OPTIMAL SYSTEMS GmbH / enaio®

Verschiedene DMS Themen und auch Rechnungseingangsverarbeitung sowie Vertragsmanagement. Anbindung Fremdsysteme RELion und think project!

Verwaltung verschiedenartiger Dokumente in Verbindung mit verschiedenen (vorgelagerten) Produktivsystemen incl. workflows und elektronischen Akten (z.B. Vertragsmanagement).

Die über 1.900 Mitarbeiter/innen der BT Berlin Transport erbringen ca. 32 Prozent der Fahrdienstleistung im Konzern BVG in den Sparten Bus und U-Bahn. Mit ihrer Fahrleistung hat sich die BT als wichtiger Partner im ÖPNV in der Metropole Berlin etabliert. Durch ihren virtuellen Betriebshof gehört die BT zu den modernsten Nahverkehrsunternehmen Europas.
Mehrere hundert Vorkommnisse gehen täglich in der Verkehrsleitstelle der BT ein und wurden bis vor kurzem mit Hilfe von Papierdokumenten zeitaufwändig abgearbeitet. Vom Fahrgastunfall bis zur Verspätung wurden diese Vorfälle in dicken Ordnern des Meldebuches erfasst und z. T. über Monate bearbeitet. Die handschriftlich ausgefüllten Formulare und Notizen wanderten mit etlichen Stunden Verspätung durch das Haus, stauten sich in verschiedenen Abteilungen und wurden abschließend eingescannt und per Hand zugeordnet.Der weitere Informationsaustausch erfolgte mit Hilfe von Worddokumenten,E-Mails oder dem Austausch von Papierakten. Die Suche nach bestimmten Vorfällen oder von einzelnen Dokumenten wurde oft zum Geduldsspiel.
Lösungen:
Digitalisierung von 600.000 Personaldokumenten
Digitale Personalakte mit Anbindung LOGA
Digitales Archiv und Dokumentenmanagement mit Office-Integration
Vertragsmanagement
Einsatz digitaler Workflows
Digitales Meldebuch

Verschiedene DMS-Projektthemen (Rechnungseingang, Bauakte, Darlehnensakte, Personalakte..) und Integration mit Aareon (SAP / Blue Eagle).

OS|ECM ist bei ENGESER das führende
System für das Dokumentenmanagement.
Das bestehende SAP
wird durch Auslagerung von Daten
und Dokumenten deutlich entlastet.
Bis Projektbeginn wurden 1,26 Mio.
Altdaten digital archiviert, jährlich
kommen etwa 1 Mio. dazu. Durch
die in OS|ECM enthaltenen Standardfunktionen
für digitale Archivierung,
Dokumentenmanagement und
Workflow werden Arbeitsabläufe
prozesssicher gestaltet. Die hohe
Flexibilität von OS|ECM ermöglicht,
dass Anpassungen auch nachträglich
durch den Anwender selbst vorgenommen
werden können.
„Durch OS|ECM erhalten die Mitarbeiter
die Möglichkeit, Informationen
schneller und sicherer zu finden,
zu verwalten und zu archivieren
- wann, wo und in welchem Format
sie auch immer gebraucht werden.
Darüber hinaus sind kleine Anpassungen
ohne erneute Installationen
oder Fachwissen flexibel möglich“
Bernd Jäkle, Leiter IT bei ENGESER

Der ERIKS-Gruppe gehören derzeit
über 60 Konzerngesellschaften mit
Niederlassungen in 27 Ländern an.
Über 7.000 Mitarbeiter kümmern sich
bei ERIKS um die Anforderungen der
Kunden. Mit einem Rechnungsvorkommen
von mehr als 60.000 Rechnungen
im Jahr hat sich ERIKS zum Ziel gesetzt,
den damit verbundenen Bearbeitungsprozess
transparenter zu gestalten und
zu optimieren.

Ziel: neue moderne Dienstleistung im Zentralarchiv
Vorgabe: konfigurierbares Dokumenten-Management-System, Einbindung einer OCRSoftware zur Erstellung von PDF-Dokumenten mit „hidden Text“
Ergebnis: Optimierung von Arbeitsabläufen
Die Dokumentenerfassung erfolgt
zentral im Archiv an zwei Scan-
Arbeitsplätzen über OS|CAPTURE***,
der Grundkomponente zur Massenbelegerfassung.
Das System ermöglicht
eine Stapelverarbeitung, d. h. in einem
Arbeitsschritt können mehrere Dokumente
im Stapel verarbeitet werden.
Der Erfassung folgen verschiedene
manuelle und automatische Bearbeitungsschritte
zur Indizierung und
Konvertierung an weiteren Arbeitsplätzen.
Für die Formatkonvertierung,
insbesondere die Texterkennung
(OCR), wird eine im Haus verwendete
Standardsoftware auf einigen Arbeitsplatzrechnern
parallel installiert. Diese
Software wird als automatische Aktion
in den Workflow von OS.5|ECM eingebunden.
Die Dokumente werden
vollautomatisch an die Texterkennungssoftware
übergeben.
Von allen angeschlossenen Arbeitsstationen
kann über das Intra-/Internet
auf das Archiv zugegriffen werden. Die
Windows-typische Oberfläche erlaubt
eine schnelle Einarbeitung sowie eine
effektive Bedienung. OS.5|ECM ermöglicht
die Darstellung konfigurierbarer
tabellarischer Übersichten der
gespeicherten Informationen und die
Einsicht oder Bearbeitung der abgelegten
Dokumente.
Neu bei der bei der F. Hoffmann-La
Roche AG eingesetzten Lösung ist,
dass die Benutzerauthentifizierung
sowohl für OS|WebCLIENT als auch
für die OS.5|ECM- Client-Komponente
über einen LDAP-Server erfolgt.
Das Produktportfolio von OPTIMAL
SYSTEMS bietet außerdem eine Lösung
für selbsttragende Archive. Für
den Dokumentenexport wurde durch
OPTIMAL SYSTEMS eine neues Softwaretool
entwickelt. Dieses Softwaretool
wird als externes Programm eingebunden.
Es bietet die Möglichkeit,
Dokumente einer Dokumententrefferliste
in das Dateisystem zu exportieren.
Die Verschlagwortung, Index des
Dokumentes, wird dabei automatisch
als Titel in das PDF-Format des Dokumentes
übernommen.

Die FEINGUSS BLANK GmbH in Riedlingen stellt, als eine der größten Feingießereien
in Deutschland, seit über 50 Jahren Feingussteile für die Automobilbranche, den
Maschinen-/Anlagenbau und die Werkzeugindustrie her. Auf Grund des hohen
Dokumentenaufkommens erkannte die FEINGUSS BLANK GmbH schon 1997 die
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements und entschied sich für die Software
von OPTIMAL SYSTEMS. In den vergangenen anderthalb Jahrzehnten baute die
FEINGUSS BLANK GmbH ihr ECM-System immer weiter zur unternehmensweiten,
umfassenden Informationsdrehscheibe aus.

Der Anlagenbauer GEBR. PFEIFFER SE stellt hohe Anforderungen an das Informationsmanagement.
Das Projektgeschäft mit Einzelfertigung kann nur durch den intelligenten
Umgang mit Informationen erfolgreich gemeistert werden. Deshalb vertraut das
Unternehmen auf ECM-Technologie von OPTIMAL SYSTEMS. Mit dem ECM-System setzt
die GEBR. PFEIFFER SE auf eine zentrale Datenbasis, die alle Vorgänge unterstützt. Das
reicht von den Einkaufs- und Verkaufsprozessen, den Anlagenakten, der Verwaltung
der CAD-Pläne und dem Vertragsmanagement bis hin zur revisionssicheren Archivierung
– unter Beachtung von branchenspezifischen Compliance-Vorgaben.

Der renommierte Hersteller von Spezialtransportfahrzeugen
aus Memmingen suchte eine intelligente IT-Lösung,
um die zunehmenden regulatorischen Vorgaben für eine
vollständige Dokumentation in Bezug auf steuerrelevante
Informationen (GoBD etc.) zu erfüllen. Gleichzeitig
sollten Arbeitsprozesse erleichtert, die Transparenz von
Geschäftsvorgängen erhöht sowie das Qualitätsmanagement
verbessert werden. Heute setzt die Goldhofer AG auf
ein firmenweites Enterprise-Content-Management-System
von OPTIMAL SYSTEMS, das in zahlreichen Abteilungen
im Einsatz ist – mit großem Erfolg. Die Lösungen sorgen
für die Optimierung des Tagesgeschäfts, eine umfassende
Dokumentation der relevanten Geschäftsvorgänge
und helfen dabei nicht zuletzt auch bei der langfristigen
Sicherung des Unternehmenswissens.

GSP ist der marktführende Komplettanbieter für Systeme zur Fahrgastinformation, Fahrgastsicherheit und Fahrgastunterhaltung. Züge, Straßenbahnen und Busse, die mit unserer Technologie ausgestattet sind, bieten Fahrgästen mehr Information, mehr Sicherheit und mehr Service.
Die Firma GSP will im Laufe der Einführung Ihre Datenablage neu strukturieren, QM Anforderungen erfüllen und Workflows verbessern und weiter automatisieren. Durch entsprechende Dokumentation sollen weiterhin IRIS Anforderungen (Qualitätszertifizierung der Deutschen Bahn) abgebildet und umgesetzt werden. Die bisherige ‚Explorerbasierte‘ Dokumentenablage ist aufgrund des Umfangs der Daten, Anforderungen an Versionierung, Varianten und Verknüpfungen von Dokumenten mittlerweile an Ihre Grenzen gestoßen.
Bisherige Projektinhalte:
GSP hat nach Admin-Schulung das DMS selbst angepasst und editiert.
2016 Anbindung an Navision als führende Anwendung. Erweiterung der Schnittstelle ist geplant.

Unternehmensweite Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen

• 360 Mitarbeiter
• enaio® Einsatz im verschiedenen Abteilungen
• stetiger Ausbau von enaio als Digitalisierungsplattform

Gunvor ist einer der größten unabhängigen Rohstoffhändler weltweit, mit den Tätigkeitsfeldern Energiehandel, Umschlag, Transport und Lagerung von Rohstoffen und Mineralölprodukten sowie der Veredelung von Rohöl. Die Gunovr Raffinerie Ingolstadt ist ein Tochterunternehmen der Gunvor Group Ltd und ist ein in Nikosia auf Zypern registriertes Ölhandelsunternehmen mit Sitz in Amsterdam, Genf und Singapur und insgesamt etwa 1700 Mirartbeitern. Gunvor ist in den Bereichen Handel, Transport, Lagerung und Optimierung von Erdöl und Erdölerzeugnissen tätig und besitzt daneben substanzielle Beteiligungen an Ölterminals, Misch- und Hafenanlagen, Ölpipelines und Förderprojekten.

Die Raffinerie Ingolstadt befindet sich auf einem 128 Hektar großen Standort in Ingolstadt und beschäftigt etwa 360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Unternehmen gehört in Deutschland zur kritischen Infrastruktur (KRITIS)

Die Gunvor Raffinerie in Ingolstadt setzt seit 2018 erfolgreich enaio® als Digitalisierungsplattform ein. Angefangen mit dem Bereich Finanzen zur rechtskonformen digitalen Archivierung und Abbildung des Eingangsrechnungsprozesses wurden in der Folge weitere Projekte im Bereich Einkauf und im Qualitätsmanagement umgesetzt. Dabei wurden die Lösungen um mehrere digitale Workflows, wie beispielsweise Ausschreibungsprozesse oder das Anweisungswesen erweitert.

Die Kesseböhmer Holding OHG hat sich entschieden, das Enterprise Content Management System (ECM) von OPTIMAL SYSEMS für die Kesseböhmer Gruppe einzuführen, und damit auf eine ganzheitliche ausbaufähige Informationsmanagement-Plattform zu setzen. Dabei wird das bisherige digitale Archiv abgelöst.

Kurze Auskunftszeiten und effektive Arbeitsprozesse spielen im Arbeitsalltag der Kesseböhmer Gruppe eine entscheidende Rolle. Das Fertigungsunternehmen mit 1.750 Mitarbeitern hat eine sehr hohe Durchdringung an ERP-Arbeitsplätzen, weshalb die Anbindung an das führende ERP-System (Infor ERP-LN) neben der Migration des bisherigen Altarchivs (EASY) eine wichtige Rolle bei der Einführung von enaio® spielt.

Die Stammdatenübernahme des ERP-Systems ist bereits in einer frühen Projektphase realisiert worden, damit alle wichtigen Informationen in einem System vereint sind. Daran anknüpfend werden die Abbildung einer digitalen Kundenakte sowie die Rechnungseingangserfassung an drei verschiedenen Standorten folgen.

Installierte Lösungen: Digitale Kundenakte, ERP-Integration, Rechnungseingangserfassung

Rechnungseingangsverarbeitung mit Anbindung SAP und Archivierung von Dokumenten. Anbindung Drittsysteme u.A. auch KARTHAGO.

Die LEG Service GmbH ist die IT-Tochter der SHS (Strukturholding Saar). Die SHS nimmt verschiedene hoheitliche Aufgaben für das Saarland wahr (Wirtschaftsförderung, Entwicklung von Großprojekten, Immobilienmanagement..). Die Tochter WOGE Saar (Wohnungsbaugesellschaft Saar) betreut derzeit rund 5.400 Wohnungen mit 12.000 Mietern im Saarland.

Die Mayer Maschinenbaugesellschaft mbH produziert im bayerischen Tittmoning unter
der Marke SILOKING Silagetechnik zur Rinderfütterung und für Biogasanlagen. Mit innovativen
Produkten trägt die Mayer Maschinenbaugesellschaft den Ansprüchen der modernen
Landwirtschaft Rechnung. Um den dadurch steigenden betriebswirtschaftlichen
Anforderungen gerecht zu werden, wurde OS|ECM implementiert. Zunächst wurde eine
CRM-Lösung auf Basis von OS|ECM bereitgestellt, um die Kundenbetreuung zu verbessern.
Nach digitalem Post-/Rechnungseingang, ERP- und CAD-Anbindung soll das System weiterführend
zum unternehmensweiten Archiv- und Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden..

Die Meffert AG mit Stammsitz in Bad Kreuznach ist einer der führenden Hersteller von Farben, Lacken, Putzen und Bautenschutzprodukten in Europa mit weltweit zielgruppengerechten Produkten sowie Dienstleistungen mit bestem Qualitätsstandard in allen Märkten. 1991 begann die internationale Ausrichtung des Unternehmens, 1997 erfolgte die Umwandlung in eine Aktiengesellschaft. Heute zählt die Unternehmensgruppe
weltweit über 30 Produktions-, Distributions- und Vertriebsstätten mit mehr als 1200 Mitarbeitern.

Bei der realisierten Lösung gehen die ECM-Suite enaio® und die ERPSoftware BAAN (jetzt Infor ERP LN) eine perfekte Symbiose ein. Die Vorteile der Integration werden besonders im Zusammenhang mit enaio®-Workflows ausgeschöpft, bei denen eine Automatisierung der Arbeitsschritte und des Datenabgleichs die Geschäftsprozesse beschleunigt. Im ersten Projektschritt wurde zunächst eine Rechnungseingangslösung entwickelt, bei der die Rechnungen erfasst, erkannt und an einen Workflow in enaio® übergeben werden. In diesem erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den in Infor ERP LN vorhandenen Daten und gegebenenfalls die Buchung in Infor ERP LN.

Die MVV Energie AG versorgt Mannheim und Umgebung mit Strom, Fernwärme, Gas und Wasser und vermarktet erfolgreich nahe am Kerngeschäft liegende Dienstleistungen – auch auf internationaler Ebene. Zudem werden zukunftsfähige Geschäftsfelder wie der Energiehandel erschlossen. Bei einem Datenaufkommen von jährlich circa 3,5 Mio Seiten und einem Altbestand von etwa 1,7 Mio Seiten war die konventionelle Archivierung längst an ihre Grenzen geraten. Das manuelle Einordnen der Dokumente, die Mehrfacharchivierung (Kopien, Durchschläge), der hohe Suchaufwand aufgrund fehlender Einsortierungen und der Umstand, dass mehrere Archive in den Abteilungen bestanden, führten zu hohen Material-, Raum- und Personalkosten. Da unterschiedliche Archivierungsmedien (Papier, Microfiche, -filme, etc.) existierten, kam es zu einer Vielzahl von Medienbrüchen innerhalb einzelner Arbeitsabläufe. Ziel bei der Einführung des Dokumentenmanagement und Archivsystems war es, die Arbeitsabläufe zu optimieren sowie materielle, personelle und räumliche Ressourcen effizienter einzusetzen und zu nutzen.
Bei der Auswahl des Systems sollten mehrere Anforderungen berücksichtigt werden: Es sollten nicht nur die Standards moderner Dokumentenmanagementsysteme erfüllt, sondern auch die Aspekte bestehender Strukturen (hohe Zugriffsfrequenzen – auch durch örtlich verteilte Nutzer, große Anzahl gleicher Dokumente wie Rechnungen und Formulare, lange Aufbewahrungsfristen) beachtet werden. Zudem sollte das System beliebige Dateien und Informationsarten verarbeiten können. Darüber hinaus bestanden Anforderungen für die Integrationen des océ-Print-Servers PRISMA+OLD, der Schnittstelle zu océ-IMAGESTREAM und der Kopplung zu SAP R/3. Zudem sollten die COLD-Datenübernahme sowie verschiedenste Clientanbindungen an Terminalemulationen integriert werden.
Die Wahl fiel schließlich auf das Dokumentenmanagement-, Archiv- und Workflowsystem optimal_AS® (Vorgängerversion von OS:DRT). Die Implementierung wurde in mehreren Projektphasen durchgeführt. Nach der Erarbeitung eines Konzeptes profitierte zunächst der Bereich Finanz-/ Rechnungswesen von dem neuen System, wobei in einer Pilotphase der Einsatz erst in einem Teilbereich erfolgte. Im Anschluss wurde das Kundendienstzentrum angeschlossen. Eine Besonderheit bei der MVV ist die Kopplung von SAP R/3 und OS:DRT ohne den Einsatz des SAPR/3 ArchiveLink. Diese wird durch eine automatische Datenübernahme auf der Serverseite und Kopplung des SAP R/3 GUI auf der Clientseite realisiert.
Diese individuelle Lösung lässt sich anhand des Beispiels Rechnungseingang verdeutlichen: An zentraler Stelle wird die Post angeliefert, sortiert und an die Poststellen der einzelnen Abteilungen der MVV weitergeleitet. In der Rechnungsabteilung erfolgt die Erfassung der Rechnungen zunächst in SAP R/3. Dabei wird dem Dokument ein eindeutiger Schlüssel in Form von Mandant, Buchungskreis und Belegnummer durch das SAP R/3 zugewiesen und mittels ABAP als Barcode ausgedruckt. Das Dokument geht nun zunächst im Original den entsprechenden Weg im Unternehmen. Unabhängig vom Papierbeleg erfolgt tagesaktuell die Übernahme aller Buchungssätze aus SAP R/3 in OS:DRT. Die Rechnungen sind somit zunächst als reine Indexdatensätze präsent.
Nach Ablauf der kompletten Rechnungsbearbeitung, wird der Originalbeleg – inzwischen ggf. mit verschiedensten handschriftlichen Bemerkungen versehen – in der zentralen Scannstelle mittels der Komponente für Massenbelegerfassung OS:INX digitalisiert importiert. OS:INX erkennt beim Scannen die auf den Dokumenten aufgebrachten Barcodes. Anhand des darin enthaltenen Schlüssels erfolgt der Import der Dokumente in OS:DRT, wobei die bereits vorhandenen, reinen Indexdatensätze gefunden werden und das Dokument angefügt wird.

NEW AG, Mönchengladbach – 2016 – 2023 laufend

• Einführung Vertrags-Management-System / Begleitung Migration Alt-Archivsysteme / Einführung SAP Lieferantenakte /Kundenakte


• Einführung eines Vertragsmanagements mit Vertragsakte für die Bereiche Netz, Vertrieb und die Rechtsabteilung mit Aufbau einer eigenen Scanstrecke für die laufenden Akten und der Überführung der Alt- und Bestandsakten im späten Scanverfahren
  
  

Aufgabenschwerpunkte im Projekt:

• Einführung einer Akte für das Gebäudemanagement


• SAP-Lieferantenakte (Einkauf) mit Anbindung an SAP


• SAP-Kundenakte (SAP ISU- Vertrieb und SAP ISU-Netze) in Verbindung
  (Schnittstelle) mit einem in der Firma NEW AG etablierten Output-Management-
  Systems (OMS) und Anbindung an SAP


• Implementierung Posteingangs- und Verteilungslösung. Die Posteingangs- und
  Verteilungslösung wurde etabliert, um externe und interne Callcenter mit
  taggleicher Eingangspost für den Bereich Vertrieb zu versorgen und die
  eingehende Eingangspost über die Dispatcher des Unternehmens über mehrere
  Stufen zu verteilen und transparent, zu jedem Zeitpunkt, den Status der
  Eingangspostverarbeitung zu erhalten und die für den Prozess notwendigen
  Daten zu sammeln und für eine Abrechnung der externen Callcenter nach
  Falldaten eine Statistik zu führen.


• Migration
  
  
  
  • SAP-Migration - 5 SAP-Systeme - ca. 150 Mio. Datensätze
  
  
  • Hyparchiv Migration Migrationsstrecken für 36 Hyparchiv Bereiche
    (Departments) - ca. 30 Mio. Datensätze
  
  
  • Docuware Migration - ca. 200.000 Datensätze
  
  
  • Mailmigration – ca. 2500 Outlook Postfächer
  
  
  
  


• Einführung einer Journal-Mailarchivierung aller eingehenden Mails mit
  Outlook Exchange

Die PIN Mail AG wurde im April 1999 als PIN intelligente dienstleistungen AG in Berlin gegründet. Die ersten Briefe wurden bereits im gleichen Jahr – am 17. August 1999 – in Berlin zugestellt. Das Unternehmen startete mit fünf Beschäftigten und gehört heute mit ca 1.300 Mitarbeitern zu den größten privaten Briefdienstleistern in Europa. Im eigenen Sortierzentrum werden täglich bis zu 750.000 Sendungen verarbeitet.
Projektinhalte:
Startprojekt digitale Personalakte mit Anbindung an SAGE
Bewerbermanagement auf Basis der digitalen Personalakte
Vertragsmanagement
Digitaler Rechnungseingang mit Integration von MS Dynamics NAV

Schnellecke Logistics, der international agierende Logistikdienstleister und Zulieferer der Automobilindustrie nutzt künftig konzernweit die Enterprise Content Management-Plattform enaio® von OPTIMAL SYSTEMS.

Rechnungseingangsbearbeitung, Vertrags- und Beteiligungsmanagement stehen im Fokus der ersten Projektstufe. Für das 1939 gegründete
Wolfsburger Unternehmen mit weltweit über 12.000 Mitarbeitern an über 40 Standorten ist der flexible und sichere Zugriff auf Informationen unabdingbar.

Ziel des ersten Projektes ist die transparente und effiziente Gestaltung von Beschaffungsprozessen durch eine zentrale Rechnungseingangsbearbeitung sowie der Aufbau eines Vertrags- und Beteiligungsmanagements. Vorgesehen ist ebenfalls die Anbindung an ein eProcurement-System, um beispielsweise Buchungssätze für die automatische Weitergabe an das Finanzbuchhaltungssystem DATEV leichter und schneller zu erstellen. Mit Hilfe der Vertragsmanagement-Lösung werden darüber hinaus die Archivierung, die Verwaltung und das Controlling von Verträgen automatisiert und optimiert. Nicht zuletzt hilft enaio®, die IT-Compliance-Anforderungen hinsichtlich Beweis- und
Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit sowie Aufbewahrungsfristen von Unterlagen zu erfüllen.

Installierte Lösungen: Konzernweites Informationsmanagement, Rechnungseingangsbearbeitung, Vertrags- und Beteiligungsmanagement, Anbindung an eProcurement-Systeme

Die Schoeller-Bleckmann Oilfield Technology GmbH
(SBO) ist Weltmarktführer bei Hochpräzisionsteilen
für die Oilfield-Service-Industrie. Schwerpunkt sind
amagnetische Bohrstrangkomponenten für die Richtbohrtechnologie.
Darüber hinaus produziert die Gruppe
Bohrmotoren und Bohrwerkzeuge und bietet ihren
Kunden umfassenden Service im Bereich Reparatur und
Wartung. Mit Einführung mehrdimensionaler digitaler
Akten für den Fertigungsprozess und der Nutzung des
ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS als Basis für eine
produktbezogene Wissensplattform wurde ein multidimensionaler
Zugriff auf Informationen ermöglicht. Ein
weiterer Ausbau der Lösung ist geplant. Als Nächstes
sollen Dokumente, die bisher nur aus SAP aufgerufen
werden können, ebenfalls im ECM-System verwaltet
werden.

Vertragsmanagement, Rechnungseingangsverarbeitung, SAP-Anbindung, Kunden- und Hausanschlussakte, Mailmanagement, Personalakte, digitale Eingangspostbearbeitung

Einführung eines Dokumentenmanagement- und Archivsystems, MS Office-Integration, ERP-Integration: kVASy (SIV AG), Digitale Kundenakte, Rechnungseingangsworkflow, SAP-Anbindung, Workflow im Bereich der Hausanschlussbearbeitung, Revisionssichere Archivierung.

Die Stadtwerke Jena-Pößneck GmbH, wurde 1992 gegründet und versorgt ca. 70.000 Kunden in Wohnungen, Gewerbe-
und Industriebetrieben mit Gas, Fernwärme und Strom in Jena und im Umland der Stadt in Thüringen. Servicebüros der Stadtwerke und der Beteiligungsunternehmen bieten darüber hinaus Dienstleistungen rund um Energie und Wasser sowie komplette Dienstleistungen zu Wohn- und Gewerbeimmobilien, zu technischen Anlagen, in der Telekommunikation und zu Abrechnungsdienstleistungen an.
Die verteilten Standorte sollten keinerlei Nachteile bedeuten. Der Zugriff auf die Kundenakten sollte auch für die Außenstellen jederzeit sichergestellt werden, um die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Zusätzlichen Platz zu sparen, war ebenfalls ein
wesentliches Ziel. Um reale Arbeitserleichterungen zu schaffen, wurde eine flexible Lösung gesucht, die die im Unternehmen bestehenden Systeme integrieren kann, ob Office-Anwendungen, Spezialdatenbanken oder branchenspezifische Lösungen, das Archiv- und
Dokumentenmanagementsystem sollte den Datenaustausch mühelos unterstützen. Beispielsweise sollten Daten aus der Finanzsoftware direkt an das Archiv übergeben werden, damit keine doppelte Erfassung nötig ist.

Das Projekt
Bis 1998 operierte die Stadtwerke Jena GmbH nur an zwei Standorten. Die Notwendigkeit der Einführung eines Archivsystems zeigte sich bereits, weil bei der Arbeit mit einem Papierarchiv Dokumente mühsam gesucht werden mussten und die Übertragung ausschließlich per Fax erfolgen konnte, was zu langen Bearbeitungszeiten führte. Im Jahre 1998 wurde das Archivsystem optimal_AS® (Vorgängerversion von OS|ECM und nachfolgend enaio) vorerst nur für den Kundendienst eingeführt. Eingehende Briefe wurden gescannt, ausgehende Schreiben elektronisch in die Kundenakte eingefügt. Zwischen 1998 und 2000 folgten weitere Unternehmensbereiche. Mit der Einführung der ERP-Software kVASy (von der SIV AG) im Jahr 2004 wuchsen die Anforderungen. Das ERPSystem wurde schnell und problemlos integriert. So werden beispielsweise im Bereich Finanzwesen alle Ein- und Ausgangsrechnungen in OS|ECM abgelegt und sind jederzeit aus der Finanzsoftware heraus abrufbar. 2005 wurden weitere Module eingeführt, wie z. B. das Einscannen mit Barcode oder der Workflow im Bereich
der Hausanschlussbearbeitung. Der Workflow stellt komplette Bearbeitungsvorgänge dar, vom Antragseingang bis hin zur definitiven Archivierung. Einzelne Folgeschritte für den jeweiligen Mitarbeiter lassen sich so einfach festlegen und übersichtlich verfolgen. Damit sind Vorgänge besser nachvollziehbar und Prozesse werden beschleunigt.

SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG

• Rechnungseingangsverarbeitung mit teilautomatisierter Verarbeitung mit ICR/OCR-Technologie und Anbindung an SAP.


• 2016 wurde, basierend auf enaio®, ein Rechnungseingangsworkflow eingeführt, der inzwischen auch eine webservicebasierte Schnittstelle zur verwendeten ERP-Software von SAP mitbringt. Dabei kommen mit enaio® jump2ecm und enaio® jump2s die entsprechenden enaio® SAP-Konnektoren zum Einsatz

• Anbindung enaio® an CCP


• Anbindung an Software-Suite ITC, lima, CRM-System EVI


• Implementierung Gefahrenstoff-Prozess Archivierung, Prüf- und Freigabe-Workflow


• Implementierung Prozess Archivierung Zählereinbau.


• Digitalisierung Posteingang – ICR/OCR Klassifikation und Extraktion mit direkter Weiterleitung an Sachbearbeiter (75000 Seiten pro Jahr)

Implementierung des ECM-Systems enaio® mit Anbindung an PSIpenta

TÜV Süddeutschland Holding AG setzt auf effizientes Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Die TÜV SÜD Gruppe ist ein führendes Dienstleistungsunternehmen in den Marktsegmenten Industrie, Produkte und Verkehr und ist heute ein weltweit tätiges, zukunftsorientiertes Unternehmen. Mit mehr als 500 TÜV Service Centern und Standorten ist die TÜV SÜD Gruppe in allen wichtigen Wirtschaftsräumen in Europa, Amerika und Asien vertreten. Ein Fünftel des Umsatzes wird bereits im Ausland erzielt. 2002 erwirtschafteten über 11.000 Mitarbeiter einen Umsatz von 887.8 Mio. Euro. Hervorgegangen ist das Unternehmen aus der TÜV Bayern Holding AG und dem TÜV Südwestdeutschland e.V., Stuttgart, die im Juni 1996 fusionierten. Mit dem Zusammenschluss war der Zeitpunkt gekommen, auch die Archivierung der im Unternehmen entstehenden Dokumente zu modernisieren.
Nach der Prüfung von 20 Systemen fiel die Auswahl auf optimal_AS® (Vorgängerversion von OS:DRT). "Die Lösung kommt den von mir als Fachmann seit Jahren geforderten Bedingungen in hervorragender Weise entgegen”, begründet Rolf Bernhardt, Inhaber der internationalen Managementberatung RBS, Stuttgart, seine Empfehlung. Der von der TÜV Süddeutschland Holding AG mit der Auswahl des geeigneten Systems beauftragte Experte: "Es ist sehr anwenderfreundlich, bei einfachster Handhabung, im Gegensatz zu vielen anderen Systemen sehr flexibel und vor allen Dingen auch leicht modifizierbar, so dass spezielle Anwenderwünsche ohne Probleme berücksichtigt werden können.”
Eingeführt wurde optimal_AS® bereits Mitte Dezember 1996 für die Eingangsrechnungen mit etwa 80.000 Belegen jährlich. Anfang 1997 folgte der Einsatz bei der Bearbeitung der jährlich mehr als 400.000 Ausgangsrechnungen mit den dazugehörigen 1,4 Mio. Buchungsbelegen. Die Belege werden im SAP R/3 gebucht und anschließend den betreffenden Buchungskreisen zugebucht. Anschließend werden die Eingangsrechnungen im Doku-Center der Holding mit einem Barcode versehen, über einen der Hochleistungs-Scanner eingelesen und mit den Schlagworten Belegnummer, Buchungskreis und Geschäftsjahr archiviert. Die Mitarbeiter der FIBU recherchieren abgelegte Dokumente wie gewohnt im SAP R/3, per Tastendruck wird der entsprechende Beleg automatisch in OS:DRT herausgesucht.
Besonders papier- und platzsparend ist die elektronische Archivierung der Ausgangsrechnungen im COLD-Verfahren. Die vom Host übernommenen Daten werden mit der entsprechenden Hintergrundbitmap, wie z.B. dem einmalig eingescannten Briefpapier, zu einem Image verschmolzen. Hierbei werden die Suchkriterien aus dem Druckstrom herausgefiltert und automatisch an das Archivsystem übergeben.
Außer der Finanzbuchhaltung sind inzwischen acht Außenstellen angeschlossen, so auch die ECOPLAN Deutschland - Institut für Umweltschutz GmbH, eine 100%ige Tochter der AG mit Sitz in Mönchengladbach. Über ISDN-Router ist die dortige Finanzbuchhaltung mit OS:DRT in der Münchner Zentrale verbunden. Belege von Ein- und Ausgangsrechnungen werden zunächst mit der Kunden- und Belegnummer versehen und im SAP R/3 verbucht. Auf dem Postweg gehen sie zum Doku-Center, wo sie eingescannt werden und damit regional unabhängig im System zur Verfügung stehen. In den Außenstellen erfolgt die dezentrale Belegerfassung durch den Einsatz von OS:INX, dem Modul für die Erfassung von Massendaten. Im Bereich Fördertechnik fallen bei der Archivierung von Prüfbüchern technische A0-Zeichnungen an. Auch diese werden über spezielle A0-Scanner in das Archiv übernommen. Seit 1999 ist über OS:DRT eine auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Vertragsverwaltung realisiert. Die Erfassung der Indexdaten erfolgt innerhalb der einzelnen Abteilungen durch die Vertragsverantwortlichen. Hier werden auch die Wiedervorlageparameter gepflegt. Die Belegerfassung selbst erfolgt zentral im Dokumentationszentrum. Durch die digitale Ablage in Verbindung mit der integrierten automatischen Wiedervorlage w