Produkt-Beschreibung
Die COI GmbH stellt mit COI-BusinessFlow eine leistungsstarke Plattform für die Bereiche Dokumenten- und Workflowmanagement und Archivierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen zur Verfügung. COI-BusinessFlow ist modular aufgebaut und die Serverprozesse sind in ihrer Leistungsfähigkeit beliebig skalierbar. Somit ist das System sowohl für kleine und mittelständische, wie auch für große, international agierende Unternehmen bestens geeignet.
Als leistungsstarke Dokumentenmanagement Software ist COI-BusinessFlow die effiziente Lösung für jedes Unternehmen, das seine Prozesse langfristig digitalisieren möchte. COI-BusinessFlow bietet Ihnen die volle Bandbreite an Dokumentenmanagement Funktionalität bei maximaler Flexibilität.
Durchdachte ECM-Komponenten stehen als konfigurierbare Standardlösung zur Verfügung. Diese können bei Bedarf individuell angepasst werden.
Mit unseren vorkonfigurierten Modullösungen unterstützen wir Sie nicht nur bei der Umsetzung Ihrer Implementierung, sondern auch bei der optimalen Anpassung Ihrer Prozesse.
- Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung
- Digitales Vertragsmanagement
- Digitale Personalakte
- Digitale Fahrzeugakte
- Qualitätsmanagement
- Kunden- und Lieferantenakte
- Projektdokumentation
- u. v. m.
Optimale Prozessunterstützung
Mit COI-BusinessFlow werden Unternehmensprozesse optimiert und die Effizienz und Produktivität enorm gesteigert. Daten und Dokumente werden in einer strukturierten, digitalen Ablage verwaltet und können somit schneller gefunden werden.
Dokumente und digitale Informationen werden innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Personen erzeugt, bearbeitet, abgelegt und verteilt. Meist liegen diese Dokumente in den unterschiedlichsten Medien vor, wie z. B. dem Fileserver oder dem E-Mail-Programm. Eine zentrale Dokumentenablage ist eine wichtige Investition in die Wettbewerbsfähigkeit! Sie bildet die Grundlage, um schnell und sicher auskunftsfähig zu sein.
Um Prozesse effizient zu digitalisieren, gehört neben der Archivierung und zentralen Ablage von Dokumenten und Firmenwissen auch die digitale Abbildung der Geschäftsprozesse inkl. Ablagestrukturen, Freigabeworkflows und Dokumentenlenkung dazu. Dank Versionierung und durchgängiger Prozessdokumentation werden Arbeitsabläufe und deren Status transparent und nachvollziehbar.
Workflows spielen immer dann eine Rolle, wenn verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen eines Unternehmens Vorgänge nacheinander oder auch parallel bearbeiten müssen. Gerade die effiziente Dokumentenlenkung spielt bei der optimalen Gestaltung der Abläufe eine gewichtige Rolle.
Remote auf Firmenwissen zugreifen zu können ist in der heutigen Zeit ein immer wichtiger werdender Faktor. Gerade Unternehmer sind viel unterwegs und brauchen einen Webclient, um Firmenprozesse weltweit mobil nachzuvollziehen, Verträge von unterwegs abzurufen oder wichtige Entscheidungsgrundlagen jederzeit auffinden und sichten zu können. Damit ist eine Projektsteuerung von überall und zu jeder Zeit möglich.
Umfassende Auskunftsfähigkeit durch strukturiertes, digitales Ablagesystem
Für die effiziente Bearbeitung von Geschäftsprozessen ist Zeit stets ein kritischer Faktor. Das schnelle Auffinden von wichtigen Informationen, passend zum Vorgang, bringt Effizienz in Ihre Abläufe und ist deshalb ein großer Wettbewerbsvorteil. Hierfür ist die Dokumentensuche mit Hilfe eines DMS ein wichtiger Schritt, hin zu perfekten, effizienten Prozessen.
COI-BusinessFlow sorgt als strukturiertes, digitales Ablagesystem für die schnelle Verfügbarkeit und den weltweiten Zugriff auf die aktuellen sowie korrekten Versionen von Dokumenten und Informationen. Folglich verbessert sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber anderen Abteilungen und Kunden.
Somit kann rasch auf Kundenanfragen reagiert, Entscheidungen schneller getroffen und der Kundenservice enorm verbessert werden. Zufriedene Kunden wiederum stärken die Wettbewerbsposition.
Prozesstransparenz durch zentrale Datenbasis & lückenlose Nachvollziehbarkeit
Die zentrale Informationsplattform COI-BusinessFlow verfügt über eine durchgängig nachvollziehbare Dokumenthistorie, welche automatisch erstellt wird. Zudem protokolliert die Versionsverwaltung sämtliche Veränderungen an Dokumenten sowie die entsprechenden Bearbeitungsprozesse.
Tätigkeiten an Daten und Dokumenten können somit jederzeit transparent nachvollzogen werden. Um Datenredundanzen zu vermeiden, werden Dokumente in verschiedenen Ordnern bzw. Akten logisch untereinander verknüpft und deren Ablage dem Anwender im Verwendungsnachweis übersichtlich aufgezeigt.
Nahtlose Integration in bestehende Umgebungen
Eine Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse und Strukturen des Kunden hat bei der Entwicklung von COI‑BusinessFlow seit Beginn an hohe Priorität. Dank der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit lässt sich COI-BusinessFlow nahtlos in alle gängigen Standardsysteme und Applikationen integrieren. Die offene Architektur ermöglicht eine Implementierung in unterschiedlichste Umgebungen.
Dank der vielfältigen Schnittstellen von COI-BusinessFlow können beliebige Dokumente der unterschiedlichsten Formate in den unternehmensweiten Information Backbone abgelegt und verwaltet werden. COI-BusinessFlow wird somit optimal in die Unternehmensstruktur eingebunden und bietet den Mitarbeitern eine ideale Möglichkeit zum Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten und Informationen.
Revisionssicherheit nach gesetzlichen Vorgaben
Die Archivierung von Firmendaten ist nicht nur wegen gesetzlicher Richtlinien, sondern auch für die konkrete Nachverfolgung von Firmenwissen Pflicht. Eine strukturierte und nachvollziehbare Archivierung schützt zusätzlich vor Datenverlust.
Mit COI-BusinessFlow werden die behördlichen, steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von betrieblichen Daten und Dokumenten abgedeckt.
Alle Informationen sind zu jeder Zeit zentral für alle Mitarbeiter zugänglich, wobei das ausgeklügelte Rechte- und Rollenkonzept sicherstellt, dass nur diejenigen Anwender Zugriff auf die jeweiligen Daten haben, denen er auch gestattet ist.
Die Versionierung der Daten und Dokumente verhindert Datenredundanzen und durch die revisionssichere Verwaltung aller Informationen wird eine sichere und langfristige Aufbewahrung der Unternehmensdaten gewährleistet.
Erhöhung der Mitarbeitermotivation
Durch die nahtlose Einbindung von ECM-Technologien in die Standardsysteme und deren intuitive Bedienbarkeit steigt die Nutzerakzeptanz und folglich die Produktivität der Mitarbeiter.
Zudem werden meist lästige Routineaufgaben wie Kopieren oder Drucken reduziert und ein ganzheitliches Verständnis für betriebliche Abläufe geschaffen. Besser können Mitarbeiter zur Akzeptanz neuer Software kaum motiviert werden.
Die Vorteile von COI-BusinessFlow auf einen Blick:
- Optimale Prozessunterstützung
- Umfassende Auskunftsfähigkeit durch strukturiertes, digitales Ablagesystem
- Prozesstransparenz durch zentrale Datenbasis & lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Nahtlose Integration in bestehende Umgebungen
- Revisionssicherheit nach gesetzlichen Vorgaben
- Erhöhung der Mitarbeitermotivation
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