Stets richtig gesteuert mit der WinLine

Als die Einführung eines Produktions­planungs- & -steuerungssystems (PPS) erforderlich war, machte sich D.C. In­dustrie Elektronik auf die Suche nach einer neuen Softwarelösung. Zwar bil­dete das bisher eingesetzte Programm die Anforderungen an die Auftragsbe­arbeitung ab, jedoch sollten im Zuge der neuen Softwareimplementierung die einzelnen Insellösungen durch ein integriertes ERP-/PPS-System ersetzt werden.

In der WinLine wurde D.C. Industrie Elektronik schließlich fündig. Ein ent­scheidender Punkt war dabei, dass das WinLine PPS sowohl kundenbezogene Kleinserien als auch Kunden-Einzelauf­träge kumuliert fertigen kann. Die Gesamtlösung „WinLine“ über­zeugte zudem durch die einfache Bedienung sowie die flexiblen Ein­stellungsmöglichkeiten. Die Software passte sich dem Unternehmen an und nicht umgekehrt - dies war D.C. Indus­trie Elektronik sehr wichtig.

Projektablauf

Nach Abschluss der Workshop-Phase, in der sämtliche Anforderungen und Abläufe detailliert ausgearbeitet wur­den, begann die schrittweise Imple­mentierung der WinLine mit der Wa­renwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Hierzu wurden die Stammdaten aus der Kreditoren- und Debitorenbuch­haltung sowie auch der Kontenrahmen aus der Altsoftware übernommen.

Mit der anschließenden Einführung der WinLine Warenwirtschaft erfolgte eine Neustrukturierung aller Verkaufs­artikel. Dazu gehörten u. a. die Ein­richtung einer Chargenverwaltung so­wie des FIFO-Bewertungsverfahrens. Den (vorläufigen) Abschluss bildet die Einführung des WinLine PPS-Systems.

Herausforderungen im Projekt

Eine komplexe Aufgabe war die Ab­bildung des Preisfindungs- und Preis­gestaltungsmodells. Bei D.C. Industrie Elektronik kommen sowohl verschie­dene Preislisten als auch kunden-/kun­dengruppenspezifische Preise sowie Kontraktpreise zum Einsatz. Diese müssen dann korrekt auf die bis zu 30 verschiedenen Varianten eines Produkts angewendet werden. Über die Einrichtung von Kunden-Artikel­nummern wird sichergestellt, dass bei der Auftragserfassung automatisch der richtige, kundenindividuelle Preis herangezogen wird und auf dem Be­leg erscheint.

Projekterfolg

Bei D.C. Industrie Elektronik ist man mit der Entscheidung für die mesonic WinLine voll und ganz zufrieden. Vor allem die bessere Transparenz der Pro­zesse durch eine integrierte Gesamtlö­sung wird sehr geschätzt. Hierzu gehö­ren beispielsweise die Auswertungen in der Buchhaltung (z. B. die BWA), die auf Knopfdruck zur Verfügung ste­hen und nicht erst vom Steuerberater angefordert werden müssen. Und auch in der Warenwirtschaft sind durch die Verbindung von Einkaufs- und Ver­kaufsartikeln vielfältige Auswertungen möglich.

Zudem ist eine bessere Übersicht über Aufträge, offene Bestellungen und Rahmenverträge gegeben. Die Einrichtung der Chargenverwaltung ermöglicht eine lückenlose Artikel­rückverfolgung. Das automatische Heranziehen der kundenindividuellen Preise bei der Auftragserfassung ist bei etwa 45.000 Kompaktsteuerungen, die jährlich das Werk verlassen, eine enorme Hilfe.

G. Wurm Group - Top Service dank WinLine

Die G. Wurm Group, die aus der G. Wurm GmbH + Co. KG und der VONEXIO Logistik & Fulfillment GmbH besteht, begab sich 2018 auf die Suche nach einem neuen ERP-System. An die neue Software wurden klare Anforderungen gestellt: Sie sollte an­passungsfähig und innovativ sein und gleichzeitig eine hohe Flexibilität für mögliche Individualisierungsprojekte bieten. Über die klassischen Funktio­nen einer Warenwirtschaft hinaus soll­te das neue ERP auch alle Themenblö­cke der Finanzbuchhaltung abbilden. Darüber hinaus waren bereits grund­legende Arbeitsprozesse im System gefordert, damit die Digitalisierungs­strategie der G. Wurm Gruppe in allen Bereichen der beiden Unternehmen umgesetzt werden kann.

Die WinLine erfüllte nicht nur diese Kriterien, sondern wies aufgrund des großen Funktionsumfangs im Stan­dard auch ein stimmiges Verhältnis von Initial- und Entwicklungskosten auf. So mit fiel die Entscheidung auf die ERP-Lösung aus dem Hause mesonic.

Projektablauf

Die Einführung eines neuen ERP-Systems umfasst verschiedene kom­plexe und planungsintensive Themen, damit die Implementierung bestmög­lich erfolgen kann. So war man sich bei der G. Wurm Gruppe von Anfang an bewusst, dass neben der Definition des kompletten Lastenheftes vor allem die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die generelle Einstellung und Offenheit gegenüber dem neuen ERP-System wichtig sind.

Um dem Projekt die nötige Priorität einzuräumen, wurde ein Hauptverant­wortlicher aus dem Unternehmen be­nannt, der sich über mehrere Monate ausschließlich der Einführung der neu­en Software widmete. Die Vorbereitungs- und Schulungszeit war anspruchsvoll und erstreckte sich über mehrere Monate. Dadurch konn­te die Implementierung jedoch wie geplant in der Nebensaison erfolgen.

Projekterfolg

„Rückblickend können wir sagen, dass die Einführung der neuen Software nicht besser hätte verlaufen können“, fasst die G. Wurm Group das WinLine­Projekt zusammen. Mit einer Übergangszeit von nur ei­nem Quartal ist es gelungen, alle Pro­zesse mit der WinLine umzusetzen, ohne dass der Kundenservice oder die allgemeinen Abwicklungsprozesse qualitativ gelitten haben.

Die Systemumstellung auf die WinLine hat zu enormen Rationalisierungsef­fekten geführt, da u.a. viele Prozesse automatisiert werden konnten und die WinLine eine Vielzahl von Möglichkei­ten der Datenein- und -ausgabe bietet. So werden beispielsweise Bestel­lungen, die im Webshop oder über Marktplätze generiert werden, auto­matisch in die WinLine übernommen. Ebenso können WinLine-Belege mit individuell angereicherten Kundenin­formationen auf Knopfdruck nach Mi­crosoft Excel exportiert werden. Auch der Rechnungsversand wurde automa­tisiert.

Gleichzeitig hat sich die Datenqualität verbessert - insbesondere im Hinblick auf die Kunden- und Artikelstammda­ten. Damit einher geht eine verbesser­te Auskunftsfähigkeit, Informationen stehen sofort auf Knopfdruck zur Ver­fügung. Dies wiederum führt zu einer Verbesserung der Servicequalität ge­genüber den Kunden. Auch kunden­spezifische Auswertungen und Listen sind in der WinLine mit nur einem Klick erstellt. Die durch Prozessautomatisierungen frei gewordenen personellen Ressour­cen konnten an anderer Stelle im Un­ternehmen eingesetzt werden.

Die positiven Effekte, die auf die Ein­führung der WinLine zurückzuführen sind, lassen sich auch in Zahlen aus­drücken: So haben verschiedene Fak­toren dazu geführt, dass sich der Um­satz der Unternehmensgruppe in den letzten Jahren verdoppelt hat. Auch der Einsatz der WinLine hat entschei­dend dazu beigetragen.

Gartenheim - Wohnprojekte mit besonderem Flair

Die gemeinnützige Genossenschaft Gartenheim hat ihren Sitz in Wien-Eßling und hat es sich seit ihrer Gründung 1919 zum Ziel gesetzt, leistbaren Wohnraum für den Mittelstand, für Kleingewerbetreibende und für Arbeiter zu schaffen.

Das WinLine-Projekt

Aufgrund des enormen Wachstums der Gesellschaft war es mit der Zeit nicht mehr möglich, die Verrechnung der Vorschreibungen und Betriebskosten mit Microsoft Excel und Word zu erstellen. Auch für die Buchhaltung, die bisher manuell geführt wurde, musste eine automatisierte Lösung her. Es war an der Zeit für ein integriertes Softwaresystem, das alle Bereiche gleichermaßen abdeckt. Die Wahl fiel auf die ERP-Software WinLine von mesonic.

Zeitersparnis durch Automatisierung

Der Echtbetrieb startet im Jahr 2002 mit der Finanzbuchhaltung, die monatlichen Vorschreibungen werden mit Microsoft Word und Excel erstellt und per Post versendet. Im Jahr 2011 steigt die Zahl der zu verwaltenden Mietobjekte und durch die eigene Bauträgertätigkeit wächst der Verwaltungsaufwand rasant. Dadurch ist eine weitgehende Automatisierung der Verrechnungsprozesse erforderlich.

Dank der WinLine und DIAS Compact können bei Gartenheim ca. 2.000 Vorschreibungen jeden Monat schnell und sicher erstellt, gedruckt und verbucht werden. Mietvorschreibungen werden mit dem Modul WinLine Batchbeleg importiert. Weitere Abläufe - wie der Versand der Vorschreibungen per E-mail oder der Zahlungsverkehr mit SEPA Lastschrift - erfolgen mit der WinLine automatisch und stellen zusätzlich eine enorme Zeit- und Kostenersparnis dar.

Ein zentrales Thema, die Betriebskostenabrechnung, erfolgt durch Übernahme der anteilsmäßigen Kostenrechnungsdaten aus der WinLine und Gegenrechnung gegen die bereits geleisteten Vorauszahlungen.

Neben der Finanzbuchhaltung, der Fakturierung und der Kostenrechnung kommt auch das integrierte WinLine Archivierungssystem zum Einsatz. So können neben den internen Belegen aus der WinLine auch die zahlreichen Verträge, Wohnungspläne, Vorschreibungen und Korrespondenzen übersichtlich archiviert und jederzeit wieder abgerufen werden.

Branchenspezifische Erweiterungen

DBSCDELTA Business Software Consulting betreut den WinLine-Kunden Gartenheim und hat Ergänzungsprogrammierungen in der bestehenden WinLine-Softwareumgebung durchgeführt. Mit seiner eigens programmierten Software DIAS Compact in Kombination mit der WinLine wurde ein perfektes Paket zur Abrechung und Verwaltung der Gartenheim Miet- und Verwaltungsobjekte geschaffen.

„Mit der Umstellung auf die WinLine konnten wir die internen Abläufe technisch und zeitlich optimieren. Die Verarbeitungsdauer konnte durch die Umstellung um 75 % reduziert werden. Die dadurch gewonnene Zeit kann von uns nun in die Akquisition und Bearbeitung neuer Projekte investiert werden“, resümiert Rudolf Burner, Geschäftsführer bei Gartenheim.

Heydt - Alte Tradition trifft moderne Software

Mehr als 20 Jahre arbeitete die Kornbrennerei Heydt mit einer individuellen Branchensoftware speziell für Brennereien. Zwischenzeitlich war diese Software allerdings in die Jahre gekommen und konnte die an sie gestellten Anforderungen nicht mehr erfüllen. Seit 2021 arbeitet das Unternehmen mit der ERP-Komplettlösung WinLine.

Die Projekt-Highlights

Heydt arbeitet mit einem offenen Zollager und führt entsprechend Alkoholsteuer ab. Bei regelmäßigen Prüfungen müssen daher lückenlos alle Lagerbewegungen nachgewiesen werden. Dazu erzeugt die WinLine Belege für jede Lagerbewegung. Sämtliche Lagerbewegungen werden in einem Journal mit der jeweiligen Alkoholmenge ausgewertet.

Die gesamte Auftragsabwicklung zu Großkunden erfolgt nun digital per EDI – vom Auftrag bis zur Rechnung. Durch den elektronischen Datenaustausch über die EDI-Schnittstelle zur WinLine wird der gesamte Bestellprozess jetzt deutlich schneller als zuvor abgewickelt.

Als Lebensmittelproduzent muss die Firma Heydt innerhalb kürzester Zeit die Artikelrückverfolgbarkeit sicher-stellen. Das heißt, sie müssen jederzeit lückenlos nachvollziehen können, wel¬che Rohstoffchargen in welchen pro¬duzierten bzw. ausgelieferten Waren verarbeitet wurden.

Durch Einsatz der Chargenverwaltung in der WinLine stehen diese Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung. Das Verwalten der Chargen wird Dank der Implementierung von Barcodescannern und passender Schnittstellen in der Auftragsabwicklung und Produktion stark erleichtert.

Die WinLine im täglichen Business

Das tägliche Arbeiten mit der WinLine klappt problemlos. Vor allem Unternehmensinformationen sind schneller greifbar. Lagerbestände, Lieferfähigkeiten, Umsatzübersichten usw. können sehr schnell abgerufen werden - auf Wunsch auch in grafischer Form.

Da es sich bei der WinLine um ein integriertes System handelt, erfolgt der gesamte Ablauf von der Bestellung über den Vertrieb bis hin zur Lieferung weitestgehend automatisiert und ist deutlich schneller geworden. Neben der schnelleren Erfassung von Belegen muss auch die Tourenplanung erwähnt werden. In der Auftragsdisposition können beliebig viele Aufträge einer „Tour“ zugewiesen werden, wobei diese mehrere Status durchläuft: Lieferfähigkeit prüfen, Packlisten ausgeben, Packstückzuordnung, GS1-konforme Versandetiketten drucken, Zusatzkosten ermitteln, Ladeliste erzeugen. Aus dieser Menüführung heraus wird ebenfalls eine digitale Versandanmeldung an den Spediteur übergeben und schließlich die Tour durch Druck der Lieferscheine geschlossen.

Sofort nach Rechungserstellung stehen die Buchungssätze im Finanzbuchhaltungsmodul der WinLine bereit – kein Abtippen, keine Tippfehler. Die WinLine unterstützt ebenso durch ein integriertes Mahn- und Zahlwesen, auch wenn - wie im Lebensmitteleinzelhandel üblich - ein Regulierer die Rechungen einer Vielzahl an Kunden begleicht.

Die in der Vergangenheit aufwendige Ermittlung der meldepflichtigen Verpackung erfolgt nun ebenfalls durch die WinLine, so dass sowohl dem LUCID-Verpackungsregister als auch dem Systempartner die benötigten Daten bereitgestellt werden können. Eine detaillierte interne Auswertung erfolgt über ein individualisiertes WinLine-Reporting.

Stahlharte Lösungen mit der WinLine

Gegründet 1966 zählt die Johann Neumüller Gesmbh heute zu den modernsten Entsorgungsbetrieben und Stahlhändlern Österreichs. Zahlen wie 21 LKWs im eigenen Fuhrpark, 115 motivierte Mitarbeiter, 200 abgewickelte Aufträge täglich, 500.000 Tonnen Schrott und Stahl pro Jahr und 289 Mio Euro Umsatz im Jahr 2021 sprechen für sich.

Der Mix aus Erfahrung, Tradition und Fortschritt im Stahl- und Schrottbusi­ness wird im Unternehmen in der Gegenwart mit modernsten IT-Systemen für Organisation und Logi­stik ergänzt. Dabei gilt hier auch heute noch das Prinzip des Handschlags.

Neben dem traditionellen Stahl- und Schrotthandel bietet das Unterneh­men auch maßgeschneiderte Entsor­gungskonzepte an. Verantwortung im Recycling erfordert neben dem fachlichen Knowhow ein leistungs­starkes Equipment. Mit dem Wasser- Land-Umschlagsstandort am Hafen in Ennsdorf und dem eigenen modernen LKW-Fuhrpark besitzt die Firma Neumüller dafür die optimalen Voraussetzungen.

Anforderungen & Zielsetzung

Durch das stetige Wachstum waren das Buchhaltungssystem und die eingesetzte Warenwirtschaft Anfang der 2000er Jahre den Anforderungen nicht mehr gewachsen und das Unternehmen somit gezwungen, sich eine neue EDV-Anlage mit entsprechender Software zuzulegen.

Mag. Johann Neumüller dazu: „Wir wollten ein System, das in der Lage ist, den Stahl- und Schrotthandel gleichermaßen abzudecken. Schlussendlich entschieden wir uns für die mesonic WinLine - ein individuelles System, das voll und ganz unseren Anforderungen entsprach.“ Nach einer relativ kurzen Einführungsphase wurde die gesamte Verwaltung auf die WinLine umgestellt.

Herausforderungen im Projekt

Eine Herausforderung war die gleichzeitige Verwaltung des Stahlhandels sowohl in Tonnen, Meter, Quadratmeter als auch Tafeln/Rollen/Stück.

Projekterfolg

Im Jahr 2012 wurden sämtliche Lagerhallen mit MDE- Geräten ausgestattet, seitdem werden alle Lagerbewegungen direkt von den Lagermitarbeitern erfasst und automatisch in der WinLine gebucht. Weiters wurden die LKW- und Gleiswaagen in die WinLine integriert, um die Wiegung der Schrotttransporte möglichst optimiert abzuwickeln.

Der integrierte Dispositionskalender vereinfacht die Einteilung der LKW-Touren für den Schrott-und Stahlhandel.

Geschäftsführer Johann Neumüller ist auch heute noch mit seiner einstiger Entscheidung zufrieden: „Wir erfassen heute unsere gesamten Geschäftsabläufe in der WinLine und haben die Möglichkeit unsere Daten genaustens auszuwerten. Geschäftsführung und Mitarbeiter sind mit dem System hochzufrieden, da die Bedienung leicht und der Informationsfluss hoch ist.“

Auswertungen in der WinLine überzeugen

Ziel bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung war - neben der Modernisierung und der Vereinfachung der Arbeitsprozesse - insbesondere die Automatisierung administrativer Auf­gaben. Hierzu zählen sowohl die regelmäßi­gen Abrechnungen von Pauschalen (für Miete, Service, etc.) für die Zähler­standsabrechnungen der Kundensys­teme als auch das Einlesen der dafür notwendigen Zählerstände der von den Kunden eingesetzten Bürosyste­me, z. B. Drucker, Kopierer oder Multi­funktionssysteme, in die WinLine.

Zudem lag der Fokus auf einer Verbes­serung der Datenauswertung. Die im ERP-System vorhandenen Daten soll­ten individuell zusammenstellbar und aus verschiedenen Blickwinkeln auszu­werten sein. Um zukünftig noch schneller und flexi­bler reagieren zu können sollten darü­ber hinaus die Mitarbeiter im Vertrieb und im Service von unterwegs über mobile Geräte arbeiten können.

So fiel die Wahl schließlich auf die WinLine von mesonic. Durch die Branchenunabhängigkeit und die Flexibilität der WinLine ist das Han­delsunternehmen auch bei eventuel­len Geschäftsveränderungen in der Zukunft gut aufgestellt. Das Komplett­paket von Warenwirtschaft, Buchhal­tung und CRM gewährt zudem jeder­zeitig den Gesamtüberblick über alle Geschäftsbereiche.

Projektablauf

Nach der Erstpräsentation der Soft­ware und Besprechung der Anfor­derungen fanden im weiteren Projektverlauf Workshops zur Erarbeitung der De­tailanforderungen statt. Mit wechseln­den Teilnehmern wurde dafür Sorge getragen, dass alle Anforderungen aus den verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Vertriebsinnendienst, Logis­tik, Helpdesk, Support) erfüllt werden.

Im ersten Schritt erfolgte das Go-Live zum 01.01.2019 mit der Finanzbuch­haltung. Das Gesamtsystem wurde zum 01.04.2019 migriert und ist seit­dem im Echtbetrieb.

Herausforderungen im Projekt

Mit der Datenübernahme aus dem Alt­system in die WinLine musste die ers­te Hürde genommen werden. Da auch die Arbeitsabläufe mit dem neuen Sys­tem optimiert werden sollten, konnten die Daten nicht 1:1 weiterverwendet werden.

Zunächst war daher eine Umstellung der Altsystem-Daten erforderlich, um die neuen Abrechnungsmöglichkeiten in der WinLine vollständig ausschöp­fen zu können. Dazu mussten Belege, die am Monatsbeginn für die Pauscha­len erstellt werden, von Belegen, die am Monatsende für die Verbrauchsab­rechnungen erzeugt werden, getrennt werden.

Eine Herausforderung war zudem die Abbildung der verschiedenen Abrech­nungsmodalitäten und Vertragskonstellationen. Klick- und Leasingverträ­ge mussten ebenso in der WinLine- Software abgebildet werden, wie die Verwaltung von Zählerständen oder die vom Kunden genutzten Maschi­nen. Außerdem sollten bei einer Ver­tragserfassung die Daten möglichst nur einmal eingegeben werden und nicht wie zuvor, mehrfach an verschie­denen Stellen erfasst werden müssen. Darüber hinaus sollten diese Informa­tionen auch automatisch im Kunden­konto hinterlegt werden, um damit jederzeit auch mobil von den Mitar­beitern abrufbar zu sein.

Projekterfolg

Administrative Aufgaben, z. B. die Er­stellung von Abrechnungen, wurden durch ihre Automatisierung verein­facht und gehen damit schneller von der Hand. Die flexiblen Datenauswertungsmög­lichkeiten, die die WinLine bereits im Standard bietet, sind für das Unter­nehmen ein richtiges Highlight. Be­sonders die Exportmöglichkeit nahezu jeder Auswertung in Microsoft Excel wird sehr geschätzt.

Die Möglichkeit des mobilen Arbei­tens sorgt zudem für mehr Flexibilität und schnelleres Handeln für die Mitar­beiter im V

WinLine gibt bei note 1 den Ton an

Ziel der Umstellung von der bis dato eingesetzten individuellen Branchenlösung auf ein integriertes ERP-System war in erster Linie die Optimierung von Prozessabläufen sowie die Reduzierung von Medienbrüchen zwischen den verschiedenen Systemen. Zudem benötigte note 1 umfangreichere Möglichkeiten in der Datenauswertung, die einfach und transparent gestaltet sein sollten. Dazu galt es, die unterschiedlichen Auswertungstools zu harmonisieren.

Weiterhin sollte auch der externe Dienstleister für die Warenlogistik einen direkten Zugriff auf die ERP-Daten erhalten, einerseits um Arbeitsabläufe wie Bestandsabfragen selbst durchzuführen, andererseits, um den Druck von Versandpapieren zu verkürzen und Übertragungsfehler zu vermeiden.

Da bei note 1 mit Kommissionslagern gearbeitet wird, lag ein weiteres großes Augenmerk darauf, die Waren sowohl eingangs- als auch ausgangsseitig schnell und übersichtlich auf die unterschiedlichen Kundenlager umzubuchen, die Bestände zu verwalten und die Lagerbewegungen auszuwerten.

Projektablauf

Aufgrund einer Empfehlung wurde das Unternehmen auf das WinLine ERP-System von mesonic aufmerksam. Bevor es zur Auftragsvergabe kam, wurde gemeinsam in einem Workshop der Ist-Zustand im Unternehmen erhoben und dessen Anforderungen genau analysiert. Die erarbeiteten Optimierungspotenziale überzeugten vom Einsatz der WinLine.

Die gesamte Projektierungsphase betrug 12 Monate. Innerhalb dieses Zeitraums wurden die Arbeitsprozesse sowohl an die WinLine-Module als auch an externe Plattformen und Systeme (Phononet, GEMA, Amazon) angebunden und die Mitarbeiter im System geschult. Pünktlich zum 1. Januar 2012 ging note 1 mit der WinLine in den Echtbetrieb.

Herausforderungen im Projekt

Ein Fokus lag auf der Anbindung der WinLine an Phono-Net, die Plattform für den elektronischen Datenaustausch der deutschen Entertainmentbranchen. Die dort eingehenden Großhandelsbestellungen werden per Schnittstelle an die WinLine übertragen. Weitere Schnittstellen wurden zu Amazon und zur automatischen Meldung an die GEMA erstellt, die deutschlandweit die Musik-Urheberrechte verwaltet.

Kontinuierlich wurden auch in den Folgejahren weitere Kundenwünsche umgesetzt, so auch die vollständig in die WinLine ERP-Lösung integrierte Plattform „tag2beat“ für das professionelle Verwalten, Veröffentlichen und Vertreiben von Musiktiteln und Dokumenten.

Projekterfolg

Bereits innerhalb kürzester Zeit zeigten sich die Vorteile des WinLine ERPSystems gegenber der alten Lösung: Nicht nur die Auskunftsmöglichkeiten gegenüber den Kunden sind schneller und umfangreicher. Auch das einfachere Datenhandling - bedingt durch die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung -, die Datenaufbereitung und Übertragung der Artikelstammdaten an das Branchenportal PhonoNet sowie die Übergabe von Artikelstammdaten und Lagerbeständen an die Lagerverwaltungslösung des Logistikdienstleisters überzeugen auf ganzer Linie.

„Mit der mesonic WinLine haben wir in Sachen Kundenservice und Flexibilität einen großen Schritt nach vorn gemacht. Wir können einfacher und schneller auf spezielle Kundenwünsche eingehen und uns damit besser als Dienstleister in einer schwierigen Branche behaupten“, äußert sich Sandra Kohlheyer, Geschäftsführerin bei note 1, zufrieden.

Süße Geschäfte bei PCO mit der WinLine

Bereits seit über 20 Jahren hält die PCO Group der mesonic WinLine die Treue. Das vorrangige Ziel der Soft­wareeinführung zum Ende der 1990er Jahre war es, die verschiedenen Berei­che von Warenwirtschaft und Auftrags­bearbeitung besser zu organisieren. Auf Empfehlung kam die WinLine in die engere Wahl und überzeugte u. a. durch die direkte Zugriffsmöglichkeit auf die Da­tenbestände und die große Flexibilität des Systems.

Heute setzt die PCO Group das kom­plette WinLine-Paket ein: vom Wa­reneingang über die Produktion bis hin zum Verkauf und zur Kundenbe­treuung. Dabei wird die WinLine sowohl an den zwei Standorten in Deutschland sowie in den eigenstän­digen Niederlassungen in den Nieder­landen, in Italien, Spanien, Frankreich, Großbritannien, Rumanien und in der Türkei eingesetzt.

„In unserer langjährigen Geschäftsbeziehung haben wir unsere WinLine-Installation im Laufe der Zeit Zug um Zug erweitert. Heute setzen wir die Software in allen Unternehmensbereichen ein und profitieren dabei vom Zusammenspiel einer integrierten Gesamtlösung“, berichtet Verkaufsleiter Andreas Kumeth überzeugt von der WinLine.

Projektablauf

Mit einfachen Dingen begonnen, stiegen die Anforderungen an die WinLine von Jahr zu Jahr. Mehr Au­tomatismen in den Arbeitsprozessen und eine zunehmende Digitalisierung standen dabei im Vordergrund. Zu den ersten Steps gehörten die di­rekte Übermittlung der Auftragsdaten aus der WinLine an die verschiedenen Lager sowie die Einführung des inte­grierten WinLine ARCHIV-Systems für die digitale Organisation der Belege.

Es folgte die Einführung eines Web­shops mit direkter Verknüpfung zur WinLine. Damit erhält jeder Kunde in­dividuell Auskunft über seine Bestell­historie, den Bestellstatus, seine indivi­duellen Preise sowie über seine Belege, z. B. Lieferscheine und Rechnungen. Demnächst wird zudem eine Down­loadmöglichkeit dieser Dokumente im PDF-Format eingerichtet. Mittelfristig ist die komplette Automatisie­rung vom Bestelleingang im Webshop bis hin zur Rechnungserstellung in der WinLine vorgesehen.

Bei PCO erfolgt eine kundenindividuelle Preisgestaltung und Rech­nungserstellung. Die Folge sind äu­ßerst umfangreiche Preislisten, für die im Hintergrund mehrere Millionen Datensätze in der WinLine verwaltet werden. Zusätzlich werden individuelle Abrechnungszeiträume, unterschiedli­che Zahlweisen und Rechnungsauf­stellungen berücksichtigt. Abschlie­ßend erhalten die Kunden ihre Belege per E-Mail. All diese Arbeitsschritte werden von der WinLine bravourös gemeistert.

Für die bessere Organisation von An­fragen, Reklamationen etc. im gesam­ten Unternehmensnetzwerk kommt seit einiger Zeit das WinLine CRM zum Einsatz. Und da bei PCO der Daten­schutz groß geschrieben wird, verlässt man sich auch hier auf eine Lösung aus dem Hause mesonic: das WinLine DSGVO-Modul.

Die Ideen bei PCO zur fortwährenden Digitalisierung des Unternehmens sprudeln immer weiter und so sind die nächsten Projekte bereits in Planung. Eines davon ist die digitale Erfassung von Warenbestellungen beim Eingang im Lager und ihre automatisierte, di­rekte Verbuchung in der WinLine - und das auf Chargenebene.

Projekterfolg

Im Laufe der Jahre ist es PCO in meh­reren Projektabschnitten gelungen, eine Rundum-Komplettlösung zu schaffen. Die Digitalisierung und Au­tomatisierung vieler Unternehmens­prozesse sorgt für schnelle und fehler­arme Abläufe, für die Reduzierung von Kosten - u.a. durch die Vermeidung unglaublicher Mengen an Papier, die zuvor benötigt wurden - aber auch zu einem noch besseren Kundenser

Mit der WinLine zu mehr Kundennähe

2018 übernahm Patrick Eikelmann die Geschäftsführung bei WBE. Seitdem liegt der Fokus auf der Digi­talisierung des Unternehmens. Man wollte näher an die Prozesse der Kun­den heranrücken, um schon bei der Entwicklung neuer Baugrup­pen mitwirken zu können. Ein übergeordnetes Ziel war die komplette Übernahme der Bestellda­ten in Form von Stücklisten aus der Entwicklung des Kunden bis hin zum eigenen Beschaffungsprozess. Dazu wurde die WinLine derart konfiguriert und erweitert, dass heute eine durch­gängige Prozesskette abgebildet wird.

Digitalisierung von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung

Der Prozess beginnt mit der Bestel­lung des Kunden. Hierbei werden neben den kaufmännischen Daten auch die Stücklisten sowie die Zeichnungen des zu fertigenden Produkts übermit­telt, in die WinLine importiert und ggf. mit weiteren Informationen, z. B. Ressourcen und Tätigkeiten für die Produktion, ergänzt.

Das zur Fertigung erforderliche Mate­rial wird automatisch aus den Stücklisten heraus­gefiltert und die Materialbestellung direkt aus der WinLine auf elektronischem Weg an die Lieferanten übermittelt. Die für den Datenimport und -export erforderlichen Schnittstellen stellt das ERP-System standardmäßig zur Verfügung.

Anschließend folgt der Materialfluss im Unternehmen. Während in der WinLine alle kaufmännischen Prozesse ablaufen, unterstützt das Partnermodul „M-Prozesse“ die Abbildung der Produktionsprozesse. Durch die tiefe Integration von „M-Prozesse“ in die WinLine sind beim Wareneingang alle Bestellungen be­kannt und werden in Sekundenschnelle erfasst. Die automatische Synchronisation der Systeme aktuali­siert alle Datenstände und gibt somit jederzeit aktuell Auskunft über Lager- und Produktionsbestände.

Transparenz für alle Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter haben jederzeit einen Überblick über die anstehenden Ar­beiten. Die Auftragslage ist transpa­rent, die einzelnen Arbeitsschritte genau geplant. Jeder Arbeitsschritt wird dokumentiert, indem Arbeitszeiten, Tätigkeiten, Rüst­zeiten, Laufzeiten und Materialeinsät­ze erfasst werden.

Ist die Ware auslieferungsbereit, wird der Lieferschein in der WinLine erstellt. Dabei sind alle Informationen des Fer­tigprodukts im Informationsfluss ent­halten. Dies ist gerade für Maschinen­bauteile von enormer Wichtigkeit, da diese Informationen Aufschluss über Haltbarkeiten, Sollbruchstellen oder Materialschwächen geben.

Herausforderungen im Projekt

Eine kniffelige Aufgabe war die Ab­bildung der verlängerten Werkbank. Arbeitsschritte, die WBE nicht selbst erledigen kann, werden an Dienstleis­ter ausgelagert. Der Warenausgang zum Dienstleister wird mit den Daten für die Rücklieferung bedacht, sodass der Zulieferer sowohl den Materialfluss als auch die Termintreue beachten kann. Somit ist WBE letztlich seinen eigenen Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig. Kommt es doch einmal zu Verzöge­rungen, Fehllieferung oder Unterbre­chungen, ist der schnelle Informationsaustausch für alle Beteiligten von gro­ßer Bedeutung. Durch die schnelle Reaktionsfähigkeit lassen sich größere Schäden vermeiden.

Projekterfolg

Mit der Durchgängigkeit der Ferti­gungsprozesse von der Kundenbestel­lung über die Eigen- bzw. Fremdferti­gung bis hin zur Auslieferung hat sich WBE zu einem modernen Zulieferer entwickelt. Die zunehmender Digitalisierung der Geschäftsabläufe führte zu einer sehr guten Entwicklung bei WBE, so dass die Belegschaft innerhalb von zwei Jahren um mehr als 30 % aufgestockt wurde.