWL-Archivamt für Westfalen
Elektronischer Workflow zur Stammdatenübernahme in SAP
Elektronischer Leitfaden in der LWL-Behindertenhilfe und der LWL-Haupt-
fürsorgestelle Westfalen für ca. 500 Beschäftigte
e.Akte ANLEI in der Einzelfallhilfe der LWL-Behindertenhilfe und der LWL-Hauptfürsorgestelle Westfalen
eAkte im LWL-Landesjugendamt
Elektronische Vertragsverwaltung in der Zentralen Einkaufskoordination
Vollstreckungsakte in der Finanzabteilung
Einführung der elektronischen Akte im Bereich Finanzierung der Altenpflegefachkraftausbildung
Erweiterung/Optimierung realisierter Projekte
Optimierung der Journalablage (ANLEI/SAP) mit Doxis4
Anbindung der SAP-Belegarchivierung im Psychiatrie-Verbund an Doxis4
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| Anwender: |
LBS Landesbausparkasse Rheinland-Pfalz |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Mainz / D |
| Beschreibung: |
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Die LBS Landesbausparkasse Rheinland-Pfalz hat ihr Dokumenten-Management im Bereich Bausparakten modernisiert. Auf den Tag genau wie vereinbart, nahm die rheinland-pfälzische LBS ihr neues Archiv/DMS in Betrieb. Innerhalb von nur zwei Monaten wurden 23 Millionen Dokumente aus einem Altsystem in das DOXiS4 Archiv von SER übernommen. Außerdem wurden rund 8.000 alte Vorgänge aus dem alten System in DOXIS4 migriert, inklusive aller dazugehörigen Dokumente.
Strategischen Beweggründe:
- Eigenverantwortliche Betriebsführung in der LBS RLP
-- SuSeLinux / VMWare / Citrix
- Laufende Betriebskosten signifikant senken
- Ganzheitliche Lösung für Front- und Backend aus einer Hand
- Erhebliche Verschlankung der Prozesse
- Dokumentenmanagement / Postkorb wird immer mehr zum führenden System
- Hohe Anforderungen an die Qualität, Stabilität und Funktionalität des Systems
- SER-Technologie ermöglicht die Integration auch von nicht bausparbezogenen Prozessen
Technische Beweggründe:
- Zusammenfassung mehrerer verteilter Archive
- Einfache Abbildbarkeit eines K-Fall-Szenarios
- Umfängliche Möglichkeiten für Parametrisierung und Skripting
- Browser-Frontend für Außendienst und Sparkassen
- Kontextsensitive Bedienung
- Leistungsstarke Strukturierungsmöglichkeiten durch Gruppierung, Filterfuntion sowie user-/rollen-spezifische Client-Einstellungen
- Leistungsfähige Skalierbarkeit des Systems (wichtig für künftige Anpassungen / Erweiterungen)
- Modernste Technologie als Investitionsschutz
Phase 1:
a)Migration Backend Migration von Dokumenten und Vorgänge aus Bestands-system in DOXiS4
b) Migration Frontend Migration des heutigen Sachbearbeiter-Clients zur Postkorbbearbeitung und Archivzugriff
a.Bildung von virtuellen el. Akten auf Basis von gruppierten Trefferlisten
c) Migration Posteingang Umstellung der Posteingangslösung auf SER
a. Inkl. Regelwerk zur Postkorbverteilung im Posteingang
b. Zus. Regelwerk für Teamleiter zur autom. Verteilung der Post aus Team-
Postkörben an das Team
d) Migration Postausgang Umstellung der Archivierung der Ausgangspost aus
dem führenden System auf SER (FIPS)
Aktuell in Umsetzung:
- Realisierung der elektronischen Aktenanwendung "Wohnungsbauprämie"
- DOXiS4 Inbound Management mit automatisierte Weiterverarbeitung in anderen LBS-Systemen
- Einsatz umfassender Workflows
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| Anwender: |
Phoenix Contact GmbH & Co. KG |
| Branchen: |
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
- Metallerzeugung & -bearbeitung, Herstellung von Metallerzeugnissen
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| Ort / Land: |
Blomberg / D |
| Bericht: |
SBP_Phoenix_Contact031016a.pdf
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| Beschreibung: |
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Projektstart Juli 2011. Seitdem stetiger Roll- out in div. Bereichen:
Digitale Poststelle zur automatisierten Verarbeitung aller Eingangsrechnungen
Vertragsakte: Verwaltung von Verträgen und Vertragsdokumenten im Legal Department und bei PowerSupplies
Facility Management: Archivierung aller Dokumente zur Verwaltung der Liegenschaften
Fertigungsaufträge: Sie werden eingescannt, archiviert und mit SAP verknüpft
Betriebsrat: Pflege und Verwaltung aller betriebsratsrelevanten Dokumente sowie Darstellung über eine strukturierte Dokumentensuche
Vorgangs- und Auftragsakte bei Phoenix Testlab: Verwaltung aller auftrags- und vorgangsbezogenen Dokumente in dynamischen Akten in Deutschland und Asien
E-Mail-Archivierung: Journal-Archivierung der unter LotusNotes archivierten E- Mails.
2016: Doxis4 BPM zur Prozessunterstützung, weiterer SAP- und DMS-Roll- out
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| Anwender: |
Raffinerie Heide |
| Branchen: |
- Großhandel
- Kokerei, Mineralölverarbeitung, Herstellung & Verarbeitung von Spalt- und Brutstoffen
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| Ort / Land: |
Hemmingstedt / D |
| Bericht: |
Anwenderbericht_Raffinerie_Heide_04.019a.pdf
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| Beschreibung: |
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ECM & BPM auf einer technologischen Plattform
Integriertes System aus SAP und Doxis4 iECM
Performantes Zeichnungsarchiv
Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung mit SAP-Integration
Vertragsmanagement
Projektgenehmigungsworkflow mit Doxis4 BPM
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| Anwender: |
RöverBrönner GmbH & Co. KG |
| Branche: |
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Berlin / D |
| Beschreibung: |
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- Verwaltung von Mandanten-, Projekt- und Steuerakten
- DATEV-Anbindung
- Posteingangsverarbeitung mit winCube/BCC
- Bearbeitungsworkflow & Postausgang mit Dokumentvorlagen
- E-Mail Archivierung u. Aktenzuordnung über ICC
- Volltext-Recherche
- PDF-Konvertierung mit Rendition Server
- Verteilte Storage-Standorte mit ILM
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| Anwender: |
SEW Eurodrive |
| Branchen: |
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
- Maschinenbau & Anlagenbau
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| Ort / Land: |
Bruchsal / D |
| Bericht: |
SEW_Eurodrive_AnwB092014f_NEU.pdf
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| Beschreibung: |
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Mehrere 100.00 Montageaufträge pro Jahr fallen beim Spezialisten für Antriebstechnik SEW-Eurodrive an. Mithilfe eines elektronischen DMS und Archivs von SER wurde die Mikrofilmung der Dokumente abgeschafft und eine taggenaue Erfassung der Aufträge bei minimalem personellen Aufwand durch möglichst hohe Automatisierung erreicht. Kurzbeschreibund es SER-Systems:
- 1993: Rollout - Archivierung aller SAP-Vertriebsbelege der internationalen Eurodrives
- Einführung von Sekretariats- und Abteilungsablagen
- Umstieg von WORM-Jukebox auf TapeLibrary
- Hochverfügbarkeit durch Aktiv/Passiv-Cluster
- Einführung Aktenmanagment
- 3500 User in 37 Ländern
- über 50 Mio Belege online recherierbar über Doxis
- ca. 29.000 neue Dokumente pro Tag
- 5,5 TB Daten in 90 Datenbeständen
- 25 Scanplätze, ca. 150 MFP-Filescanplätze
- 30 Ablagemasken, 80 Suchmasken
- 340 Deskriptoren
- 55 Formulare
- 240 Cold-Jobs
- 600 Server-Aufträge pro Minute
- aktuell ca. 6.000 User angebunden
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| Anwender: |
Siedlungswerk GmbH Wohnungs- und Städtebau |
| Branche: |
- Grundstücks- & Wohnungswesen
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| Ort / Land: |
Stuttgart / D |
| Bericht: |
Siedlungswerk.pdf
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| Beschreibung: |
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2014: Strategische Entscheidung für Doxis4 als einheitliche ECM-Plattform
2014–2015: Schrittweise Einführung über Pilotprojekte in Fachbereichen (Recht,
Baudurchführung, Verkauf, Rechnungswesen usw.)
2016: Erweiterung für Rechnungseingang (BatchScan), weitere Projekte für elektronische
Posteingangsverarbeitung mit Bearbeitungsworkflows, Altaktenscan etc. geplant
Doxis4 iECM-Suite vernetzt Dokumente, E- Mails, Akten, ERP-System und Fachanwendungen und
führt alle Informationen zu einem Bauprojekt zusammen:
Verschiedene Aktenarten für das Bauträgergeschäft, von der Projektidee über die Baufreigabe
bis zur Fertigstellung
ERP-Integration mit automatisierter Aktenanlage in Doxis4 nach Dateneingabe im ERP
Dokumentablage mit automatisierter Zuordnung der Aufbewahrungsfrist (ILM)
Stapelverarbeitung (BatchScan) für Eingangsrechnungen und Sammelrechnungen mit Barcode
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| Anwender: |
Stadt Ludwigshafen |
| Branche: |
- Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
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| Ort / Land: |
Ludwigshafen / D |
| Bericht: |
anwb_stadtludwigshafen.pdf
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| Beschreibung: |
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Doppikeinführung und Rechnungsautomatisierung Hand in Hand
Am 02.01.2009 legte die Stadt Ludwigshafen den Schalter um für ein Mammutprojekt: Die Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik bei gleichzeitiger Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung. Der Gesetzgeber hatte alle rheinland-pfälzischen Kommunen dazu verpflichtet, ihr Rechnungswesen spätestens bis zum 01.01.2009 von der Kameralistik auf die Doppik umzustellen ein Kraftakt, den die Stadt Ludwigshafen planmäßig bewältigte. Unter Federführung der Abteilung Organisation wurden althergebrachte Prozesse in der Rechnungsverarbeitung an die neuen Anforderungen angepasst und eine zentrale Geschäftsbuchhaltung eingeführt. Für die Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung und workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung führte die Stadt Ludwigshafen eine moderne Invoice- Management-Lösung des Softwareherstellers SER ein. Die neu implementierten elektronischen Prozesse dienen dazu, den Aufwand in der zentralen Geschäftsbuchhaltung deutlich zu reduzieren, die dezentralen Bereiche in der Rechnungsbearbeitung zu entlasten, Durchlaufzeiten zu beschleunigen, Papieraufkommen zu reduzieren und den Archivierungsaufwand zu minimieren.
Volumen: 250 Rechnungen mit mehreren Seiten pro Dokument / Tag
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| Anwender: |
Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR |
| Branchen: |
- Erbringung von sonstigen öffentlichen Dienstleistungen (z.B. None-Profit-Organisationen)
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Köln / D |
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| Anwender: |
Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH |
| Branche: |
- Energie- & Wasserversorgung
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| Ort / Land: |
Schwäbisch Gmünd / D |
| Beschreibung: |
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Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Unter der strategischen Vorgabe der Geschäftsleitung für eine „papierlose Zukunft“ haben verschiedene Fachbereiche der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd damit begonnen, Vorgänge und Dokumentationen zu digitalisieren. Dabei standen Prozesse im Fokus, bei denen regelmäßig, verteilt an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, Dokumente entstehen und genutzt werden. Zusammenführung und Austausch dieser Dokumente wurden zunächst über organisatorische Vereinbarungen und die Struktur des Fileservers geregelt. In der Praxis ließ sich dies aber, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen, kaum durchsetzen. Zusätzlich lagen viele Informationen noch nicht digital vor. Dadurch waren die Dokumente nur schwer zugreifbar bzw. wurden mehrfach kopiert, um Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen/Aufgabengebieten einen schnellen Zugriff zu gewähren. Ziel der ECM-Einführung war daher ein modernes elektronisches System mit revisionssicherem Archiv, in dem die Fachabteilungen ihre Akten digital führen können. Außerdem sollten Workflows zur Abbildung von Prozessen eingeführt werden, um die tägliche Arbeit zu unterstützen und die Abläufe zu optimieren.
Gründe für SER
- Ganzheitliche, modulare und sukzessiv ausbaubare Gesamtlösung Doxis4; Referenzen in der
Energiewirtschaft sowie bei Stadtwerken
- SER ist ein seit vielen Jahren erfolgreicher, etablierter, deutscher ECM-Hersteller und Direktanbieter;
Motivation und Engagement der involvierten Projektakteure; regionale Betreuung
Lösung
Archiv, DMS, Workflow, Vertragsmanagement, eAkten (Netzeinspeiserakte, Vertragsakte,
Fuhrparkakte, Bewerberakte)
Integration
SAP
Dokumentenmenge
2.067 eAkten und 70.312 Dokumente
User
In der finalen Ausbaustufe ca. 110 Anwender (vollständiger Verwaltungsbereich)
Umsetzung
- Januar 2016: Beginn der ECM-Einführung mit einer Scanlösung für die Finanzbuchhaltung
- April 2016: elektronisches Vertragsmanagement, Archivierung von Bestelldokumenten
- Juni/Juli 2016: Einführung von eAkten (Netzeinspeiserakte, Bewerberakte, Fuhrparkakte)
- Nächste Schritte: Archivierung von Ausgangsrechnungen inkl. Migration der Bestandsdokumente
aus dem Altarchiv; Personalakte in eigenem Mandanten, integriert mit SAP
Nutzen
- Standardisierte Plattform zur Abbildung individueller Fragestellungen
- Möglichkeit zur sukzessiven Integration von Prozessen und Daten
- Erhöhung der Transparenz und Standardisierung, insbesondere von regulierten Prozessen
- Zentraler Datenbestand
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| Anwender: |
Stark Druck GmbH & Co. KG |
| Branchen: |
- Papier-, Verlags- & Druckgewerbe
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Pforzheim / D |
| Beschreibung: |
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Eingesetztes System: DOXiS4 Archiv u. Rechercheclients, DOXiS4 Capture, DOXiS4 InvoiceMaster Read und Control, DOXiS4 File Import Service
- Anbindung unterschiedlicher Vorsysteme (PrintPlus, GDI, Westfalia); Printplus als ERP-System sowie GDI als FiBu-System sind mit unserem DOXiS4 Web-Workflow und Archiv seit 2010 produktiv
- Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiter in der Tagesarbeit durch zentrale Datenhaltung/Datenverfügbarkeit im DOXiS4-System durch:
- schnellereren Zugriff auf abgelegte/archivierte Dokumente
- Auflösung Papierarchiv und manuelle Ablage der Papierrechnungen
- Keine manuelle Erfassung der Eingangsrechnungen
- Entlastung bei der Rechnungsprüfung, da Daten mit der Bestellung abgeglichen werden können
- Vorschlag von Sachkonto und Kostenstelle
- Entlastung der Produktivsysteme PrintPlus und Westfalia durch auslagern/archivieren der darin abgelegten Dokumente
- Ziel: Standardisierung und Beschleunigung der Abläufe im Bereich der Rechnungsverarbeitung
Aktuelles Volumen: 60.000 Seiten / Jahr, 10 Archiv-User; ca. 200 Mitarbeiter sind in den Rechnungsprüfungsworkflow miteingebunden
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| Anwender: |
Steinbeis Papier GmbH |
| Branchen: |
- Großhandel
- Papier-, Verlags- & Druckgewerbe
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| Ort / Land: |
Glückstadt / D |
| Bericht: |
anwb_steinbeispapier.pdf
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| Beschreibung: |
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Papier mit besten Werten" lautet der Claim der Steinbeis Papier Glückstadt. Ein Motto, das der Papierspezialist auch als Ansporn für eine effiziente Organisation versteht. Der Hersteller von grafischen Recyclingpapieren setzt daher konsequent auf die Verbesserung seiner Prozesse und verlässt sich dabei seit mehr als 10 Jahren auf modernste Software-Technologien von SER. Bereits 1997 führte das Unternehmen ein elektronisches Archiv mit Anbindung an SAP R/3 ein, 2000 schloss sich die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung mit einer intelligenten Invoice Management-Lösung von SER an. 2010 folgte der nächste Meilenstein auf dem Weg zu einem modernen Enterprise Content Management: die Einführung von DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) für die eMail-Verarbeitung im Steinbeis-Vertrieb, im Einkauf und im Versand.
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| Anwender: |
Stuttgarter Verlagskontor SVK GmbH |
| Branchen: |
- Großhandel
- Papier-, Verlags- & Druckgewerbe
- Verkehr & Nachrichtenübermittlung
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| Ort / Land: |
Stuttgart / D |
| Bericht: |
Stuttgarter-Verlagskontor_PM.pdf
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| Beschreibung: |
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Mit intelligentem Inbound Management den Kundenservice verbessern das hat sich das Stuttgarter Verlagskontor (SVK) auf die Fahnen geschrieben. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt der Verlagsauslieferer auf automatisierte Posteingangs-verarbeitung von SER. Mit der Einführung des DOXiS Inbound Center wird auch ein Altarchiv durch das DOXiS Archiv abgelöst, damit die archivierten Belege zukünftig schneller recherchiert werden können.Die Anbindung des DOXiS Workflows an das VAS-System wurde unter DOXiS3 realisiert, wurde allerdings aufgrund eines Redesigns des VAS-Systems nicht produktiv geschaltet. Unter DOXS4 soll die Anbindung des DOXiS Workflows an das VAS-System mit den neuen Parametern zeitnah produktiv gehen.
Die Archivierung der Dokumente der Klett-Gruppe erfolgt ebenfalls über das DOXiS4-Archiv beim Stuttgarter Verlagskonstor.
Aktuelles Volumen: 1.000 Seiten / Tag (nur: SVK)
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| Anwender: |
Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft |
| Branche: |
- Grundstücks- & Wohnungswesen
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| Ort / Land: |
Stuttgart / D |
| Beschreibung: |
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Die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG) ist ein Unternehmen der Landeshauptstadt Stuttgart und wurde vor über 80 Jahren gegründet. Heute zählt die SWSG zu den großen kommunalen Wohnungsunternehmen in Baden-Württemberg.
Als wirtschaftlich starkes Wohnungsunternehmen stellt die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG) lebens- und preiswerten Wohnraum zur Verfügung. Die SWSG ist mit rund 18.000 Wohnungen einer der wichtigsten Vermieter in der Landeshauptstadt.
Knapp die Hälfte aller öffentlich geförderten Wohnungen in Stuttgart steht im Eigentum der SWSG. Damit ist das Wohnungsunternehmen der Landeshauptstadt der Haupt-Garant für sozialen Wohnungsbau in Stuttgart.
4 Kundencenter (S-Obertürkheim, S-Nord, S-Süd, S-Bad Cannstatt) betreuen die rund 45.000 Mieterinnen und Mieter der SWSG in der Landeshauptstadt.
Einsatz einer elektronischen „Mietvertragsakte“ auf Basis von Doxis4:
- Einführung eines ganzheitlichen DMS-Systems mit elektronischer Akte als zentralem Informations-Cockpit
- Verbesserung der Sachbearbeitung und Kundenbetreuung
- Prozessvereinheitlichung und Unterstützung der Abläufe via Workflow
- umfassende Protokollierung und rechts- und revisionssicherer Archivierung
- Zugriff kann sowohl über die Vorsysteme (SAP) wie auch direkt über den DMS-Client erfolgen
- Zugriff auf die Mietvertragsakte an den Service-Standorten (zur Zeit an 3 Standorten)
Aktuell in Umsetzung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsworkflow auf SAP-Basis
In Planung: Einführung Doxis4 Vertragsmanagement in Verbindung mit SAP
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Papierwirtschaft abgeschafft
Mehr Überblick mit elektronischen Personalakten bei UNI ELEKTRO
Das Ziel
Wir im Personalwesen verstehen uns als Dienstleister für das Unternehmen, formuliert die Personalchefin von UNI ELEKTRO, Marion Bastian, das Selbstverständnis ihrer Abteilung. Die Einführung einer elektronischen Personalakte in der Elektrofachgroßhandlung stand folgerichtig ganz im Zeichen der Informationstransparenz und Benutzerfreundlichkeit für den zugriffsberechtigten Führungskräftekreis der Unternehmensgruppe. Früher wurden Papierakten durchs Haus getragen, wenn z.B. ein Geschäftsführer die Akte eines Mitarbeiters einsehen wollte. Für sie war es oft nicht leicht, sich in den dicken Akten zurechtzufinden.
Die Aufgabenstellung
Das Management-Team des Filialunternehmens mit seinen 60 Niederlassungen sollte daher mit der elektronischen Personalakte ein echtes Dienstleistungsprogramm an die Hand bekommen, das dem berechtigten Kreis alle Informationen über die rund 1.200 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe auf Knopfdruck auf den Bildschirm liefert. Zentrale Forderung war eine enge Integration der Aktenlösung mit dem führenden SAP R/3 HR-System, so dass die wichtigsten SAP-Personaldaten auf dem elektronischen Aktendeckblatt angezeigt werden können.
Die Lösung
Ein SER-Archiv war schon seit mehreren Jahren in den Bereichen Geschäftsführung, Rechnungswesen und Logistik der UNI ELEKTRO-Gruppe erfolgreich im Einsatz, ebenso wie bei der Muttergesellschaft Würth. Aufgrund des damals erfolgten Anbietervergleichs und der guten Erfahrungen, die seither mit den SER-Lösungen gemacht wurden, entschied sich das Personalwesen, bei der Einführung einer modernen Aktenmanagementlösung ebenfalls, mit SER zusammenzuarbeiten und DOXiS Records Management einzusetzen.
Die Umsetzung
Eine wichtige Aufgabe während der Konzeptionsphase war die Strukturierung der elektronischen Akten, so dass auch Nicht-Personalmitarbeiter sich darin zurechtfinden konnten. Es gibt heute Register für Bewerbungsunterlagen, Verträge/Entgelt/Veränderungen, Aus- und Weiterbildungen, Reisekosten, Abwesenheiten, Arbeitsgericht und Allgemeines. Innerhalb der Register werden die Dokumente bestimmten Dokumentenarten wie Entgelt, Disziplinarmaßnahmen, Prämien, Verträge etc. zugeordnet, nach denen man auch sortieren kann. Das neue Aktenmodell sorgt dafür, dass jetzt jede Akte gleich aufgebaut ist. Mit Einführung der elektronischen Personalakten am 01. Juli 2008 begann auch die Übernahme der Akten aller zu diesem Zeitpunkt aktiven Mitarbeiter in das neue System. Ab diesem Zeitpunkt hinzukommende Personalakten neuer Mitarbeiter wurden sofort digital angelegt. Mittlerweile enthält das System ca. 1.300 elektronische Akten.
Der Nutzen
Das elektronische Aktenmanagement hat eine vorbildliche Ordnung in unsere Personalakten gebracht, lobt Personalleiterin Bastian die neue Aktenmanagement-Lösung von SER. Es ermögliche ein sehr schnelles Finden aller Akten und Dokumente. Es gibt auch keinen Bürotourismus mehr, denn die elektronischen Akten können am Arbeitsplatz der berechtigten Personen auf dem Bildschirm angezeigt werden. Die Arbeitserleichterung für die Personalsachbearbeiter durch die elektronische Personalakte ist enorm, da sich die Ablagezeiten halbiert haben.
Kundenprofil
Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung hat sich die UNI ELEKTRO zu einer der führenden Elektrofachgroßhandlungen in Deutschland entwickelt. Mit ersten Filialen in Mainz und Gießen versorgte die Handelsgesellschaft den lokalen Handel und das örtliche Handwerk mit Fachbedarf. Schon bald weitete sich die Vertriebstätigkeit aus. Seit 2000 ist das Unternehmen Mitglied der Würth Gruppe. Inzwischen erwirtschaftet die UNI ELEKTRO Gruppe ei
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| Anwender: |
Weidmann-Gruppe |
| Branchen: |
- Fahrzeugbau & Zulieferindustrie
- Herstellung von Gummi- & Kunststoffwaren
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| Ort / Land: |
Rapperswil / CH |
| Bericht: |
Referenzbericht Weidmann Gruppe.PDF
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| Beschreibung: |
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THEMA: Automatisierte Rechnungsverarbeitung für internationale Kreditorenbuchhaltung
KUNDE: Weidmann-Gruppe, Stammsitz Rapperswil, Schweiz
BRANCHE: Industrie
MITARBEITER: 3’818 weltweit
SER-LÖSUNGEN: Doxis4 InvoiceMaster Read mit SAP-Integration; SER-Archiv
DOKUMENTMENGE: 100‘000 Kreditorenrechnungen/Jahr
ANZAHL SEITEN/DOK.: 1 bis 5
PROJEKTSTART INITIAL: 2007
PROJEKTDAUER 2. PHASE: 2011 – 2012 internationaler Roll-out in Kanada, USA, Mexiko, Deutschland, Spanien
und der Schweiz
HERAUSFORDERUNG: Berücksichtigung der länderspezifischen Währungen und Tax-Codes
ERREICHTE ZIELE: Vereinheitlichung der Abläufe, Zentralisierung, Qualitätsverbesserung, Reduktion
des manuellen Aufwands, weltweite Harmonisierung der Freigaberichtlinien
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PDF-Report [
