Übersicht ausgewählter Referenzen |
| Anwender: |
Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. |
| Branche: |
- Erbringung von sonstigen öffentlichen Dienstleistungen (z.B. None-Profit-Organisationen)
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| Ort / Land: |
Frankfurt / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_Börsenverein_1408.pdf
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| Beschreibung: |
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Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. vertritt als weltweit einziger Verband die Interessen seiner 5.400 Mitglieder aus allen drei Handelsstufen: den Buchhändlern, den Zwischenbuchhändlern und den Verlagen.
2010 startete der Börsenverein mit dem Beratungshaus KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting GmbH die Suche nach einem Business Intelligence (BI) System, welches eine integrierte Erfolgs-, Bilanz- und Finanzplanung und detaillierte gruppenübergreifende Analysen ermöglicht. Mit der neuen Lösung sollte die bestehende und an ihre Grenzen gestoßene kombinierte MIS- und Excel-Lösung abgelöst und das Controlling weiter professionalisiert werden. Eine Herausforderung hierbei war, dass jedes Unternehmen der Börsenvereinsgruppe aufgrund der heterogenen Geschäftsmodelle unterschiedliche Anforderungen an die Lösung hat und eigene Datenbanken sowie bereichsspezifische Buchhaltungssoftware und Kontenplaner etc. nutzt. Die neue Software musste daher ein hohes Maß an Flexibilität und Vielseitigkeit aufweisen können.
Der Börsenverein wünschte sich außerdem eine Lösung, die es der Fachabteilung ermöglicht, viele Aufgaben, auch im Bereich der Implementierung, selbst zu übernehmen. Damit sollte eine gewisse Unabhängigkeit von IT und externer Unterstützung erreicht werden. Deshalb waren Nutzerfreundlichkeit und Programmierfreiheit von großer Bedeutung. Weiterhin wollte man Analyse- und umfangreiche Planungsfunktionalitäten in einem einzigen Tool abbilden, was die bisher genutzten Lösungen nicht in ausreichendem Umfang ermöglichten.
Nach einer umfassenden Evaluation verschiedener Lösungen von Hyperion über MIS bis Cubeware, welche zum Teil schon in anderen Bereichen der Gruppe im Einsatz waren, entschied sich der Börsenverein für das All in One-Toolkit BOARD.
Im ersten Schritt wurde eine Gewinn- und Verlustrechnung mit detaillierten Analysemöglichkeiten bis auf Beleganzeige aufgebaut. Durch den hierbei verfolgten Self-Service-Ansatz ist es nun jedem Budgetverantwortlichen möglich, seine Gewinn- und Verlustrechnung selbst zu analysieren, ohne dabei auf die Unterstützung der Buchhaltung oder des Controllings angewiesen zu sein. Diese Anwendung, momentan auf Verbandsbasis, soll in Zukunft auf alle Geschäftsbereiche ausgerollt werden.
Im nächsten Schritt wurde die Kundenauswertung der Frankfurter Buchmesse abgebildet. Der komplette Kundenstamm umfasst 7.500 Aussteller und Kunden und lässt sich nun differenziert bis auf Auftragsbestandsebene analysieren. Dabei können auf Vergangenheitswerte aus über zwölf Jahren zurückgegriffen und kleinste Details wie Standgröße in Quadratmeter abgefragt werden.
Um diese detaillierten Analysen in einem Tool zu realisieren, greift BOARD auf die verschiedensten Vorsysteme und Datenquellen der Börsenvereinsgruppe und ihrer Bereiche zu, die in einem Data Warehouse auf der Basis eines MS SQL Servers zusammengeführt werden. Dazu gehören Systeme wie Gypsilon für FiBu und KoRe, Klopotek und Ungerboeck für die Messeplanung, Vewa für die Mitgliederverwaltung sowie Excel.
Mit der Einführung von BOARD ging nicht nur ein Standardisierungsprozess zur Vereinheitlichung der verschiedenen Kontenplaner und Systeme einher, sondern „nun ist auch ein einheitlicher und konsistenter Überblick über die gesamte Gruppe gegeben“, berichtet Rudie van Schie zufrieden. Und nicht nur das: Durch die Qualitäts- und Transparenzsteigerung der Daten lassen sich rund 20 Prozent der Arbeitszeit im Controlling einsparen und die Abteilung kann mehr Informationen bei gleichem Personalbestand liefern. Die Fachanwender sind vor allem von der einfachen Handhabung begeistert und freuen sich über die Möglichkeit eigener Analysen.
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Die Fissler GmbH steht seit Jahrzehnten für qualitativ hochwertiges Kochgeschirr. Das deutsche Familienunternehmen wurde 1845 von Carl Philipp Fissler in Idar-Oberstein gegründet und beschäftigt weltweit 789 Mitarbeiter.
Bereits seit Ende 2004 nutzt Fissler eine Reporting- und Planungslösung auf Basis von BOARD – Fissler intern als VIPS (Vertriebs- Informations- und Planungs-System) bezeichnet. Im Zuge der Neustrukturierung der gesamten Supply Chain-Prozesse ergaben sich veränderte und neue Anforderungen an VIPS, unter anderem die Anbindung der Planung an SAP. Parallel wünschte das Unternehmen eine Versionsaktualisierung, um künftig die Vorzüge der neuen BOARD-Version nutzen zu können.
Mit Projektstart konvertierten und bereinigten die SDG-Berater die alten Strukturen des vorherigen Systems, setzten das DWH auf und realisierten die Schnittstelle zu SAP. Anschließend konnte der Relaunch der Planungslösung beginnen.
Das System umfasst vier mengenbasierte Module: Jährliche Vorplanung, Zentrale Jahresplanung, monatlich rollierender Forecast sowie Aktionsplanung (Inland). Die gesamte Planung dient als Bedarfsplanung und wird durch die Vertriebsverantwortlichen durchgeführt. Dabei werden Umsatzwerte anhand von historischen Preisen berechnet und gelten als Richtgröße für die Planer.
Die Jährliche Vorplanung dient als Ersteinschätzung für das Folgejahr und wird direkt als Primärbedarf in SAP hinterlegt. Grundlage für die Planung sind Vorschlagswerte, berechnet aus den historischen Werten der vergangenen 12 Monate unter Einbezug von Zielvorgaben. Für neue Artikel schätzt das Produktmanagement die Mengen als Vorschlagswerte für die Planung ein. Hierfür können automatische Vorschlagswerte über eine Kundenverteilung oder Artikelreferenzierung erzeugt werden.
Insgesamt plant Fissler bis zu 2.000 Artikel. Um fokussiert vorgehen zu können, wird dem Planer eine Einteilung in Artikelrubriken für sein individuelles Vertriebsgebiet angezeigt: die 80 umsatzstärksten Artikel, Verkauf von mehr als 1.000 Stück in den letzten 12 Monaten, neue Artikel und die übrigen Artikel.
Mit Hilfe dieser Einteilung plant der Vertriebsverantwortliche die Mengen auf Artikelebene und kann flexibel Details bis auf Kundenebene anpassen. Zur Orientierung steht ihm eine Artikelhistorie zur Verfügung. Dort werden Artikeldetailinformationen von der Material-Nr., Lieferklasse, Branchenzuordnung bis hin zu den Ist-Absatzmengen pro Monat der letzten 36 Monate angezeigt. Zusätzlich sind die Top-10-Kunden für diesen Artikel und ein grafischer sowie tabellarischer Plan-/Ist-Vergleich sichtbar. BOARDs Mehrsprachigkeit sowie die sprachlich angepassten Datenbanken für die Tochtergesellschaften ermöglichen auch den Planern im Ausland, sich unkompliziert zurechtzufinden.
Um die Termintreue und Planungsgüte zu erhöhen, werden Abgabedaten angezeigt, die Planung zentral geprüft und freigegeben und sämtliche Statusdaten dokumentiert. Nach Abschluss und Prüfung der Vorplanung übermittelt das Zentrale Controlling die Planwerte an SAP. Hier erfolgt automatisch die Umwandlung der Planmengen von VIPS in SAP-Primärbedarfe, die später im Zuge des rollierenden Forecasts in monatliche Kontingente konkretisiert werden.
Die Ergebnisse der Jährlichen Vorplanung im Bottom-up-Verfahren fließen nicht nur in den rollierenden Forecast, sondern auch in die Zentrale Jahresplanung. Hier plant die Zentrale in Idar-Oberstein auf Basis der Absatzmengen zusätzlich die Planpreise, berücksichtigt saisonale Effekte, Trends und Sondergeschäfte und erhält eine verfeinerte Absatzplanung und detaillierte Deckungsbeitragsplanung.
--> Fortsetzung des Anwenderberichts im PDF
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| Anwender: |
Fußball- und Leichtathletikverband Westfalen e.V. |
| Branche: |
- Erbringung von sonstigen öffentlichen Dienstleistungen (z.B. None-Profit-Organisationen)
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| Ort / Land: |
Kamen / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_FLVW_2014.pdf
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| Beschreibung: |
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Der Fußball- und Leichtathletikverband Westfalen e. V. (FLVW) ist ein gemeinnütziger Idealverein, dessen Verbandszweck die Förderung des Sports und der Jugendhilfe insbesondere in den Sportarten Fußball und Leichtathletik sowie im Bereich des Freizeit- & Breitensports ist.
Aufgabenstellung
Gemeinnützige Organisationen sind in besonderem Maße gehalten, die immer knapper werdenden Mittel zielgerecht, in Erfüllung der öffentlichen Aufgaben effizient einzusetzen. Neben der üblichen Haushaltsbetrachtung war deshalb die Einführung eines Finanzcontrollings für sämtliche Bereiche unverzichtbar. Als besondere Problematik war dabei zu beachten, dass die Verbandsführung im Wesentlichen beim ehrenamtlichen Präsidium liegt, welches dezentral über eigene Arbeitsplätze verfügt.
BOARD Lösung
Nach der Evaluierung verschiedener Systeme entschied sich der FLVW, ein Controllingsystem auf Basis des BOARD Toolkits aufzubauen. Durch den Ansatz des programmierfreien Toolkits konnten innerhalb weniger Monate die gewünschten Anforderungen umgesetzt werden.
Dazu wurden interne Finanzdaten aus dem Vorsystem MS Dynamics NAV in die multidimensionale Datenbank von BOARD geladen und ein Controllingsystem aufgebaut, dessen Ist- und Planzahlen ständig aktualisiert und überprüft werden.
Verschiedene Analysemöglichkeiten der Finanzzahlen wurden den Anwendern zur Verfügung gestellt, so dass regulierende Maßnahmen bei sich andeutenden negativen Entwicklungen ermöglicht wurden. So werden beispielsweise vorhandene Buchungen aus dem Vorsystem geladen und die Ist-Zahlen mit den Plan-Zahlen einzelner Kostenstellen in BOARD abgeglichen. Zusätzlich wurde eine GuV erstellt, welche anhand einzelner Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern oder Abteilungen analysiert werden kann.
Für die verschiedenen Abteilungen des Verbandes wurden aufgrund des intelligenten Zugriffssicherheitssystems von BOARD nur die Zahlen des Bereichs zur Verfügung gestellt, die benötigt werden. Der Verantwortliche der Finanzen bekommt jedoch alle Daten angezeigt und hat so das gesamte Controlling im Überblick.
Gerade im Ehrenamt stellte die zusätzliche Entwicklung einer webbasierten Lösung für einzelne Teilbereiche eine Herausfor-derung dar. Da mit BOARD HTML-Seiten ganz einfach per Mausklick erstellt werden, konnte den ehrenamtlichen Mitarbeitern ein Zugang zum BOARD-System über das Internet eingerichtet werden.
Mit einer integrierten Mailbenachrichtigung (Broadcast-Funktion) werden die jeweiligen Abteilungsleiter automatisch informiert, wenn die Planzahlen um einen definierten Wert unterschritten werden. BOARD ermöglicht durch das Aufrufen anderer Programme auch eine authentifizierte Übermittlung von Daten über den SMTP Server.
Durch die ständige Weiterentwicklung der Applikation ist es nun möglich, mit BOARD innerhalb weniger Stunden die Finanzdaten zu aktualisieren und der Verband besitzt ein taggenaues Reporting.
Kundennutzen
In früheren Zeiten wurde zweimal im Jahr über Zahlen gesprochen: zur Haushaltsaufstellung und zum Jahresabschluss. Jetzt ist es ein permanentes Thema, wodurch zeitnahes Gegensteuern bei sich abzeichnenden Fehlentwicklungen erst möglich wurde. Das Verständnis der Entscheidungsträger hat sich – auch dank BOARD – vollkommen gewandelt.
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| Anwender: |
Gigaset Communications GmbH |
| Branchen: |
- Großhandel
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
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| Ort / Land: |
Bocholt / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_Gigaset_1406_A4.pdf
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| Beschreibung: |
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Europas Marktführer bei DECT-Telefonen, Gigaset, ergriff bei der Herauslösung aus dem Siemenskonzern die Chance, die alten SAP-Systemstrukturen abzuwerfen und eine völlig neue, schlanke und natürlich kostengünstigere BI-Landschaft aufzubauen. Die zukunftssichere BOARD-Lösung bildet nun Demand und Financial Planning, Sales Reporting, Variant Planning und das Controlling der Materialbestände ab - ein echtes All in One-Werkzeug eben!
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| Anwender: |
HanseMerkur Versicherungsgruppe |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Hamburg / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_HanseMerkur_1411.pdf
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| Beschreibung: |
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Unternehmen
Die HanseMerkur Versicherungsgruppe ist ein traditionsreicher bundesweit agierender Versicherer mit mehr als 1.951 Mitarbeitern und hauptberuflichen Vermittlern. Bei Beitragseinnahmen von 1.580,7 Mio. Euro und Kapitalanlagen in Höhe von 5.307,7 Mio. Euro (Stand 2014) weist HanseMerkur eine hohe finanziellen Solidität auf, von der Versicherte und Mitarbeiter profitieren und die dem Ziel der dauerhaften Selbständigkeit der HanseMerkur Gruppe dienen.
Aufgabenstellung
Durch die Einführung der neuen Controllinglösung sollte die Qualität und die Effizienz des Planungs-, Prognose- und Reportingprozesses bei HanseMerkur gesteigert werden. Vor Einführung der neuen Lösung wurden im Controlling vielfältige Excel-Sheets manuell erstellt und zusammengefügt. Um die Akzeptanz bei den Usern sicherzustellen und die Berichtsqualität zu erhöhen, wurde zudem eine einfach und programmierfrei zu bedienende Plattform gesucht. Flexibilität und Benutzersicherheit waren weitere Auswahlkriterien. Darüber hinaus sollten die Administration und die Weiterentwicklung der Lösung durch die Fachabteilung erfolgen.
Die Entscheidung fiel auf den Aios Planner, eine Applikation basierend auf BOARD, entwickelt von BOARD-Partner AIOS. Die Anforderungen waren:
- Effizienzverbesserung des Planungs-, Reportings und Prognoseprozesses
- Programmierfreie und einfache Bedienung
- Weiterentwicklung durch die Fachabteilung
BOARD-Lösung
Die Applikation wurde als Client-Server-Lösung aufgebaut. Quellsysteme der Lösung sind SAP, PAISY, MS Excel und Access. Im Planungs- und Prognoseprozess erfolgt die Erfassung der Daten über vordefinierte Masken. Unterschiedliche Verteilungsschlüssel, Szenariorechnung, Top-Down sowie Bottom-Up-Planung werden im Plan- und Prognoseprozess unterstützt. Zudem werden individuelle Kennzahlen, Ampel- und Cockpit-Grafiken in der Applikation bereitgestellt.
Die Besonderheit bei der Implementierung bestand darin, einen komplexen Verteilungsalgorithmus für Planung, Prognose und Reporting zu entwickeln. Dieser verteilt automatisch die Kostenarten über individuell definierte Schlüssel auf unterschiedliche Kostenträger. Bei Konzeption, Aufbau und Anpassung des Datenmodells mussten bestehende, geplante und neue Verteilungsansätze integriert werden.
Kundennutzen
- Die Aufbereitung der Planungs- und Prognosedaten konnte von zwei Wochen auf eine beschleunigt werden.
- Der Aufwand zur Erstellung und Vereinigung von ca. 120 verschiedenen Excel-Listen der Kostenstellenverantwortlichen bei Planung und Prognose entfällt komplett.
- Zudem entfällt auch der Aufwand zur Erstellung individueller Kostenstellenberichte in FoxPro durch das automatisierte und Benutzerrecht-spezifische Berichtswesen in BOARD
- Die User können problemlos verschiedene Szenarien für ihren Verantwortungsbereich erstellen und eigene Auswertungsberichte und -sichten erstellen.
- Die Drillfunktionalität und neue grafische Elemente in BOARD ermöglichen eine detailliertere Auswertungstiefe und -breite in der Datenanalyse.
- Sämtliche Finanzdaten der letzten Jahre können in Zeitreihen gleichzeitig analysiert und miteinander verglichen werden
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| Anwender: |
Hauck & Aufhäuser Investment Gesellschaft S.A. |
| Branche: |
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Luxemburg / L |
| Bericht: |
BOARD_CS_HauckAufhaeuser.pdf
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| Beschreibung: |
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Seit 1989 agiert die Hauck & Aufhäuser Investment Gesellschaft S.A. (HAIG) als 100prozentige Tochter der Hauck & Aufhäuser Banquiers Luxembourg S.A. erfolgreich am Luxemburger Fondsmarkt. Die HAIG versteht sich dabei als europäische Fondsgesellschaft für qualitativ hochwertige Fondsadministrations- und Mehrwertdienste.
Die Hauck & Aufhäuser-Gruppe Luxembourg wollte 2006 ihre Vertriebssteuerung im Bereich des Fondsgeschäfts optimieren. Nach dem starken Wachstum dieses Geschäftsbereichs seit 2003 mit der Auflage aller Arten von Fonds erschien die klassische Kostenrechnung zu unflexibel, um befriedigende Antworten zur effizienten Vertriebssteuerung zu geben. Im Vordergrund standen die Frage nach der Produktrentabilität und der Erfolg der Kundenbeziehung. Die zu entwickelnde Methode sollte ausreichend präzise für eine Einschätzung der Produktgruppen, Einzelprodukte und Kunden sein – aber einfach genug, um mit geringem Aufwand monatlich aktualisiert werden zu können.
Ziel des Projekts war, eine kostengünstige, softwaregestützte Lösung für die Bewertung des Produkt-, Mandats- und Kundenerfolgs zu erhalten. Die Lösung sollte skalierbar und flexibel in der Anpassung an neue Geschäftsanforderungen sein, bei gleichzeitig hoher Benutzerfreundlichkeit sowie geringem Administrationsaufwand. Die Projektzeit war mit drei Monaten relativ kurz angesetzt. Idealerweise sollte die Lösung auch im Vorfeld von neuen Ausschreibungen zur Unterstützung des Vertriebskonzepts und der Preisfindung eingesetzt werden.
Die entwickelte Lösung ist eine in sich geschlossene Applikation, die alle Funktionen zur Erstellung einer Fonds-Deckungsbeitragsrechnung beinhaltet:
- Datenübernahme aus den verschiedenen Vorsystemen
- Stammdatenpflege der Fondsstammdaten und der individuellen Kostentreiber
- Berechnung der systematischen Kostentreiber und Kostenzuordnungen
- Berechnung der Deckungsbeiträge, Kunden- und Mandatserfolge
- Graphische Auswertung der berechneten Kennzahlen
- Management Dashboard für die Geschäftsführung Kundennutzen
Die Hauck & Aufhäuser-Gruppe Luxembourg erhielt innerhalb der gewünschten Projektlaufzeit die softwaregestützte Mandats- und Kundenerfolgsrechnung, so dass bereits nach drei Monaten erste Berechnungen über die Profitabilität der Fondsprodukte durchgeführt werden konnten. Die Lösung stellt über alle Kostenbestandteile (Kostentreiber) Transparenz her und bietet damit die Möglichkeit, den Vertrieb einzelner Produkt- oder Kundengruppen besser zu steuern. Auf Basis der Ergebnisse können weiterführende Analysen der Aufwandstreiber vorgenommen werden, um die Prozesseffizienz und damit die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen weiter zu optimieren. Dabei werden die Kostentreiber – wo möglich – aus den Vorsystemen automatisch eingelesen oder über eine eigens erstellte Oberfläche zugeordnet. Das Projekt verbindet größtmögliche Flexibilität bei gleichzeitig steigender Automatisierung.
Auf Basis der Ergebnisse können weiterführende Analysen der Aufwandstreiber vorgenommen werden, um die Prozesseffizienz und damit die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen weiter zu optimieren. Dabei werden die Kostentreiber – wo möglich – aus den Vorsystemen automatisch eingelesen oder über eine eigens erstellte Oberfläche zugeordnet.
Das Projekt verbindet größtmögliche Flexibilität bei gleichzeitig steigender Automatisierung. Als wichtiger Nutzen hat sich durch die Transparenz der Kostenstruktur herausgestellt, dass in Vertriebs- und Kundenbetreuungsgesprächen die veranschlagten Preise fundiert belegt werden können und damit die angestrebten Erträge besser realisiert werden.
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| Anwender: |
juwi Holding AG |
| Branchen: |
- Energie- & Wasserversorgung
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
- Unternehmensbezogene Dienstleistungen
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| Ort / Land: |
Wörrstadt / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_juwi_1406_A4.pdf
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| Beschreibung: |
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Seit dem Start-Projekt, der in wenigen Wochen umgesetzten Konzern-Konsolidierung der auf Excel basierenden GuV-Rechnung, ist das Einsatzgebiet des Business Intelligence-Werkzeugs enorm gewachsen. 220 Anwender weltweit, darunter Geschäftsführer, Vorstände, Personalverantwortliche und Bereichsleiter der 88 juwi-Gesellschaften, arbeiten heute aktiv damit. BOARD ist für juwi das zentrale Planungs- und Informationstool geworden. Zeitsparend, übersichtlich und effektiv unterstützt es dabei, das enorme personelle Wachstum zu managen und neue Entwicklungen in Politik und Markt zu erkennen, um zügig notwendige Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Dank BOARDs anwenderfreundlicher Handhabung kann juwis Controlling-Abteilung die Einsatzgebiete eigenständig weiterentwickeln. Bisher wurden folgende Anwendungen bereits umgesetzt:
• Integrierte Bilanzplanung
o Finanzplanung
o Projektplanung
o Personalhochrechnung
• Weltweiter Stellenfreigabeprozess als Workflow
• Management Reporting der Planung
o Rollierender Forecast
o Monatsreporting
• Cost Center Reports
o Kostenstellenreporting mit GuV
o Projektreporting
o Personal-Dashboard & Überstundenanalyse
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| Anwender: |
Kreisverwaltung Pinneberg |
| Branche: |
- Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
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| Ort / Land: |
Elmshorn / D |
| Bericht: |
CS Pinneberg_Highres.pdf
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| Beschreibung: |
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Die Kreisverwaltung Pinneberg Gemessen an seinen zurzeit über 300.000 Einwohnern ist der Kreis Pinneberg der größte Kreis Schleswig-Holsteins. Die Kreisverwaltung Pinneberg hat sich im Laufe der letzten Jahre wie wohl kaum eine andere Kommunalverwaltung in Schleswig-Holstein dem sogenannten Neuen Steuerungsmodell verschrieben. Das Steuerungskonzept des Kreises Pinneberg benennt die für Planung und Analyse anzuwendenden betriebswirtschaftlichen Methoden und Instrumente. legt die Informationsflüsse fest: Wer hat welche Informationen bereitzustellen, wie an wen weiter-zuleiten, zur Kenntnis zu geben und zu nehmen? beschreibt die finanzwirtschaftliche Planung und deren Ausführung. legt fest, wie das Berichtswesen zu organisieren ist. entscheidet und erläutert die Controllinginstitution und -organisation. Die Herausforderung Das Rechnungswesen wurde in den letzten Jahren von Kameralistik vollständig auf Doppik umgestellt. Bis 2010 wiesen Kennzahlen, Controlling-Prozesse und -Systeme der Kreisverwaltung Pinneberg einige Schwächen auf. Berichts- und Planungsprozesse waren teils undefiniert, die Prozesstreue sehr niedrig. Es gab weder einen zentralen Datenpool, ein Berichtsportal noch eine Planungsanwendung. Es galt, den gesamten Berichtsprozess von der Erstellung bis zum Berichtsgespräch mit Politik und Führungskräften zu vereinfachen. Deswegen beabsichtigte der Kreis, sein Reporting sowie seine Budgetplanung neu aufzustellen. Erklärte Absicht hierbei war die Einführung einer Business Intelligence (BI)-Lösung, die Finanz- und Personaldaten, sowie Daten einzelner Fachverfahren aus der heterogenen Systemlandschaft zu aussagekräftigen Reports für verschiedene interne und externe Berichtsempfänger zusammenführt. Die BOARD-Lösung Zu Beginn des Auswahlverfahrens wurden anhand eines ausführlichen Proof of Concepts verschiedene BI-Systeme getestet. Hier konnte sich der BOARD-Partner linkFISH aufgrund seiner fachlichen Kompetenz und der Funktionalität des BI Toolkits BOARD gegen alle angetretenen Wettbewerber durchsetzen. linkFISH implementierte innerhalb von acht Wochen ein Management Informationssystem für Finanzen, Haushalt, Personal und Liquiditätsprognosen, das auf die Bedürfnisse des Kreises Pinneberg und die Anforderungen der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) maßgeschneidert wurde. In einem zweiten Schritt kam das Beteiligungscontrolling der Tochterfirmen der Kreisverwaltung mit vierteljährlichem Ist- und Plan-Datenbezug hinzu. Ein weiterer Ausbau der Anwendung um den Bereich Sozialcontrolling läuft aktuell. Der Kundennutzen Im Management-Berichtsportal stehen mit BOARD zielgruppenspezifische Berichte zur Verfügung, die sich dank BOARDs Analysemöglichkeiten noch tiefergehend, etwa mittels Drill-Down bis auf Detail-ebene auswerten lassen. Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten für Controller und so genannte Power User erlauben die eigenständige Erstellung von Ad-hoc-Analysen. Mit BOARD werden nun zwei Zielgruppen erreicht: Führungskräfte, die auf fertige Berichte im neuen Management-Berichtsportal zugreifen und Controller, die sich über die fertigen Berichte hinaus mit den Analysefunktionen von BOARD programmierfrei eigene Berichte und Analysen erstellen In einem zweiten Schritt kam das Beteiligungscontrolling der Tochterfirmen der Kreisverwaltung mit vierteljährlichem Ist- und Plan-Datenbezug hinzu. Der Kundennutzen Im Management-Berichtsportal stehen mit BOARD zielgruppenspezifische Berichte zur Verfügung, die sich dank BOARDs Analysemöglichkeiten noch tiefergehend, etwa mittels Drill-Down bis auf Detailebene auswerten lassen. Die zentrale Datenhaltung sorgt hierbei für jederzeit verfügbare, einheitliche Daten und reduziert die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum.
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Rund 20.000 Aussteller, davon 20 Prozent aus dem Ausland, über eine Million Besucher und ca. 70 Veranstaltungen jährlich. Das Stuttgarter Messezentrum zählt zu den am besten ausgelasteten Einrichtungen seiner Art in Deutschland.
Angesichts der Komplexität von Planungsprozessen im Messewesen stieß die zuvor genutzte Excel-Lösung an ihre Grenzen. Hinzu kam, dass für Vorjahresvergleiche die Zahlen aus SAP – damals etwa 250 Kostenstellen und Aufträge mit den jeweils damit verbundenen Kosten – aufwendig per Hand in die Excel-Tabellen übertragen werden mussten. Außerdem konnten die einzelnen Excel-Anwendungen untereinander nicht in Verbindung gebracht werden. Wenn ein Mitarbeiter die Hochrechnungs-Spalte zum Vergleich neben der Plan-Spalte sehen wollte, ging das nicht bzw. die Zahlen mussten, sofern vorhanden, manuell übertragen werden.
Die Landesmesse setzte es sich als Ziel, ein umfassendes Corporate Performance Management System aufzubauen. Nach einer ausführlichen Marktanalyse entschied sich das Unternehmen für das integrierte BI- und CPM-Toolkit BOARD.Für die interaktive Analyse und Planung werden heute alle relevanten Daten aus den Vorsystemen SAP/SAP BW und Ungerboeck Software (ehemals EBMS) in die multidimensionale Datenbank von BOARD übertragen. Die erstellten Plandaten können dann nach SAP zurückgespielt werden.
Früher hat das Controlling zentral die Planung vorgenommen. Heute erstellen die jeweiligen Projekt- und Abteilungsleiter ihre jährliche Budgetplanung selbst und können dabei sehr granular auf beliebige Ebenen des in SAP abgebildeten Projektstrukturplans wie Eintrittsgelder oder Werbekosten ((PSP)-Elemente) zugreifen und diese beplanen. Eine Mittelfristplanung über drei Jahre findet auf höher aggregrierter Ebene statt. Quartalsweise zu aktualisierende Hochrechnungen versus Ist-Zahlen geben den Projektleitern die Möglichkeit für korrigierende Maßnahmen. Das zentrale Controlling unterstützt die Projektleiter bei der Eingabe der Daten, führt abschließend ein Review der gesamten Planung durch und berichtet die Ergebnisse in aggregierter Form an die Geschäftsführung.
In 2014 wurden zusätzlich zum Standort Stuttgart internationale Töchter in der Türkei, den USA und in China angebunden. Hierbei waren v.a. die Integrationsmöglichkeit unterschiedlicher Währungen und die BOARD Multi-Sprachen-Funktion von großer Bedeutung. Die Erweiterung auf internationaler Ebene war damit relativ unkompliziert und eine schnelle Anwenderakzeptanz für das neue System konnte sichergestellt werden.
Mit diesem Schritt kann die Zentrale in Stuttgart die Daten heute einfach zusammenführen und hat jederzeit einen optimalen Überblick über das gesamte Unternehmen inklusive jeglicher Beteiligungen.
Für den Finanzbereich sind die Kostenstellen- und Kostensammlerplanung, das neutrale Ergebnis, das Deckungsbeitragscontrolling und das Investitionscontrolling in BOARD abgebildet.
Die zentrale Datenhaltung in BOARD hat für eine hohe Datenqualität und -sicherheit gesorgt. Die Informationen – bis auf Belegebene – stehen jederzeit auf Knopfdruck für die Projektleiter bereit und können sofort weiter verarbeitet werden.
Die Anbindung der internationalen Töchter und die Einführung einer dezentralen Planung garantiert transparente und einheitliche Prozesse über Ländergrenzen hinweg und erleichtert die Steuerung des Unternehmens erheblich. Denn alle 150 Anwender, egal an welchem Standort, arbeiten mit demselben System. Zugleich hat die Dezentralisierung zu mehr Verantwortungsbewusstsein bei den Projektleitern und einer höheren Planungsgüte geführt, während im zentralen Controlling deutlich Zeit gespart wird.
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| Anwender: |
Merz Consumer Care GmbH |
| Branchen: |
- Chemische Industrie & Pharma
- Großhandel
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| Ort / Land: |
Frankfurt am Main / D |
| Bericht: |
BOARD_CS_Merz_1312.pdf
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| Beschreibung: |
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Merz Consumer Care ist eine von fünf Tochtergesell-schaften der Merz Pharma Gruppe. Mit seinen bekannten Marken tetesept® und Merz Spezial® ist Merz Consumer Care im deutschsprachigen Raum ein führender Anbieter von Gesundheits- und Pflegeprodukten. Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung so-wohl im Handel als auch bei Merz Consumer Care hat sich das Unternehmen entschieden, sein bisheriges Preis- und Konditionssystem (PKS) neu zu strukturieren. Im Rahmen eines Projektes wurde das bestehende System analysiert und ein Grobentwurf für das neue PKS erstellt. Um die finanziellen Effekte aus Veränderungen bei Fabrikabgabepreisen und Konditionen zu identifizieren, ist eine detaillierte Simulation auf Artikel- und Kundenebene notwendig. Bei der Arbeit mit dem bisherigen PKS fiel auf, dass Strukturen nicht vollständig harmonisiert und für unterschiedliche Anwendergruppen nicht transparent waren. Der hohe manuelle (Excel/Access-) Aufwand zur Pflege und Analyse des Systems kostete außerdem viel Zeit und damit auch Geld. In einer ersten Phase wurden die Ziele der neuen PKS-Struktur festgelegt: - Harmonisierung der Strukturen - Erhöhung der Transparenz sowie - Reduktion des Anteils an manuellen Tätigkeiten Mit BOARD fand Merz Consumer Care ein flexibles, multidimensionales Werkzeug, welches in der Fachabteilung eingesetzt werden kann, ein einfaches Extrahieren von Daten aus unterschiedlichen Systemen ermöglicht und komplett programmierfrei ist. Auch der Wunsch nach einer sauberen Trennung von Daten, Konditionslogik, Prozessen/Workflows und Visuali-sierung/Eingabe konnte mit BOARD erfüllt werden. Die einfache Modifikation des Datenmodells und des Layouts bzw. Frontends und die Möglichkeit der Durchführung von Was-wäre-wenn- und Szenario-analysen machten die Entscheidung zugunsten BOARD komplett. Da sich BOARD in der Umsetzung dieser ersten Phase bereits eindrucksvoll bewiesen hatte, nahm man in einer zweiten Phase direkt den Bereich Planung und Budgetierung in Angriff, in dem bis dahin vorwiegend mit Excel gearbeitet wurde. Die Anforderungen, die von Merz Consumer Care an eine Software in diesem Bereich gestellt wurden, waren vielfältig: - Verteilung der Planzahlen innerhalb der Kundenstruktur nach einem bestimmten Schlüssel (z. B. Ist-Umsatz des Vorjahres) - prozentuale Erhöhung des Umsatzes über alle Kunden/Sortimente - Erhöhung einzelner Umsätze/Kosten bei bestimmten Kunden, Artikeln oder Präparategruppen. Die dritte Phase des Projekts bestand schließlich aus der Implementierung eines Vertriebscockpits. Neben Deckungsbeitragssimulationen und -rechnungen, ermöglicht BOARD einen vollständigen Überblick über das komplette Sortiment - anhand verschiedener Parameter kann beispielsweise festgestellt werden, welches Produkt sich in welcher Verkaufsstelle (Drogeriemärkte, Verbrauchermärkte, Kaufhäuser, Apotheken etc.) in welchem Regal befindet. Somit lassen sich Distributionsquoten bestimmen und der Erfolg des Listungsdurchsatzes bewerten. BOARD versetzt die Mitarbeiter von Merz Consumer Care in die Lage, eigenständig Berichte, Deckungsbeitragssimulationen und -rechnungen zu erstellen. Dank des programmierfreien Toolkits können Auswertungen anhand von Klassifizierungen und Dimensionen wie selbst definierte Kundengruppen, Ansichten, Top-10-Artikel etc. von den Usern eigenständig vorgenommen werden. "BOARD bietet uns genau die ganzheitliche Lösung, die wir brauchten, um unsere bestehenden Systeme und Strukturen zu verbessern", so Holger Schweikart, Senior Sales Controller bei Merz. "Da für BOARD keinerlei Programmieraufwand notwendig ist, konnten wir schnell selbst aktiv werden und mittlerweile unsere Berichte ganz einfach selber gestalten."
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| Anwender: |
NEC Display Solutions Europe GmbH |
| Branchen: |
- Großhandel
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
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| Ort / Land: |
München / D |
| Bericht: |
CS_NEC_neuesLayout_klein.pdf
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| Beschreibung: |
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Für einen Hersteller und eine Vertriebsgesellschaft wie NEC Display Solutions stellt die gesamte Planung (von Mengen- und Preisplanung über Planung der Standardkosten bis hin zu der daraus resultierenden Deckungsbeitrags- und Umsatzplanung) inklusive der Supply Chain den erfolgskritischen Kern der gesamten Geschäftstätigkeit dar. Dabei sind die Anforderungen an die Verfügbarkeit der jeweiligen Produkte in den letzten Jahren in einem umkämpften Markt noch gestiegen. Um in diesem dynamischen Umfeld marktgerecht zu agieren, suchte NEC Display Solutions nach einer Planungs- und Reportinglösung, die die individuellen und ineinandergreifenden Planungsmodule inklusive der täglichen operativen Einkaufsplanung mit weltweit verteilten Nutzern flexibel abbildet und zusammenführt. Das bis dahin eingesetzte Werkzeug Excel bot zwar einerseits eine besonders große Flexibilität für die Anwender, brachte aber gleichzeitig zahlreiche Nachteile in den Bereichen Datenkonsistenz, Sicherheit, Kolla-boration und Zusammenführung der Plandaten mit sich.
Die entsprechende Vision des Projektes PLATO (Planning, Logistics, Analysis, Transparency, Overview) galt es in einer einheitlichen, integrierten konzernweiten Reporting- und Planungslösung zu verwirklichen. Dabei war die große Herausforderung der Spagat zwischen Analyse, Planung und operativem Geschäft im Bereich Logistik: Einkaufsplanung, Verteilung der Ware und Monitoring des Warenflusses. Hierbei musste sowohl die Aufnahme der unterschiedlichen Planungsprozesse eines internationalen Teams mit unterschiedlichen Mentalitäten (Europa und Japan) sowie die Überführung eines gesamtheitlichen Planungsmodells in die Logik einer BI-Lösung berücksichtigt werden.
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| Anwender: |
Optibelt |
| Branchen: |
- Großhandel
- Herstellung von Büromaschinen, Elektrotechnik & Feinmechanik
- Herstellung von Gummi- & Kunststoffwaren
- Kredit- & Versicherungsgewerbe
- Maschinenbau & Anlagenbau
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| Ort / Land: |
Höxter / D |
| Bericht: |
CS_Optibelt.pdf
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| Beschreibung: |
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Die Arntz Optibelt Gruppe mit Hauptsitz in Höxter liefert Spitzenprodukte für Antriebssysteme aller Art. Produktionsstätten in Europa und Asien sowie weltweite Vertriebsniederlassungen bilden die erfolgreiche Basis für die internationalen Aktivitäten der Unternehmensgruppe.
Durch das stetige internationale Wachstum der Optibelt Gruppe stieß das Reporting über direkte Listen aus der AS/400 und die alternative Aufbereitung der Daten über Query und Excel an seine Grenzen. Die benötigten Informationen konnten nur mit sehr hohem Aufwand erzeugt werden. Ein Plan-Ist-Abgleich und die Analyse über verschiedene Verdichtungsstufen bis zur Detaillierung auf Kunde-Artikel-Beziehungen war nur schwer möglich. Die Analysen boten wenig Transparenz und neue Reports mussten aufwendig programmiert werden.
Vor diesem Hintergrund sollte eine Lösung gefunden werden, die alle unternehmerischen Reports aus Vertrieb, Marketing, Controlling und Produktion, basierend auf Web und Windows, bereitstellt. Besonderen Wert wurde auf den Einsatz einer leicht zu bedienenden Lösung gelegt, die zugleich einen transparenten Plan-Ist-Abgleich und Szenarioplanungen durchführen kann. Die Lösung für die Analyse aller Vertriebszahlen sollte weltweit über das Intranet und damit browserbasiert zugänglich sein. Jeder Nutzer sollte seine multidimensionalen Vertriebsanalysen mit wenigen Mausklicks aufrufen und individuelle Tiefenrecherchen durchführen können.
Weiterhin sollte die Lösung der Geschäftsleitung einen transparenten Überblick über die aktuelle Geschäftssituation ermöglichen. Die Darstellung relevanter Kennzahlen, ein permanenter Plan-Ist-Abgleich über verschiedene Konsolidierungsebenen und deren grafische Visualisierung sollten einfach und schnell selbst durchzuführen sein. Die Lösung sollte es der Geschäftsleitung ermöglichen, eigenständig Daten schnell und aktuell abzurufen.
Die Umsätze, Absätze und Deckungsbeiträge auf der Ebene Kunde, Artikel und Monat, sowie Auftragseingänge und -bestände wurden übernommen und werden nun wöchentlich aktualisiert. Die Lösung mit BOARD ermöglicht die Analyse der Daten aus verschiedensten Gesichtspunkten. Die Artikel wurden auf verschiedenen Verdichtungsstufen aus Marktgesichtspunkten für den Vertrieb sowie aus Herstellungsgesichtspunkten für die Produktion gruppiert. So kann jede Abteilung auf einen konsolidierten einheitlichen Datenbestand zugreifen um Umsätze, Absätze und Deckungsbeiträge zu analysieren. Mit der Lösung wurde enorm an Transparenz gewonnen und erheblicher Aufwand bei der Datenaufbereitung eingespart.
Die Planung erfolgt ebenfalls mit der BOARD-Lösung. Früher wurde mit viel Aufwand über Excel geplant. Es wurden Tabellen an die verschiedenen Landesniederlassungen verschickt, die dann eine Planung auf der Ebene des Vertriebsgebiets und einer Gruppierung der Artikel aus Vertriebssicht durchgeführt haben. Diese Planung wurde dann im Marketing konsolidiert. Dieser Prozess war jedoch sehr aufwendig und zeitintensiv.
Durch die automatische Konsolidierung über die geschaffene Lösung werden nun im ersten Schritt die Daten zusammengeführt. Mit diesen dezentral geplanten Zahlen können bis zu 10 verschiedene Szenarien durchgespielt werden, um verschiedene Effekte zu simulieren. Diese Planszenarien werden dann aufgrund von Vergangenheitsdaten und individuellen Annahmen von der Vertriebsartikelgruppe bis auf die Artikelebene verrechnet.
“Durch die intuitive Handhabung und multidimensionale Sichtweise von BOARD auf unsere entscheidungsrelevanten Daten haben wir in einem von Wandel und Wachstum geprägten internationalen Umfeld die Transparenz auf allen Ebenen deutlich erhöht und somit die Voraussetzungen für eine höhere Wirtschaftlichkeit geschaffen
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| Anwender: |
PUMA SE |
| Branchen: |
- Einzelhandel
- Großhandel
- Herstellung von Möbeln, Schmuck, Musikinstrumenten, Sportgeräten, Spielwaren & sonstigen Erzeugnissen
- Textil- & Bekleidungsgewerbe
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| Ort / Land: |
Herzogenaurach / D |
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| Anwender: |
Robinson Club GmbH |
| Branche: |
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| Ort / Land: |
Hannover / D |
| Bericht: |
CS_Robinson.pdf
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| Beschreibung: |
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Die Robinson Club GmbH, ein Unternehmen der World of TUI mit Sitz in Hannover, ist der deutsche Qualitäts- und Marktführer im Premiumsegment für Cluburlaub. Zum Portfolio gehören derzeit 23 Clubanlagen und ein Stadthaus in elf Ländern mit einer Kapazität von 13.000 Betten.
Im Zuge der Einführung einer neuen Hotelsoftware und der sukzessiven Erneuerung der gesamten IT-Landschaft bestand der Bedarf, die gesamten Planungs- und Reportingprozesse zu optimieren. Kernelemente der Optimierung waren die eindeutige Definition der benötigten Informationen und die Schaffung einer technischen Plattform, die zum Einen flexible multidimensionale OLAP Analysen ermöglicht und zum Anderen auch Standardreporting gewährleistet. Neben der reinen Analyse bestand die Notwendigkeit, diese Plattform darauf auszurichten, die optimierten Planungsprozesse und Funktionen wirkungsvoll zu unterstützen. Das bisherige Planungs- und Berichtswesen zeichnete sich durch ein hohes Maß an manueller Datenzusammenführung und -aufbereitung aus.
Der erste Schritt zur Optimierung war die Durchführung einer Analyse. Nachdem alle relevanten Berichte aus den Fachabteilungen sowie weitere Informationen wie z.B. Berichtsempfänger und Erstellungszyklus zusammengetragen worden waren, erfolgte die Inventarisierung und Kategorisierung der Berichte durch das Projektteam. Mit diesen systematisch aufgearbeiteten Informationen konnten daraufhin Workshops mit den Fachabteilungen durchgeführt werden, aus denen abgeleitet wurde, welche Kennzahlen und Kenngrößen in welchen Dimensionen benötigt werden. So konnte das multidimensionale Datenmodell konzipiert und die relevanten Daten ermittelt werden. Bei den aus unterschiedlichen Quellsystemen erforderlichen Informationen war schnell klar, dass die Daten in ein zentrales Data Warehouse (DWH) zusammengeführt und aufbereitet werden müssen. Der Aufbau des DWH wurde auf Basis eines MS SQL Servers umgesetzt.
Die Daten aus den verschiedenen Quellsystemen werden nun mit Hilfe von SSIS Paketen (SQL Server Integration Services) nächtlich übernommen. Daraufhin werden sie konsolidiert und nach bestimmten Routinen überprüft. Das Ergebnis der nächtlichen Aktualisierung ist eine konsistente Datenbasis für das multidimensionale Analyse- und Planungstool BOARD.
Mit der geschaffenen Lösung können nun die verschiedenen Fachabteilungen ihre wichtigsten Kennzahlen aus verschiedenen Dimensionen schnell und flexibel analysieren. Dazu gehören z. B. die Übernachtungsanzahl und damit verbunden die Zimmerauslastung (Einzelbelegung im Doppelzimmer o. Ä.) pro Club, Zimmerkategorie und der aktuelle Buchungsstand. All diese Informationen können mit wenigen Mausklicks mit Hilfe eines Drill-Down in andere Dimensionen wie Buchungskanal oder Altersstruktur der Gäste aufgefächert werden. Der manuelle Prozess der Aufbereitung der Daten entfällt nun vollständig und Standardberichte werden mit Hilfe eines Berichte-Abonnements automatisch verteilt. Damit erhält jeder Nutzer seine zur täglichen Arbeit benötigten Informationen schneller und prozesssicherer.
Durch die Vereinfachung des Reportings wurde eine erhöhte Transparenz bei der Auslastungsanalyse erreicht. Somit wurde der Datenaufbereitungsaufwand deutlich reduziert und mehrdimensionale Analysen aus allen definierten Ebenen sind nun einfach abzudecken und sehr gut realisierbar. Bei der Realisierung des Reportings wurde bereits berücksichtigt, dass die Plandaten in Zukunft über BOARD analysiert werden sollen.
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