Step Ahead GmbH / STEPS - ERP + CRM FÜR HANDEL

Von der Beschaffung, Montage und Instandhaltung hochpräziser Komponenten bis zur Planung, Konstruktion und Fertigung individueller Maschinen: Altmann Industrietechnik macht es möglich. Vom kleinen Ingenieurbüro bis zum großen Automobilhersteller setzen unterschiedlichste Unternehmen auf den technischen Dienstleister. Er beschafft die benötigten Produkte, übernimmt auf Wunsch die Montage und konstruiert bei Bedarf auch individuelle Maschinen. Gegründet wurde Altmann vor über 60 Jahren in München. Heute basiert das Unternehmen auf drei Säulen: Altmann Technischer Handel, Altmann Mechanischer Service und Altmann Technologie Center. 110 Beschäftigte arbeiten an vier Standorten in Deutschland. Das Geschäft brummt: Zuletzt haben die Vertriebsmitarbeiter rund 60.000 Aufträge pro Jahr abgewickelt. Etwa 1,1 Millionen Artikel unzähliger Hersteller umfasst das Produktportfolio – von DIN- und Normteilen über Lineartechnik bis hin zur Antriebstechnik. Kunden können auch direkt über den Online-Shop bestellen. Im Logistikzentrum am heutigen Hauptsitz in Dachau werden die Waren anschließend kommissioniert.

Die Umstellung auf das ERP-System STEPS erfolgte bei Altmann schrittweise und über eine Dauer von insgesamt eineinhalb Jahren. Nach und nach wurden die Vertriebsmitarbeiter in Workshops an die neue Software herangeführt – mit großem Erfolg und hoher Akzeptanz. Heute ist der technische Händler in der Lage, fast 500 Lieferscheine pro Tag zu kommissionieren. Wenn ein Kunde im Online-Shop einen Artikel bestellt, wird automatisch ein Auftrag im ERP generiert. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter sichtet und bestätigt den Auftrag, bevor dieser an die Kommissionierung weitergeleitet wird. Aus dem STEPS Dashboard heraus können Mitarbeiter auf das Dokumenten-Management-System zugreifen. Anfragen, Bestellungen und Fragen des Kunden lassen sich per Drag & Drop zu einem Prozess bündeln und ablegen. Die Versanddaten eines Auftrags werden direkt vom ERP-System an die V-LOG-Software übergeben. Im Warenausgang wird die Ware noch einmal im Vieraugenprinzip gesichtet, der Lieferschein gescannt und das automatisch generierte Versandlabel aufgeklebt. Anschließend kommt das Paket in einen Container und wird vom Frachtdienstleister abgeholt. Der durchgängig digitale Prozess entlastet Mitarbeiter, spart Arbeitszeit und reduziert die Fehlerquote.

Die Baader Planetarium GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit etwas mehr als 60 Mitarbeitern. Vom oberbayerischen Mammendorf aus produziert und vermarktet es optische Geräte zur Himmelsbeobachtung – angefangen von Einsteigerteleskopen diverser Consumer-Marken, die in 13 europäische Staaten geliefert werden, über die Ausstattung von Schulen, Universitäten und wissenschaftlichen Instituten bis zur Lieferung kompletter Sternwarten einschließlich der Konfiguration und Integration von Einzelkomponenten, unter anderem im Auftrag von NASA und ESA.

Inhabergeführt seit drei Generationen wird das Unternehmen derzeit von Thomas Baader und seinem Sohn Johannes Baader geführt. Prozess-Knowhow und betriebswirtschaftliche Kenntnisse steuert das dritte Mitglied der Geschäftsleitung bei, die Tochter beziehungsweise Schwester Anne Ettmayr. Baader Planetarium führt rund 8.000 Artikel im System, davon 5.000 ständig aktiv. Der Verkaufswert pro Artikel weist eine Spannbreite von 1,50 Euro bis gut in den sechsstelligen Bereich auf. Pro Jahr werden bis zu 10.000 Aufträge erfasst.

Die Vielfalt der Anforderungen, die Baader Planetarium an seine ERP-Software stellt, ist außerordentlich groß. Aufgrund der unterschiedlichen Geschäftsmodelle – Einzel- und Serienfertigung, Handel und Konfektionierung, Massenvertrieb und Projektgeschäft – verlangt das Unternehmen dem System so ziemlich die komplette Bandbreite ab, die es überhaupt leisten kann. Die dafür nötige Flexibilität ist am Markt alles andere als leicht zu finden. Kein Wunder, dass man bis 2019 an einer vor Jahrzehnten eingeführten, DOS-basierten Software festhielt.

In STEPS fand Baader Planetarium ein ERP-Paket, das den gewünschten Anforderungen weitgehend entsprach. Zwar würde man nicht komplett auf Anpassungen verzichten können, aber die ließen sich im neuen System über künftige Updates beibehalten. Zudem erfüllte Anbieter Step Ahead zwei wichtige Bedingungen: Er war in der Nähe ansässig und von der Unternehmensgröße her auf Augenhöhe. Zudem bietet STEPS eine Struktur, mit der sich Prozessketten relativ einfach und teilweise auch recht flexibel aufbauen lassen – aus Sicht des Unternehmens ein schlagendes Argument.

Die Schalbau Vitzthum GesmbH. stellt Baubedarfsartikel her und ist Handelspartner namhafter europäischer Baustoff- und Maschinenproduzenten. Das 1969 gegründete und in Familienhand geführte Unternehmen versorgt Bauunternehmen und Bauträger mit Baubedarfsartikeln, Schalungsmaterial sowie Baugeräten und -maschinen. Dazu zählen unter anderem Dichtsysteme, Baustützen, Steintrennmaschinen, Raumcontainer, sowie Deckenschalung und Lichtschächte. Mit 56 Mitarbeitern in der Unternehmenszentrale in Unken und sieben weiteren österreichischen Standorten bedient Schalbau hauptsächlich Kunden aus Österreich, aber auch aus den angrenzenden Nachbarländern. Aktuell profitieren circa 9.000 Kunden von dem breitgefächerten Sortiment aus über 2.000 Artikeln.

Anfang 2020 hat Schalbau mit dem auf der Website integrierten Online-Shop einen zusätzlichen digitalen Vertriebskanal aufgebaut. Damit wollte das Unternehmen die Beziehung zu seinen Kunden stärken und ihnen einen weiteren Service bieten. Daneben pflegt das Unternehmen einen starken Offline-Vertrieb über klassische Vertriebswege.

Für den erfolgreichen Betrieb eines Web-Shop im Bereich Baubedarf sind zuverlässige Angaben über die Anzahl und Varianten verfügbarer Produkte im Shop essenziell. Gleichzeitig wünschen die Käufer technische Beratungsleistungen (zum Beispiel zum Einbau) und Informationen wie Anleitungen oder Prüfberichte. Als familiengeführtes Unternehmen, das intensiv die Beziehungen zu seinen Kunden pflegt, wollte Schalbau keinen Standard-Webshop betreiben, der lediglich auf Click and Pay aus ist, sondern seinen Kunden auch digital beratend zur Seite stehen.

Schalbau suchte nach einer Lösung, die speziell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst ist und sich reibungslos in das bereits vorhandene Warenwirtschaftssystem einfügt. Dem Betrieb war es wichtig, dass Web-Shop und Warenwirtschaft auf eine zentrale Datenbank zugreifen, um redundante Datensätze und damit Mehraufwände in der Pflege zu vermeiden. Das Familienunternehmen wollte zudem auch im Online-Shop kundenorientierte, professionelle Beratungsleistungen anbieten und das Einkaufen auch außerhalb regulärer Geschäftszeiten ermöglichen. Das dadurch erreichte verbesserte Kauferlebnis soll die Kundenbeziehungen stärken.

In einer geplanten Implementierungsphase von rund 14 Monaten integrierte Step Ahead den Shop nahtlos in das Warenwirtschaftssystem. Seit April 2020 ist der Shop online. Aufgrund der gemeinsamen Nutzeroberfläche von Warenwirtschaftssystem und Shop konnten die Mitarbeiter schnell mit dem neuen digitalen Vertriebsangebot umgehen. 

Die von Step Ahead durchgeführte Shop-Integration in STEPS erfüllte die von Schalbau gestellten Anforderungen. Derzeit arbeiten 35 Anwender mit der Lösung, die Kunden und Mitarbeitern verschiedene Mehrwerte bietet:

• Der automatisierte und permanente Bestandsabgleich zwischen Web-Shop und System sorgt für einen fließenden, transparenten und aktuellen Datenaustausch.


• Das ERP-System überprüft die Artikel-Verfügbarkeit sowie die relevanten Daten. Dadurch kann Schalbau den Kunden live und schnell über die Produkte im Shop informieren digital beraten.


• Registrierte Kunden können im Online-Shop rund um die Uhr jegliche Daten runterladen.


• Darüber hinaus nutzt Schalbau die Anbindung an Shopware. Die Schnittstelle der Unternehmenslösung steuert die Daten schlank und zentral und optimiert den Austausch zwischen ERP und Shopware.


• 70 Prozent der Prozesse sind bei Schalbau derzeit bereits digitalisiert.

Als Online-Händler für Sportschuhe und -zubehör bearbeitet die SC24.com AG monatlich mehrere zehntausend Kundenaufträge. Seit 2007 war das ERP-System STEPS für den Handel als On-Premises-Lösung im Einsatz. Neben stetig steigenden Bestellvolumina, dem kontinuierlichen Ausbau des Produktangebots und saisonale Schwankungen gesellte sich eine weitere Herausforderung hinzu: Die Datensicherheit der firmeneigenen Server war aufgrund der dramatisch verschärften Bedrohungslage durch Cyberkriminelle nicht mehr ausreichend gegeben. Zudem verfolgte SC24.com im Zuge einer ambitionierten Wachstumsstrategie den Aufbau eines eigenen cloudbasierten Marktplatzes, der stärker als bisher auf die eigenen Brands fokussiert und eine umfassende Customer Journey unterstützt. Damit einhergehend sollte eine zukunftsfähige, skalierbare Grundlage für effiziente und möglichst kurze Bestell-, Vertriebs- und Reklamationsprozesse geschaffen werden. Auf diese Weise sollte die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber den großen Sportartikelherstellern gesichert werden, die inzwischen mit eigenen E-Commerce-Plattformen in den Markt drängen. Der Weg in die Cloud war für das Unternehmen daher beschlossene Sache.

Aufgrund der langjährigen, erfolgreichen Zusammenarbeit war Step Ahead erster Ansprechpartner für SC24.com für die Implementierung einer Cloud-Lösung, die alle Anforderungen erfüllt und zudem eine einfache Migration des On-Premises-ERP ermöglicht. STEPS als Cloud-Lösung basiert auf der Plattform Microsoft Azure, die für hohe Sicherheit der Anwenderdaten und eine umfassende Compliance steht. Die Cloud-Migration hat die Konnektivität deutlich verbessert und für eine erweiterte Bandbreite und damit eine höhere Arbeitsgeschwindigkeit gesorgt. Gleichzeitig macht sie SC24.com unabhängig von Hardware-Upgrades und liefert eine eindeutig bessere Skalierbarkeit. Zusätzlich zur Cloud-Migration wurde ein weiterer Mandant in das System integriert und ein Fullfilment-Dienstleister angebunden. Alle drei Projekte sind innerhalb von nur eineinhalb Jahren erfolgreich realisiert worden.

Aufgrund eines effizienten und strukturierten Projektmanagements gelang die Migration des bestehenden On-Premises-ERP in die Cloud innerhalb von lediglich sechs Monaten. SC24.com hatte in den Experten von Step Ahead einen starken Partner, der nicht nur die bestehenden Anforderungen nahtlos umsetzen konnte, sondern auch für Sonderlösungen offen war und diese erfolgreich integrierte. Ebenso konnte der Wunsch, das laufende System so kurz wie möglich zu unterbrechen, erfüllt werden: Der eigentliche Umzug in die Cloud erfolgte in einer wenig umsatzstarken Phase von SC24.com, nämlich über Silvester/Neujahr. Jetzt arbeiten am Standort Krumbach insgesamt 45 Anwender mit STEPS als Cloud-Lösung und genießen zahlreiche Vorteile:

• Kundenaufträge, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung wurden komplett in die Cloud verlagert. Die Cloud-Lösung sorgt nicht nur für eine bessere Performance, sondern auch für eine höhere Skalierbarkeit und Konnektivität der Daten.


• Die Cloud-Lösung verbessert die Sicherheit der Kunden- und Geschäftsdaten. Moderne Firewall-Lösungen und wirksame Zugangsbeschränkungen sind weitere Elemente, die mehr Sicherheit garantieren.


• Das ERP und die mit ihm verbundenen Anwendungen sind dank Cloud weit weniger störanfällig. Die Wartung und Aktualisierung von Hard- wie Software erfolgt einfacher und schneller.


• Arbeitsvorgänge sind flexibler geworden: Dank Cloud können die Mitarbeiter von SC24.com nun auch von Remote-Arbeitsplätzen auf Bestellungen, Kundendaten und Rechnungen sicher zugreifen – ohne Performance-Schwankungen.