DocuWare GmbH / DocuWare

Der Landessportverband für das Saarland (LSVS) ist die Dachorganisation von 52 Fachsportverbänden. Durch Einführung eines Cloud-DMS wurden viele Verwaltungsprozesse im komplexen Beziehungsgefüge unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen der Fachverbände digitalisiert.

Am Sitz des Landessportverbands für das Saarland (LSVS) im Saarbrücker Stadtwald befindet sich auch ein bekanntes Leistungszentrum des deutschen Sports, das viele Stars hervorgebracht und gefördert. Doch wirtschaftlich war der Verband 2018/19 ein Sanierungsfall.

„Früher war sogar mehr als die Hälfte der saarländischen Bevölkerung in Sportvereinen organisiert“ sagt Jürgen Lässig, der den Geschäftsbereich Verwaltung & Kommunikation in der Dachorganisation aller 52 Fachsportverbände des Saarlandes leitet. Als Lässig 2018 zum LSVS kam, war der Verband wirtschaftlich ein Sanierungsfall. Die Mitarbeiterzahl wurde von ca.140 Mitarbeitern auf etwa 80 reduziert. Eine Organisation, die so drastisch verschlankt werden muss, braucht effizientere Prozesse. Bei der Softwareauswahl entschied sich der LSVS aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für DocuWare. Wichtig war dem LSVS dass die Cloud-basierte Lösung alle erforderlichen Werkzeuge bietet. Die Sicherheit eines Rechenzentrums mit mehrfach gespiegelten Daten sowie der gewährleistete Datenschutz seien laut Jürgen Lässig in dieser Qualität mit einer eigenen Serverlösung kaum realisierbar.

Cloud-Entscheidung rechtzeitig vor Corona

Die Pandemie hat die Cloud-Strategie eindrucksvoll bestätigt: Die Arbeit vom Homeoffice aus wäre vorher undenkbar gewesen. Auch das beim LSVS eingesetzte ERP-System Odion läuft in der Cloud. Die Buchführung und Abschlusserstellung haben der Landesverband und die Fachverbände an insgesamt fünf verschiedene Steuerkanzleien ausgelagert, wobei sich inzwischen die meisten bei einer Kanzlei konzentrieren.

Vielseitige Verwendung

Die Prozesse für die Rechnungsbearbeitung wurden vom Projektbeginn im Sommer 2019 bis Ende 2020 in allen Fachverbänden mit DocuWare digitalisiert. Dabei waren für jeden einzelnen Verband Besonderheiten zu beachten. Manche regeln die Rechnungsfreigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip, bei anderen sind acht Augen erforderlich. Auch die Eskalationsstufen werden unterschiedlich definiert, ebenso die Vertretungsregelungen. Alle Rechnungen gelangen über E-Mail-Funktionsadressen in die entsprechenden – insgesamt ca. 100 – DocuWare-Briefkörbe, wo sie, entsprechend den individuell festgelegten Regeln, weitergeleitet und bearbeitet werden. In der Buchhaltungsabteilung werden die Rechnungen – entsprechend den in der Datev-Software der Steuerkanzleien verwendeten Kontenrahmen – vorkontiert, bevor sie an die Kanzleien übermittelt werden.

Das Personalmanagement, wo alle relevanten Personalunterlagen archiviert sind, ist ein weiteres Einsatzgebiet. Im Vertragsmanagement werden Verträge, wie etwa für Mietobjekte, entsprechend den zu beachtenden Fristen mit Wiedervorlage verwaltet. In einem allgemeinen Archiv werden unter anderem die Satzungen, Beschlüsse und Protokolle von Mitgliederversammlungen verwaltet.

Mit DocuWare verfügt der LSVS über ein Digitalisierungstool für vielfältige Aufgaben. Für eine so komplexe Organisation sind die Möglichkeiten zu einem bis ins Detail differenzierten Berechtigungsmanagement von großer Bedeutung. Mit DocuWare lassen sich Aufgaben delegieren, während gleichzeitig der Dachverband die Kontrolle über die Prozesse behält. Als nächstes Projekt hat Jürgen Lässig die Verwaltung der Zutrittskarten für die Anlagen und Räumlichkeiten auf dem Gelände des LSVS geplant. Dann kann jedes Mitglied seine Zutrittskarten selbst verwalten und rechtzeitig verlängern, bevor die Gültigkeit abl

Das 1997 gegründete Stahlhandelsunternehmen bedient ein überaus breites Spektrum von mehr als 1.700 Kunden aus verschiedensten Branchen – von kleinen Handwerksbetrieben und Stahlbauern über Bauunternehmen, Werkzeugmacher und Automatenhersteller bis hin zu großen Industrieunternehmen aus dem Automotive-Bereich.

Das Sortiment, das am Hauptsitz in Weißkirchen an der Traun auf einer Gesamtfläche von 13.500 Quadratmetern und zusätzlich in einem auf rostfreie Edelstähle spezialisierten Lager in Pichl bei Wels bereitgehalten wird, ist riesig. Ein weiterer Standort ist Salzburg, wo sich eine Vertriebsniederlassung befindet. Anfang des Jahres 2022 wurde zudem ein drittes Lager in Sattledt eröffnet. Die eigenen Sägeparks in Weißkirchen, Pichl und Sattledt ermöglichen es, beachtliche Sägeaufträge ins Haus zu nehmen und just in time zu fertigen.

Die Herausforderung im Stahlhandel besteht darin, eine sehr differenzierte Nachfrage mit einem schwankenden Angebot optimal in Einklang zu bringen. Eine weitgehend zum Erliegen gekommene Nachfrage, beispielsweise infolge der Corona-Krise, wird von einem rasanten Boom abgelöst, bei dem dann das Angebot der Stahllieferanten sehr spärlich ist. Durch eigene umfangreiche Lagerhaltung und Fertigungskapazitäten ist Maxx Stahl sehr flexibel. Zur Agilität des mittelständischen Stahlhändlers mit über 40 Beschäftigten trägt auch die Prozessoptimierung bei, die nach der Gründung des zusätzlichen Standortes in Pichl zum Jahresende 2018 geplant wurde. Das Volumen der Eingangsrechnungen war auf über 500 Rechnungen monatlich gestiegen. Neben den Eingangsrechnungen sollten auch die im eigenen Warenwirtschaftssystem büro+ von microtech erzeugten Ausgangsrechnungen sowie Bestellungen, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen und diverse weitere Schriftstücke automatisch archiviert werden. Auch zur Buchhaltung, die von externen Dienstleistern mit der Software BMD erledigt wird, sollte eine Schnittstelle bestehen.

Klare Cloud-Strategie

Eine Referenzinstallation des autorisierten DocuWare Partners brachte die Entscheidung für DocuWare, und zwar in der Cloud-Version, wie Roland Reisinger erklärt, der neben seiner Tätigkeit im Stahlvertrieb für die IT verantwortlich ist. Bei Maxx Stahl wird bereits seit mehreren Jahren auf ortsunabhängige Lösungen gesetzt: Die Beschäftigten können per Terminal-Server-Verbindung von überall auf die IT-Anwendungen zugreifen.

Der Rechnungseingangs-Prozess wurde mit der DocuWare Cloud umgehend automatisiert. Die heute zu 99 Prozent per E-Mail und PDF eingehenden Rechnungen werden in Outlook vom Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, überwacht und wandern automatisch in den DocuWare Briefkorb. Dort wird die Rechnung von einer Mitarbeiterin mit einem Zahlungsziel versehen, vorkontiert und entsprechend für die Finanzbuchhaltung vorbereitet. Gleichzeitig wird die Rechnung dem jeweiligen Besteller zugewiesen und somit eine Prüfung des entsprechenden Lagerzugangs angestoßen. Abschließend werden die Buchungsstapel mit den vorkontierten Rechnungen aus DocuWare zur finalen Buchung in die Buchhaltungssoftware importiert.

Schneller Zugriff auf kompletten Vorgang

Der mehrgleisige Workflow-Prozess hat dem Unternehmen, wie Reisinger erklärt, eine Vielzahl von Vorteilen gebracht: In der Administration werden beim Rechnungseingang nicht mehr, wie früher üblich, Überstunden gemacht, sondern stattdessen bleibt Zeit für andere Aufgaben. Bis Mitte 2022 ist das Archiv bereits auf über 280.000 Dokumente angewachsen Durch die Vergabe von Auftragsnummern kann ein kompletter Akt mit allen zugehörigen Dokumenten blitzschnell übersichtlich angezeigt werden. Das bringt große Zeit- und Geldersparnisse, sagt Roland Reisinger.

Die Suche nach Rechnungen sowie das umständliche Hin- und Herschicken von Pendelmappen zwischen den Standorten gehört bei Pappert der Vergangenheit an. Neben Papier- und Zeitersparnis hat DocuWare vor allem auch für Transparenz gesorgt.

Die Bäckerei Pappert ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen, das mit fast 150 Fachgeschäften rund um die Rhön zu den größten Bäckereibetrieben in Deutschland zählt. Den Kern bildet der Backbetrieb am Stammsitz Poppenhausen bei Fulda nahe der Wasserkuppe in der Rhön, von wo ein weitverzweigtes Filialnetz mit fertigen und Vor-Produkten beliefert wird.

K.o.-Kriterium „Positionsebene“

Ein Unternehmen, das so dynamisch wächst und expandiert, muss auch auf seine täglichen Prozesse achten. Die administrativen Abläufe effizient zu gestalten, ist bei Pappert die Aufgabe von Volker Müller. Als Leiter der Finanzbuchhaltung mit IT-Qualifikation (Microsoft Certified Solutions Expert/MSCE) ist er mit den Möglichkeiten der Digitalisierung vertraut. Bei der Auswahl eines DMS für Pappert stand eine Anforderung klar im Vordergrund: das Auslesen von Rechnungen auf Positionsebene. Im Auswahlprozess stellte sich heraus, dass diesem K.o.-Kriterium kaum eine der marktgängigen DMS-Lösungen gerecht wird. Per Internetrecherche stieß Müller auf das Lösungsangebot eines DocuWare Partners auf der Basis von DocuWare mit dem Zusatzmodul BCT. Das Versprechen: Sämtliche Rechnungstypen werden mittels OCR-Erkennung bis auf Positionszeilenniveau ausgelesen.

Wichtig ist diese Funktionalität, weil sich bei Pappert oft Posten für verschiedene Kostenstellen auf einer Rechnung befinden. Die Rechnungen können viele Seiten lang sein, die Positionen müssen einzeln ausgelesen und mit der zugehörigen Kostenstelle gebucht werden.

Ebenfalls von großer Bedeutung für die Softwareentscheidung war die Cloud-Option, da das Unternehmen sich keine weiteren IT-Aufgaben in puncto Wartung, Installieren von Updates, Datensicherheits- und Datenschutz-Prozeduren ins Haus holen wollte. Gestartet wurde das DocuWare Projekt bei Pappert am 1. Oktober 2021 mit dem Rechnungseingangs-Workflow, der zu Jahresbeginn live ging. Durch das detaillierte Auslesen der eingehenden Rechnungen können die einzelnen Positionen, die häufig die Kostenstellen bereits mit enthalten, automatisch zugeordnet werden. Das erste Checken und gegebenenfalls Nachbearbeiten sowie Verknüpfen der Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten wie etwa Lieferscheinen erfolgt in der Buchhaltung. Anschließend gehen die Rechnungen via Workflow zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Abteilungen bzw. regionalen Bereiche mit jeweils sechs bis acht Fachgeschäften.

Komplett vorbereitete Buchungssätze

Die Filialen sind über die Kommunikationslösung „intratool“ eingebunden, die über ein DocuWare Formular zur Prüfung von Rechnungen in den Prozess integriert wurde. Bei Beträgen bis zu 1000 Euro kann die Freigabe auf der Bereichs- oder Abteilungsebene erfolgen, Rechnungen, die darüber hinausgehen, werden von der Geschäftsführung geprüft und freigegeben. Am Ende des Workflows stehen komplett vorbereitete Buchungssätze, die im Stapel an die Datev-Buchhaltung zur Verbuchung und Zahlung übergeben werden.

Für die Buchhaltung hat die komplett digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.

Der nächste mit DocuWare digitalisierte Prozess steht kurz vor der Live-Schaltung. Es geht um Investitionsanträge, bei denen die Angebote, technischen Daten, Pläne und Bilder etwa zu einem Bauvorhaben digital verwaltet und de

Das Familienunternehmen Stanglmeier aus Niederbayern ist heute mit seinen Reise- und Bus-Charter-Büros mit angegliederter Werkstatt einer der führenden Mobilitätsdienstleister in der Region. In der Verwaltung setzt das Traditionsunternehmen zunehmend auf Digitalisierung. Seit Jahresbeginn 2018 sorgt die Cloud-basierte Lösung auch für mehr Transparenz.

Von den Niederlassungen in Mainburg, Ingolstadt und Pfaffenhofen aus planen und organisieren die Mitarbeiter Reisen jeglicher Art. Stanglmeiers Devise, immer am Puls der Zeit zu sein, gilt nicht nur für die Dienstleistungen. Die Papierflut im Unternehmen einzudämmen war nur einer der Gründe für den DMS-Einsatz. Bei täglich bis zu 200 Eingangsrechnungen war bis dahin vor allem der Aufwand für die Rechnungsprüfung enorm. Rechnungen, die von Lieferanten bereits elektronisch per E-Mail geschickt wurden, mussten erst ausgedruckt und ebenso wie die Rechnungen per Post von Mitarbeitern in den einzelnen Standorten geprüft werden, bevor sie in die Zentrale nach Mainburg geschickt, dort von der Geschäftsleitung freigegeben und in der Buchhaltung gebucht, bezahlt und archiviert wurden. Ebenso aufwendig war der Suchprozess, wenn in einem der Standorte eine bestimmte Rechnung gebraucht wurde.

DMS als Basis für das Digitalisierungsprojekt

Als erstes wurde ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen installiert. Die Rechnungen werden in der Empfangsabteilung entweder gescannt oder automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, indexiert und in DocuWare gespeichert. Mit der Indexierung ist festgelegt, in welche Abteilung die Rechnung zur Prüfung geschickt wird. Dort erscheint sie in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters. Sobald dieser sie geprüft und seinen elektronischen Stempel gesetzt hat, wird sie je nach Lieferantenadresse entweder zu Geschäftsführer Christian Stanglmeier oder zur Prokuristin zur Endkontrolle geschickt. Wenn sie dort abschließend freigegeben ist, wird die Rechnung zur Buchhaltung weitergeleitet. Der Workflow endet, nachdem die Rechnung gebucht, bezahlt und archiviert ist. Ist das Ehepaar Stanglmeier in Urlaub, ändert sich der Ablauf: Nach Prüfung durch den Sachbearbeiter geht die Rechnung sofort in die Buchhaltung und wird erst anschließend zur Nachkontrolle an das Unternehmerehepaar geschickt. Dank DocuWare Mobile kein Problem!

In der Personalabteilung ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen und dafür die Mitarbeiterunterlagen der rund 300 Beschäftigten zu digitalisieren. Ein einfacher Workflow zur Wiedervorlage von befristeten Arbeitsverträgen stellt bereits sicher, dass beim jeweils festgelegten Datum das Dokument automatisch in der Aufgabenliste der Mitarbeiterin erscheint. Diese kann dann rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Ein weiterer Workflow sorgt dafür, dass wichtige Betriebsmitteilungen zuverlässig per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt werden und sie diese dann in ihrer Aufgabenliste finden. Das ist gleichzeitig der Nachweis, dass die Mitarbeiter tatsächlich informiert wurden.

Dass sich durch die digitale Lösung Kosten und Platz sparen lassen, ist natürlich ein willkommener Nutzen. Was dem Unternehmen jedoch den weit größeren Vorteil bringt, ist die Verschlankung verschiedenster Arbeitsprozesse. Auch Skonti lassen sich jetzt dadurch leichter nutzen.

Nicht einmal zehn Jahre nach Gründung hat Stoll Automotive mit dem Vertrieb neuer und gebrauchter Kraftfahrzeuge sowie deren Reparatur eine beachtliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Der VW- und Audi-Vertragshändler ist in Südbaden mit vier Autohäusern präsent und setzt ebenso auf das Online-Geschäft mit Tuning-Produkten. Um schnell auf neue Trends zu reagieren, fokussiert das Unternehmen auf flexible und effiziente Prozesse. Seit Mitte 2019 ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz.

Stoll Automotive hatte bereits im Vorfeld erste Erfahrungen mit der digitalen Rechnungsarchivierung gemacht. Als mit Übernahme der Autohäuser in Lörrach und Binzen neue Niederlassungen hinzukamen, fiel die Entscheidung, in ein leistungsfähiges DMS zu investieren. Das wichtigste Ziel war die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Pools, um den Mitarbeitern dadurch einen standortunabhängigen und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen zu ermöglichen. Weitere Voraussetzung war die einfache Integration in das Dealer Management System CROSS. DocuWare Cloud setzte sich in der Auswahlphase gegen verschiedene Konkurrenzprodukte durch, vor allem aufgrund der einfachen Möglichkeit, eigene Workflows flexibel und schnell aufzusetzen. Zudem erlaubte das System einen raschen Einsatz durch bereits vorkonfigurierte Workflows für die Rechnungsbearbeitung.

Flexible Einrichtung dokumentenbasierter Prozesse

Mit DocuWare werden heute fast alle Verwaltungsdokumente einheitlich abgelegt. Die Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine übernimmt die Lösung über eine Schnittstelle direkt aus CROSS. Die unterschriebenen Kundenaufträge werden nach der Bearbeitung gescannt, automatisch indexiert und abgelegt. Die vorkonfigurierten DocuWare Workflows ermöglichen gleichzeitig eine zuverlässige und schnelle Prüfung der täglich eingehenden Rechnungen. Dabei werden die Belege je nach Absender automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet, und zwar übergreifend über vier Niederlassungen hinweg. Weitere Workflows wurden von Stoll Automotive selbständig für das Online-Geschäft eingerichtet, etwa im Bestelleingang für Tuning-Artikel. Ein weiterer Workflow beschleunigt den Verkauf von Gebrauchtwagen, die von Volkswagen Leasing zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow startet mit dem Eintreffen der Rechnung von VW und endet, sobald das Fahrzeug im System gespeichert, zum Verkauf vorbereitet sowie ein Bild für den Online-Shop gemacht ist.

Die elektronische Fahrzeugakte wurde auch neu eingeführt. Entscheidet sich ein Kunde für den Kauf, wird der unterschriebene Vertrag digital archiviert. Nach der Prüfung durch den Verkaufsleiter wird das Dokument an die Disposition weitergeleitet, wo verschiedene Teilaufgaben erledigt werden. Anschließend erhält der Verkäufer die Nachricht, dass alle Unterlagen für den Kunden bereitstehen. Dank DocuWare wissen die Mitarbeiter stets, welche Aufgaben bereits erledigt wurden bzw. noch anstehen.

Ob Auftrag, Rechnung, Verträge oder Fahrzeugakte: Heute werden sämtliche Dokumente über die vielfältigen Suchfunktionen schnell gefunden. Das ist bei Reklamationen ebenso hilfreich wie bei der Suche nach speziellen Fahrzeugen im Rahmen von Tuning-Angeboten. Gleichzeitig können Dokumente schnell per E-Mail an Kunden weitergeleitet werden. DocuWare ermöglicht es, dass heute jeder Mitarbeiter die meisten Aufgaben selbständig erledigen kann, also ohne die Kollegen an anderen Standorten zu beauftragen – eine große Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation. Ausbaupläne für die Cloud-basierte Lösung gibt es genug. So soll beispielsweise ein weiterer Workflow im Online-Shop für schnellere Rückmeldung und damit für einen noch besseren Kundenservice sorgen.