Step Ahead GmbH / STEPS - ERP + CRM FÜR IT

In Salzburg ist die ADRESYS Adaptive Regelsysteme Gesellschaft m.b.H. zuhause, eine Tochter der weltweit agierenden OMICRON-Gruppe. ADRESYS und seine 22 Mitarbeiter sind auf Arbeitssicherheit im Elektrobereich spezialisiert und machen mit intelligenten Systemen die Arbeit mit gefährlichen Spannungen sicherer. Wichtigstes Produkt ist ein smartes Textiloberteil namens Angel, das Notfallsituationen identifiziert und automatisch notwendige Hilfsmaßnahmen einleitet. In das Kleidungsstück integrierte Elektroden erkennen selbstständig einen Elektrounfall oder Sturz. Eine zentrale Steuereinheit verständigt mithilfe der per Bluetooth verbundenen Smartphone-App die Notrufzentrale und aktiviert so die individuelle Rettungskette. Auf diese Weise ist Hilfe auf schnellstem Wege möglich. Das Geschäft mit Smart-Textile-Shirts ist gerade angelaufen und soll in den kommenden Jahren weiter an Fahrt aufnehmen.

Das Unternehmen existiert bereits seit 1988, agiert nach dem Aufkauf durch die OMICRON-Gruppe im Jahr 2012 allerdings wie ein internes Startup, das sehr frei in seinen Entscheidungen ist und sich seit 2017 auf das Smart-Textile-Shirt Angel fokussiert. Gab es früher lediglich eine zweistellige Anzahl an Rechnungsstellungen pro Jahr, die problemlos mit Word und Excel zu bewerkstelligen waren, machten die anhaltend gute Marktresonanz sowie steigende Kundenzahlen die Einführung eines ERP-Systems notwendig. Die Verantwortlichen wünschten sich eine flexible Lösung, die sich modular an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpasst und mit ihm wächst. Ganz bewusst wollte ADRESYS eine andere Lösung, als sie der Mutterkonzern verwendet. Man befürchtete, als „Anhängsel“ immer hintenangestellt zu werden.

STEPS wurde für ADRESYS Mitte 2019 als On-Premises-Lösung installiert. Rund ein halbes Jahr später konnte das Hightech-Unternehmen das neue System problemlos im Produktivbetrieb nutzen. Die Salzburger hatten sich dafür entschieden, die Software schrittweise einzuführen. Das gab die Möglichkeit, im Hintergrund Schnittstellen zu adaptieren, die Lösungen im Feldversuch zu testen und bei Bedarf mit den Step Ahead Consultants Verbesserungen vorzunehmen, um die Software für die benötigten Anforderungen zu optimieren. Heute profitiert ADRESYS von standardisierten ERP-Prozessen, die reibungslos mit den speziell programmierten Lösungen zusammenarbeiten. Die automatisierte Angebotserstellung ermöglicht eine schnelle Bearbeitung von Anfragen. Die optimierte Lagerverwaltung stellt sicher, dass Bestellungen in der Regel über Nacht ausgeliefert werden können.

Der Auslieferungsprozess wird aus der ERP-Software heraus angestoßen und direkt an den Logistikpartner übermittelt. Die Daten werden automatisch in STEPS eingespielt, die Lieferscheine erzeugt und die Serviceobjekte generiert. Unmittelbar nach der Zustellung kann der Kunde sein Smart-Textile-Shirt per Smartphone-App registrieren, die Funktionen aktivieren und es nutzen. Dieses Backend hat ADRESYS selbst programmiert. Es greift direkt auf die Informationen der STEPS Datenbank zu. Sobald der Kunde seinen Artikel in Betrieb nimmt, werden seine Daten im System automatisch angelegt. Dieser Prozess läuft komplett im Hintergrund ab und erfordert keine manuellen Eingriffe. 

Weitere Vorteile:

• Die direkte Zusammenarbeit mit den Programmierern von Step Ahead vereinfacht die Realisierung individueller Lösungen.


• Zahlreiche Prozesse sind flexibler geworden. Kunden können dank der automatisierten Registrierung ihre Produkte unmittelbar in Betrieb nehmen.


• Der Kundenservice steht bei allen Anfragen direkt zur Verfügung.

Die AP Armaturen Proksch GmbH aus Waiblingen ist ein Handelsunternehmen für 15.000 Artikel rund um Armaturen, Schläuche, Verschraubungen, Kugelhähne etc. 15 Mitarbeiter betreuen derzeit 800 Kunden.

Die Steps Business Solution kommt seit 2006 im Verkauf inkl. Rechnungsstellung, automatischen Bestellwesen mit Lagerbestandsüberwachung, für Preisauskünfte und die Überwachung der offenen Posten zum Einsatz.

Seit der Einführung des Systems hat AP Armaturen Proksch GmbH eine deutliche Zeitersparnis bei der Informationssuche, Abwicklung der Prozesse und eine damit verbundene Kostenreduktion erreicht. So wurde der komplette Warenfluss um fast 20% beschleunigt und Fehlinformationen bei Preisauskünften kommen nicht mehr vor.

Kundenanfragen bezüglich Lieferzeit und Preis können nun auf Knopfdruck kompetent beantwortet werden. Falsche Lagerbestände bzw. falsche Dispositionen kommen mit der Bestellmengenplanung, der Bestellung und der Überwachung der Lagerbestände nicht mehr vor.

„Seit Einführung der Steps Business Solution stehen uns sämtliche wichtige Informationen auf Tastendruck zur Verfügung.“
Bernd Proksch (Geschäftsführer), AP Armaturen Proksch GmbH

Die attocube systems AG entwickelt und vermarktet hochwertige und neuartige Positioniereinheiten und Rastersondenmikroskope. Die Systeme zeichnen sich besonders dadurch aus, dass sie dank eines patentierten Antriebskonzepts atomar genau an einen Zielpunkt heranfahren können und auch unter Extrembedingungen wie Tiefsttemperatur von minus 273 Grad und absolutem Vakuum wertvolle Messdaten liefern. Die innovative Technologie des 2001 gegründeten Münchner Unternehmens findet Anwendung in der Nano-, Bio- und Halbleitertechnologie, Telekommunikation sowie Luft- und Raumfahrt. 1.500 Geräte sind bereits weltweit in Hightech-Forschungslaboren im Einsatz, so z.B. bei IBM, Carl Zeiss, beim MIT in Boston, bei der Nasa und der Standford University. Mit 25 Mitarbeitern erwirtschaftet attocube systems rund 4,5 Mio € Umsatz pro Jahr - und das ohne Fremdkapital. attocube ist Gewinner des Bayerischen Innovationspreises 2006 so-wie des Deutschen Gründerpreises 2008 und wurde in 2008 als einer der „Orte im Land der Ideen“ von der Bundesregierung ausgezeichnet.
Gesucht war eine speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Produktions- und Handelsunternehmen ausgerichtete Lösung. attocube war es besonders wichtig, dass das neue System schnell, aber zunächst nur in den benö-tigten Bereichen einsetzbar war, um Liquiditätsvorteile zu nutzen. Als Softwarelösung mit überschaubarer Anfangsinvestition und Potential auf Wachstum ist Steps Business Solution gerade für junge, innovative Unternehmen ideal.
Seit Januar 2004 ist Steps Business Solution bei attocube im Einsatz. Die Einführung wurde sukzessive vorgenommen. Dank des modularen Aufbaus der ERP-Komplettlösung konnte attocube zuerst mit dem Verkaufsmodul anfangen, dann den Einkauf ergänzen und in 2008 Steps Produktion im Bereich Komponentenfertigung einführen. Derzeit arbeiten 20 Anwender in den folgenden Bereichen mit Steps Business Solution: Auftragsbearbeitung, Angebote, Au-träge, Rechnungen, Lieferscheine, Reparaturen und Retouren, Bestellwesen mit Bestellvorschlägen und Bestellungen, Artikel- und Lagerverwaltung, Reports für Umsatzkontrolle, Auftragseingang, etc.
Anspruch ist dabei stets, nicht nur operative Prozesse abzubilden, sondern zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Status der kaufmännischen Kennzahlen einzusehen. Zusätzlich setzt attocube zur Konstruktion und Planung der Geräte und Mikroskope eine CAD-Software ein.

Die Ineltro AG beschäftigt 26 Mitarbeiter und ist ein starker Distributor für Elektronische Komponenten im Markt Schweiz. Erfolgsfaktoren in diesem Geschäft sind die Zuverlässigkeit, die Lieferfähigkeit und der Preis.
Seit 2005 werden die Handelsprozesse der Ineltro AG durch die Steps Business Solution abgedeckt.
Eine der größten Herausforderungen war die Ablösung der alten Lösung, die Übernahme der Daten und die Anpassung an umfassende kundenindividuelle Ansprüche – und das innerhalb von 4 Wochen.

Bei der Analyse kamen einige Spezialitäten zu Tage: Einkaufspreise und Margenberechnung auf den Batches (Lieferungen), Unterstützung von bleifrei/RoHS, hohe Auskunftsbereitschaft im Verkauf, Kommissionierung für den Postversand, Import von Lieferanten-Preislisten. Aufbauend auf den Basisprozessen konnten die dazu nötigen Anpassungen (Funktionen, Anzeige von Zusatzinfo) im Projekt ideal mit den Individualisierungs- und Automatisierungstools der Steps Business Solution realisiert werden.

„Die Libero Solutions hat in einem sehr engen Zeitrahmen viel Flexibilität, Einsatz und Kompetenz bewiesen. Die Software wurde termingerecht eingeführt. Ab dem ersten Tag war ein produktives Arbeiten möglich.“
Marc Hunziker (Geschäftsführer)
Ineltro AG, Regensdorf

„Das kriegen wir auch so hin“. Das war jahrelang das Motto der ISE AG Informatik Solutions Einsiedeln. Seit über 30 Jahren bietet das Unternehmen IT-Lösungen und -Dienstleistungen für Schulen und Unternehmen. Ob Standardlösung oder Spezialprogrammierung, Hardware-Erneuerung oder Netzwerk-Erweiterung: Sie bekamen es hin – ohne professionelles ERP-System. Warum sich die ISE AG dann trotzdem für die Einführung der ERP + CRM Lösung STEPS für die IT-Branche entschieden hat.

Das Unternehmen aus Einsiedeln in der Zentralschweiz ist mit 22 Mitarbeitern in den Bereichen Systemtechnik/Systemintegration sowie Applikationsentwicklung tätig. Ein Schwerpunkt sind Cloud-Dienstleistungen, etwa die Integration von Microsoft 365 in Schulen. Rund 60 Prozent der Kunden sind Schulen aus der Deutschschweiz und aus Liechtenstein. Dieser hohe Anteil resultiert aus den Ursprüngen der Firma, die 1988 als Informatikschule startete.

Für die Geschäftsprozesse begnügte sich das Unternehmen – mittlerweile als IT-Dienstleister – sehr lange Zeit mit eigenentwickelter Software. Viele Abläufe wurden papierbasiert abgewickelt und dokumentiert, Angebote auch mal mithilfe von Word und Excel erstellt. 2015 folgte die Einführung von Microsoft Dynamics CRM. „Das haben wir irgendwie hingebogen und für Aufgaben genutzt, für die es nie gedacht war“, so Dario Züger, einer der beiden Co-Geschäftsführer der ISE AG. „Aber irgendwann waren wir es leid, unsere Prozesse an die Software anzupassen. Wir wollten ein System, das sich an unsere Bedürfnisse anpasst.“ Und nicht mehr von einem einzigen Mitarbeiter abhängig sein, der zuvor allein den Überblick über das große Ganze hatte und dessen Ruhestand immer näher rückte. Ein ERP musste her, so viel war klar.

Relativ schnell fiel die Entscheidung für STEPS, die ERP + CRM Lösung von Step Ahead. Artikelverwaltung, Offertstellung, Fakturierung – viele Abläufe ließen sich so vereinfachen und standardisieren. Innerhalb von nur zwei Monaten erfolgte Ende 2021 die Einführung inklusive der Schulung von Key Usern. „Unsere Deadline war 1. Januar 2022“, erklärt Züger, „auch wenn es herausfordernd war.“ Manches hätte er sich leichter vorgestellt, etwa die Datenbereinigung von Artikeln, Kunden und Kontakten vor der Migration. Nicht mehr benötigte Daten wie Tätigkeitserfassungen, Angebote, Aufträge und Rechnungen sind hingegen im alten System verblieben und wurden nicht umgezogen.

Unkompliziert verlief die Konfiguration von STEPS, da für den IT-Dienstleister keine aufwendigen Anpassungen nötig waren. Auch die Eingewöhnung der Anwender ging zügig. Die meisten User bei der ISE AG benötigen in erster Linie die Tätigkeitsschnellerfassung, für sie genügte eine kurze Anleitung durch die Key User. Dario Züger fühlte sich nach drei Tagen mit den wichtigsten Funktionen des neuen Systems vertraut. Alles weitere kam dann relativ schnell mit der täglichen Arbeit.

Seit Jahresbeginn 2022 arbeitet ISE mit STEPS. Im ersten Quartal wurden 120 Angebote, 54 Aufträge, 600 Rechnungen und die Tätigkeitserfassung der 22 Mitarbeiter komplett darüber abgewickelt. Die erste Zielsetzung war für den IT-Dienstleister damit erreicht. Als nächster Schritt ist die Integration eines User Help Desk (UHD) geplant, dies hatte man aufgrund des engen Zeitplans zunächst zurückgestellt. „Die Zusammenarbeit mit Step Ahead klappt bestens“, bilanziert Dario Züger. „Wir wurden in der Einführungsphase durch regelmäßige Meetings, Schulungen und Unterstützung bei der Konfiguration eng begleitet. Und bis heute gilt: Wenn wir nicht weiterkommen, stehen unsere Ansprechpartner uns immer mit Rat u

Die SmartRep GmbH ist ein technisches Vertriebsunternehmen von Hightech-Investitionsgütern für die Elektrofertigung. Im deutschsprachigen Raum deckt das 2004 gegründete Unternehmen den Vertrieb und Service für ein exklusives Produktportfolio im Bereich der SMT (surface mounted technology) -Fertigung ab. Dazu zählen eine große Auswahl an Prozessmaschinen internationaler Weltmarktführer für die Bereiche 3D-Messung und Inspektion, Automatisierung, thermische Prozessüberwachung und -optimierung. SmartRep ist beispielsweise exklusiver Distributor für 3D-Mess- und Prüfmittelsysteme der Firma Koh Young Technologie Inc..

Mit 35 Mitarbeitern in der Unternehmenszentrale in Hanau und der Vertriebs- und Service-Niederlassung in Günzburg (Schwaben) ist das Unternehmen im DACH-Raum tätig und bedient Firmen jeder Größe und Branche mit eigener Elektronikfertigung. Aktuell profitieren circa 800 Kunden von dem breitgefächerten Sortiment von über 10.000 Hightech-Artikeln.

Vor der Einführung von STEPS.IT arbeitete das Unternehmen mit verschiedenen Systemen für CRM, ERP und Ticketing im Bereich After Sales. Für diese Insellösungen musste das Unternehmen drei verschiedene Datenstämme pflegen. Dies führte zu redundanten Daten und vermehrtem Zeitaufwand beim Abgleich der Stammdaten.

Als im DACH-Raum tätiger Großhändler stand SmartRep auch vor der Herausforderung teils komplexer Bestell- bzw. Abrechnungsprozesse. So bestellt beispielsweise ein Kunde Produkte vom Headquarter aus, gibt darüber hinaus aber noch zwei abweichende Liefer- und Rechnungsadressen (Drittland-/Streckenlieferungen) in anderen Ländern an. Zudem kommt es nicht nur zu Warenbewegungen, sondern auch zu Bestellungen von Service- oder Schulungsleistungen, die eine andere Abrechnung erfordern. Das alte ERP-System konnte diese Anforderungen nicht mehr meistern, insbesondere was die Mehrsprachigkeit und Fremdwährungen angeht.

SmartRep suchte nach einer umfassenden ERP-Lösung, die speziell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst ist. Sie sollte CRM und ein Ticketsystem integrieren und eine zentrale Datenpflege ermöglichen. Zielsetzung war die Prozessoptimierung insbesondere bei den Geschäftsabläufen Angebotserstellung, Bestellung, Abrechnung und Buchhaltung.

Nach einer rund sechsmonatigen Implementierungsphase mit Anpassung von STEPS.IT an die Bedürfnisse von SmartRep startete der Großhändler im Januar 2020 mit der Nutzung. Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern möglichst hoch zu halten, schaltete SmartRep die alten Systeme ab. Sechs Key User wurden in einer von Step Ahead durchgeführten Schulung umfassend eingearbeitet. Dadurch war sichergestellt, dass ein guter Wissenstransfer an die anderen Mitarbeiter stattfand, die mit der neuen Lösung schnell gut umgehen konnten. Heute steht den SmartRep-Mitarbeitern weiterhin ein Ansprechpartner rund um STEPS.IT im Unternehmen bereit.

STEPS.IT erfüllt die von SmartRep gestellten Anforderungen an optimierte Unternehmensprozesse, die auf eine Datenbank zugreifen. Derzeit arbeiten 35 Anwender in den folgenden Bereichen mit der Lösung:

• Auftragsbearbeitung: Sichere Planung von Einkauf und Verkauf, Projektorganisation und Abwicklung, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung


• Einkauf und Logistik: Bestelloptimierung, Lizenz- und Produktverwaltung, Lagerverwaltung


• Support: Kontrollierte und zuverlässige Auftragserledigung mit integriertem Ticketsystem

Seit 1954 hat sich das Familienunternehmen Starke+Reichert als IT-Systemhaus, Softwarehersteller und Büroplaner profiliert. Mittelständler finden hier, was sie als IT- und Büroausstattung für einen Modern Workplace benötigen: innovative Software-, Cloud- und IT-Security-Lösungen, ein eigenentwickeltes Dokumentenmanagement-System ebenso wie Kopierer, Drucker und Büromöbel. Dafür sind knapp 190 Mitarbeiter an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz tätig. Seit knapp 20 Jahren arbeitet das Unternehmen mit Step Ahead zusammen. Zunächst als Vertriebspartner für STEPS, ab 2005 dann selbst als Anwender der Lösung Steps Business Solution. Um zukunftsfähig aufgestellt zu sein, erfolgte jetzt der Umstieg auf die aktuelle STEPS Version sowie anschließend der Umzug in die Cloud.

Von der Planung der Technikereinsätze über die Erstellung von Tätigkeitsberichten bis hin zur Rechnungsstellung – alle Geschäftsprozesse sollten in ihrer Gesamtheit in einer Software-Lösung abgebildet sein. Deshalb wollte Starke+Reichert in einem zweiten Schritt auch ein IT-Servicemanagement-System in seine Infrastruktur integrieren. Mit dem Wechsel in die neueste STEPS Version sollte die technische Voraussetzung dafür gelegt werden. Denn jeder Dienstleister, der ein solches System einführen möchte, muss sich über die Schnittstelle zum ERP-System Gedanken machen. Anwendungen und Software müssen reibungslos miteinander kommunizieren, damit eine reibungslose Geschäftsabwicklung möglich ist. Einen großen Anteil der IT-Umgebung hatte Starke+Reichert bereits in die Cloud verlagert und wollte entsprechend auch das bestehende ERP-System von Step Ahead umziehen. Mit der parallelen Aktualisierung auf die neueste Version sollte zugleich die Basis für eine moderne und flexible IT-Infrastruktur geschaffen werden. Langfristiger Plan dahinter war, die Architektur unter anderem für eine Integration des künftigen mySTEPS Servicemanagement-Moduls vorzubereiten.

Die Migration in die Cloud und das Update auf die aktuelle STEPS Version verlief insgesamt reibungslos. Anfangs dauerte es freilich eine Weile, sich zusammenzufinden. Anschließend empfand man die Zusammenarbeit mit Step Ahead bei diesem durchaus komplexen Projekt dann als sehr kooperativ und zielführend. Und so wurden die vielen anstehenden Themen Schritt für Schritt gemeinsam abgearbeitet. In einem Schritt musste sich das Unternehmen überlegen, wie sie mit den selbstgebauten Schnittstellen umgehen. Da die Managemententscheidung gefallen war, die in der Standardversion enthaltenen Funktionen zu nutzen, war es nötig, die selbstentwickelte Schnittstelle zum Preisabfragetool zurückzubauen.

In die Cloud umzuziehen, hat einige Geschäftsabläufe erleichtert. Zum Beispiel können die Mitarbeiter nun mobil auf die Unternehmensdaten zugreifen – ob im Home-Office, beim Kunden oder auf dem Weg dorthin. Früher mussten sie zuerst eine VPN-Verbindung aufbauen und sich mit den hauseigenen Terminalservern verbinden. Auch die Performance hat sich verbessert. Der entscheidende Punkt aber ist für Starke+Reichert: Der erste Schritt des Cloud-First-Architekturziels ist umgesetzt und das Fundament für die Zukunft gelegt. Damit einher geht auch, dass das Unternehmen jetzt auf die zuvor genutzten eigenen Terminalserver verzichten kann.

Waterlogic GmbH ist seit Anfang 2002 die deutsche Niederlassung von Waterlogic International Ltd., europäischer Marktführer im Bereich Wasserspender mit Festwasseranschluss. Einer der Gründe für den Erfolg von Waterlogic ist die enge Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern, die aus verschiedenen Branchen kommend die Idee der Versorgung der Menschen mit frischem und gesundem Wasser teilen. Waterlogic und ein motiviertes Team von Kundenbetreuern und Servicemitarbeitern stellen schnelle und zuverlässige Lieferungen von Ersatzteilen und Geräten, Unterstützung im Bereich Marketing und Technik sowie Training
und Schulungen sicher. Das international agierende Unternehmen Waterlogic produziert Wasserspender für verschiedene Firmengrößen und Branchen, stellt
sie mit seiner globalen Vertriebs- und jeweils lokalen Serviceorganisationen auf und wartet die Geräte in regelmäßigen Abständen.
Der Kundenservice ist für das Geschäft des deutschen Tochterunternehmens ein wichtiger Umsatzbestandteil. Für die kaufmännischen Aufgaben wie etwa Kundenverwaltung und Rechnungswesen nutzte man zu Beginn eine alte Softwarelösung auf Unix-Basis. Einer der Hauptaugenmerke für eine neue Softwarelösung lag in der Koordination der Servicetechniker im Außendienst.
Für ein serviceorientiertes Unternehmen wie Waterlogic ist der effiziente Einsatz und flexible Koordination der Servicetechniker im Außendienst erfolgsentscheidend.
Die exakte Planung und Disposition der Einsätze stellte bisher durch die vorwiegend
manuelle Bearbeitung dieser Prozesse einen enormen Aufwand dar.
Ziel war es, die am Ende ihres Lebenszyklus angekommene IT auf eine moderne, leistungsfähige und innovative Unternehmenslösung umzustellen. Durch ein Service-Modul sollte vor allem erreicht werden, zu wissen, welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen, diese sofort einzuplanen und dabei Terminkollisionen
zu vermeiden. Die Vielzahl an wiederkehrenden Rechnungen aus Vertrags- und Wartungsrechnungen zeitnah abzurechnen war ebenso eine wichtige Herausforderung. Als Ergebnis sollte am Ende die nachhaltige Entlastung der Mitarbeiter in der Verwaltung stehen. Das sollte durch zeit- und ereignisgesteuerte
Automatismen erreicht werden.
Die Anforderungen von Waterlogic setzte der Step Ahead Partner buck.making IT easy. innerhalb von 3 Monaten um. Durch die Warenwirtschaft Steps Business Solution lassen sich Lieferungen und Technikereinsätze zuverlässig planen und disponieren. Nach Rückmeldung des Einsatzberichtes der Techniker erfolgt künftig die Rechnungs- und Vertragsfaktura zeitnah im System.